Depois
de um longo processo analisando todas as possibilidades do mercado, a empresa
toma a decisão de adquirir uma plataforma de automação de processos, mas logo
vem a pergunta: E agora, por onde começamos?
Sempre
sugiro ao cliente atuar em uma fase anterior, que poucas vezes os vejo
executarem, que é a etapa de identificação de oportunidades de automação, esse
momento é quando passam a entender qual o potencial da plataforma de automação
dentro do seu negócio. Ao fazerem isso antes de
comprar a ferramenta, criam uma sequência de projetos que podem adotar
com base no melhor retorno para a organização.
Após
análise de futuros projetos de automação, o cliente deve aprofundar as
oportunidades de maior potencial, nesta etapa é preciso entender em detalhes
como o processo será feito, para isso é necessário mapear etapa por etapa como
é feito atualmente, e aqui vai um ponto importante, o analista de automação
precisa estar com os ouvidos atentos para entender os objetivos de cada etapa,
mas ter foco quais tarefas podem ser alteradas visando extrair o melhor do
robô.
Uma
vez que o mapeamento é concluído, o analista de automação deve gerar um
documento formalizando o entendimento entre o que a área espera e o que o mesmo
captou, principalmente, com o resultado final esperado. É importante ter o
cuidado para que esse documento não seja muito burocrático, crie um arquivo com
todos os elementos, como etapas, sistemas envolvidos, resultados esperados
dentre outros pontos críticos, mas evite transformá-lo em um requisito muito
extenso, pois poderá ser um gargalo dentro da sua jornada, é importante aliar
agilidade com utilidade sem perder a governança.
Após
essa etapa parte para a construção efetiva do robô, sempre sugiro que o
analista de automação que esteja construindo o robô tenha encontros semanais
com a área de negócio passando os status e demonstrando o que foi feito até
então, porque muitas vezes essa validação traz novas ideias, novos caminhos que
até então a área não vislumbrava por muitas vezes não conhecer o potencial de
uma plataforma de automação, sendo assim, esses pontos de controle podem
garantir um robô ainda melhor para o momento de validação.
Chega
ao ponto em que o robô está pronto e deve entrar em produção. Cuidado para não
cair num erro comum que é gerar uma expectativa de conformidade para o usuário
nas primeiras execuções do robô, para isso adote uma etapa dentro do ciclo de
vida da construção do robô chamada operação assistida, nesse momento o usuário
entende que o robô está aprendendo o seu trabalho, ou seja, ele vai ser supervisionado
tanto pela área de negócio quanto pela área de tecnologia, com o objetivo de
entender se o que foi planejado e visualizado para ele, de fato, é o que vai
ser necessário para o ambiente de produção.
O
entendimento da operação assistida é importante para alinhar as expectativas
sobre o robô a ser colocado em produção, mas uma vez concluída com sucesso o
robô passa a fazer parte do ambiente de produção e é controlada todas as
mudanças que o afetem, pois agora ele é um colaborador virtual daquela área de
negócio.
Este
é o ciclo entre a compra e adoção de robô para produção, mas é importante
ressaltar que as primeiras automações serão sempre as mais difíceis, no entanto
é importante manter um curso constante para não perder a capacidade de
transformar o negócio através da automação.
Fernando Baldin -
formado em Relações Públicas com Pós-graduação em Administração de empresas, há
mais de 20 anos com Service Desk e Serviços de TI.
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