Ao tentar conciliar os
compromissos pessoais e profissionais, muitas pessoas têm dificuldade para
organizar a agenda e não conseguem realizar todas as tarefas dentro do prazo.
Por isso, é extremamente importante ter clareza de quais são as prioridades
para cada dia ou semana, evitando, assim, que os compromissos e trabalhos mais
urgentes sejam deixados de lado.
A organização é fundamental na
hora de definir o que deve ser feito primeiro. O ideal é reservar um tempo para
se planejar e aprender a negociar as tarefas do seu dia, seja com o chefe, com
um cliente ou com um colega de trabalho. Para ajudar as pessoas a definir
prioridades,
selecionei cinco dicas:
1. Não deixe nada para a última
hora. Não espere a tarefa virar uma urgência para realizá-la. Quanto maior a
antecedência, mais flexibilidade você terá na hora de definir o momento da execução.
É possível adiar um trabalho que tem um prazo mais longo; o problema surge
quando você não se organiza e acaba deixando para resolvê-lo no limite da
entrega.
2. Liste as tarefas do dia. Para
garantir a execução das tarefas na melhor ordem, é essencial fazer um
planejamento para cada dia, semana e até mesmo para o mês. Liste o que precisa
ser feito e estabeleça o que deve ser priorizado, de acordo com os prazos
solicitados e a urgência de cada trabalho.
3. Trabalhe em conjunto com a
equipe. Quando algumas das suas prioridades dependem de outras pessoas, não
espere que elas se lembrem na última hora. É impossível garantir que toda a
equipe seja organizada, mas o seu planejamento pode interferir na produtividade
de todos. Pequenos e-mails de lembrete podem ajudar a garantir o cumprimento de
tudo no prazo.
4. Aprenda a negociar com o seu
chefe. Um líder precisa saber delegar tarefas e definir o que é prioritário
naquele dia ou semana, mas também deve estar aberto a ouvir os funcionários.
Quando achar necessário, explique para o seu chefe o que você considera como
prioridade e tente negociar os prazos.
5. Negocie com base no resultados. Caso
tenha dúvidas sobre o que deve ser priorizado, pense nas suas metas ou nas
necessidades da empresa. É preciso aumentar o faturamento? Priorize as
atividades relacionadas às finanças. Precisa aumentar a qualidade de serviço?
Priorize o atendimento ao cliente. Saber o momento certo de realizar uma tarefa
é imprescindível na hora de tomar uma decisão.
É claro que, em alguns
momentos, o excesso de tarefas será inevitável. O importante é que o
planejamento e a organização se tornem uma rotina, para que momentos de tensão
sejam apenas passageiros e as tarefas sejam realizadas com tranquilidade.
Christian Barbosa - maior
especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade e CEO da Triad
PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de
produtividade, colaboração e administração do tempo.
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