Especialista aponta organização como quesito para sucesso do home office

O trabalho remoto, também chamado de home office ou de teletrabalho, foi imposto às pressas pela pandemia do Covid-19. Há aproximadamente 5 meses, boa parte dos trabalhadores que exercem funções que podem ser realizadas à distância, estão produzindo de suas casas. Aparentemente, o fim do isolamento social não significará o fim dessa modalidade de trabalho para muita gente. Algumas empresas já estenderam o trabalho remoto até o final do ano e outras decidiram migrar de vez para o formato à distância. Outras planejam voltar à medida em que a crise sanitária melhorar, mas com flexibilização. Mesclar o trabalho presencial e o home office deverá ser comum no cenário corporativo pós-pandemia. 

Inclusive, uma pesquisa realizada pela Cushman & Wakefield aponta que cerca de 85% dos executivos no Brasil enxergam mais vantagens do que desvantagens no trabalho remoto. Além disso, 73,8% das empresas pretendem adotar o sistema home office de alguma forma após a pandemia. Pelo levantamento, 42,6% das empresas nunca tinham adotado qualquer prática de home office antes do isolamento social. Com uma teórica redução nos gastos, 29,5% dos executivos que participaram da pesquisa indicaram que a empresa deve se mudar para um espaço menor devido ao sucesso do home office e 15,6% devem adotar a mudança por questões financeiras e desdobramentos da pandemia.  

Para Beth Mariano, especialista em liderança e gestão de pessoas e equipes e sócia da Prosphera Educação Corporativa, consultoria multidisciplinar especializada em gestão de negócios, a organização é um dos pilares mais importantes para o sucesso do home office. A especialista explica que tudo deve começar pela mesa de trabalho. Na sua visão, a mesa desorganizada é apenas uma das consequências em evidência e pode provocar a perda de produtividade e impactar no resultado das atividades. A especialista explica que uma mesa desorganizada contribui para elevação do nível de stress e da ansiedade, que pode provocar, ainda, problemas de sono, dores lombares, problemas de apetite, etc.  

A profissional alerta ser importante pensar no trabalho como um todo. Definitivamente, uma pessoa mais organizada inspira e transmite mais credibilidade e comprometimento com a qualidade. Além disso, o tempo e a energia que a pessoa desorganizada perde procurando materiais e informações para dar sequência na execução das tarefas pode ser crucial em determinados momentos. Documentos espalhados no meio de relatórios, por exemplo, com certeza favorecem a perda de algo importante.  Além disso, a especialista explica que a desorganização pode estar também na forma de trabalhar, na organização do dia-a-dia, no cumprimento de prazos, etc.

Beth Mariano explica que para o home office ser assertivo e de sucesso, as pessoas devem saber aproveitar as facilidades da era digital. Uma dica é utilizar ferramentas, aplicativos, programas que não só eliminam os papeis, como também ajudam a pensar de maneira mais sistematizada todos os processos, atividades e gerenciamento de equipes. A especialista criou, inclusive, uma lista com dicas para ser mais organizado e, consequentemente, obter mais sucesso no trabalho remoto. São as seguintes: 

1. Deixa tudo que você utiliza frequentemente a mão. Assim, defina os documentos e objetos segundo a frequência de utilização deixando por perto o que usamos muito e arquivamos aquilo que raramente usamos; 
2. Pensar na sua mesa como uma ferramenta de trabalho facilita - e muito - a organização. Enfeites e porta-retratos devem ficar de fora ou em prateleiras. Devemos sistematizar os objetos de maneira produtiva; 
3. Cada coisa em seu lugar. Identifique gavetas, prateleiras, porta-treco, porta-lápis. As coisas sempre devem ter o seu lugar de retornar; 
4. Utilize programas e aplicativos que facilitem o fluxo de trabalho. Tenha uma agenda pessoal com suas tarefas e, se possível, uma agenda compartilhada com a sua equipe para que todos saibam no que você está focado, evitando muitas interrupções; 
5. Qualifique suas caixas de e-mails por assuntos e departamentos. Compartilhe com seus pares. Assim, quando for tratar de assuntos da contabilidade os e-mails devem indicar “contabilidade – (assunto)”. Ao consultar sua caixa de e-mail você irá resolver todos os problemas de contabilidade de uma única vez; 
6. Pode também eleger um caixa de entrada especial. Ali você recebe todos os documentos, relatórios e materiais que chegam. Ao longo do dia, processa cada item e verifica o que deve ser arquivado, o que dever ser visto depois e já agenda quando e quanto tempo, o que deve ser descartado, o que deve ser enviado a outras pessoas ou clientes. Desta forma você cria uma rotina e não deixa acumular.