Embora
seja difícil de acreditar, grande parte das pessoas gasta algumas horas do dia
de forma inútil, simplesmente, por não saber como utilizar os e-mails de forma
correta. Em uma pesquisa que fizemos na TriadPS, identificamos que cerca de 25%
do nosso tempo é focado em ler, responder e organizar mensagens. Ou seja, um
quarto do nosso tempo de trabalho é utilizado única e exclusivamente no
gerenciamento dos e-mails.
Infelizmente,
utilizar a caixa de mensagens da forma correta não é uma atividade que
aprendemos na escola. As pessoas perdem muito tempo com isso, pois são cópias
demais, e-mails desnecessários e spams. O fato é que apenas 20% dos e-mails
recebidos em nossa caixa de entrada são importantes, segundo uma pesquisa feita
pela minha startup Goboxi. O restante é tempo completamente desperdiçado, seja
porque era algo que poderíamos ver em outro momento ou mesmo que não tínhamos a
necessidade de receber.
Diante
da importância dessa ferramenta em nosso trabalho, defendo que é necessário
entender o conceito que está por trás do e-mail. Por isso, selecionei cinco
dicas que vão ajudar a transformar a ferramenta em uma aliada do seu tempo:
1
– Racionalize: Será
que tudo precisa ser dito por e-mail? Quem sabe você não consegue resolver um
problema com uma ligação ou um bate-papo no corredor da empresa. O e-mail foi
feito para ajudar, mas muita gente não percebe que às vezes um telefonema é
muito mais prático e eficiente;
2
– Escreva pouco: Caso
não consiga resolver em até três parágrafos, opte por fazer uma ligação ou uma
conferência via Skype. Quando alguém te mandar um e-mail grande, a regra também
vale para a resposta. Isso é, para escrever mensagens longas demais, tente
unificar os temas em três ou quatro tópicos;
3
– Não fique com o e-mail aberto o dia inteiro: Essa é uma ação que rouba o foco e
faz a pessoa multitarefar. Ao deixar o e-mail aberto, ele se torna responsável
pelas suas prioridades. Pense nisso, será que você não está trabalhando de
acordo com a demanda de e-mails? Tem gente que recebe uma mensagem e já para
tudo o que está fazendo para tentar resolver imediatamente. A melhor forma de
lidar com isso é ver os e-mails nos intervalos entre uma tarefa e outra, dentro
do seu tempo;
4
– Desabilite os avisos:
Avisos em geral, sejam eles de e-mails, de WhatsApp ou de Facebook, desfocam as
pessoas. Desabilite todas os alertas do seu computador e de seu celular e
entenda que você é quem define o momento certo de olhar as suas mensagens;
5
– Mensagens em cópia oculta: Quando
for falar com a equipe, em vez de mandar um e-mail com cópia para todos,
coloque todos em cópia oculta, assim evita aquelas respostas abertas para todos
e torna a troca de mensagens mais eficiente;
Quando
o assunto é e-mail, existem várias dicas e técnicas para lidar com essa
ferramenta. No entanto, o mais importante é saber
planejar bem suas atividades e evitar mensagens desnecessárias que, muitas
vezes, atrapalham a sua vida.
Christian
Barbosa - Maior
especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, é CEO da
TriadPS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área
de produtividade, colaboração e administração do tempo. Ministra treinamentos e
palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Autor dos livros
"A Tríade do Tempo"; "Você, Dona do Seu Tempo"; "Estou
em Reunião"; co-autor do "Mais Tempo, Mais Dinheiro"; e
"Equilíbrio e resultado – Por que as pessoas não fazem o que deveriam
fazer?". Sua mais recente obra: "60 Estratégias práticas para ganhar
mais tempo".
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