A digitalização organizacional é uma tendência sinalizada há anos e, impulsionada fortemente pela pandemia. Contudo, mesmo diante de tamanhos avanços tecnológicos, cerca de metade das empresas nacionais ainda estão longe de conquistar essa transformação, segundo um estudo feito pela Dell Technologies a Forrester Consulting. Nesse cenário, o investimento em ferramentas que otimizem e automatizem atividades administrativas e operacionais por meio do BPO (Business Process Outsourcing), é fundamental para a continuidade dos negócios, capaz de proporcionar vantagens competitivas fundamentais no mercado.
Comandar um negócio requer grande organização e
estratégia. A depender do porte ou segmento, a quantidade de dados gerados e
administrados diariamente é enorme. Os processos manuais de organização de
documentos, digitação de notas de entrada, saída e relacionados ao envio da
parte contábil, eram severamente demorados. Sem falar no alto risco de erros na
anotação de dados e informações importantes ao negócio que, se seguirem
incorretos, podem trazer consequências sérias.
Cerca de 73% das companhias brasileiras já orientam
seus negócios por dados, mas apenas 28% afirmam que os tratam da forma
adequada, ainda segundo o mesmo estudo. Para piorar, o entendimento de origem
empresarial em lucro simples, real ou presumido, por dependência de análise na
Receita Federal, é mais uma burocracia que poderia ser otimizada com a
digitalização dos processos internos por meio do BPO.
A terceirização, seja ela completa ou parcial da
gestão financeira do negócio, é extremamente benéfica como estratégia interna.
Além de automatizar processos que antes demandavam grande tempo e trazer a
segurança devida aos dados sigilosos, a redução de custos durante o processo é
significativa.
O desenvolvimento de bots é uma das
estratégias mais adotadas e valorizadas pelas organizações. Independentemente
de seu porte ou segmento, esses robôs auxiliam na captura e leitura dos
documentos cadastrados no sistema, facilitando a rotina interna dos
responsáveis por esse departamento. Existem diversos sistemas de gestão no
mercado, cada qual com suas características e usualidades – que devem ser
analisados cuidadosamente a fim de selecionar o ideal que atenda as demandas do
seu negócio.
Mesmo que ainda não tenhamos um mercado 100%
digitalizado, o caminho é próspero. Para que possamos percorrer esse processo
com eficiência, a mudança interna de mindset é indispensável. Migrar do
físico para o digital não é fácil, principalmente dentre aqueles que já estavam
acostumados com métodos gerenciais predominantemente manuais. Estamos lidando
com uma inovação cultural que, deve ser lidada adequadamente dentre todos os
membros da empresa.
Para que alcance os resultados desejados, as
empresas precisam contar com a ajuda de profissionais especializados. Afinal,
não adianta implantar um sistema de gestão voltado para a área contábil, com
pessoas que não entendam ou façam parte desse universo. Quando capacitados,
preparados e, constantemente atualizados sobre a inovação no setor, seu negócio
poderá prosperar com maior eficiência e digitalização.
Renato Halt - Cofundador da b2finance,
consultoria especializada em BPO - Business Process Outsourcing.
b2finance
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