A ausência de visibilidade em tempo real sobre
despesas corporativas ainda representa uma fonte relevante de perda financeira
para empresas brasileiras. Em um cenário de pressão por eficiência e controle
de custos, gastos com viagens, alimentação, transporte e combustível seguem
sendo geridos, em muitos casos, por processos manuais e pouco integrados.
Apesar do avanço das soluções financeiras digitais, o uso de
planilhas ainda predomina. Dados do Panorama da Gestão de Despesas Corporativas
no Brasil mostram que 65% das empresas utilizam esse tipo de ferramenta como
principal forma de controle, enquanto milhões ainda dependem de processos
descentralizados, com baixa padronização e pouca rastreabilidade.
Esse modelo limita a capacidade de análise e reação das áreas financeiras.
Sem acesso a dados consolidados e em tempo real, empresas operam com baixa
previsibilidade, maior risco de inconsistências e dificuldade para identificar
desperdícios. De acordo com a Organização para a Cooperação e Desenvolvimento
Econômico (OCDE), a digitalização da gestão financeira está diretamente
associada ao aumento da transparência, à redução de custos operacionais e ao
fortalecimento da governança corporativa.
No Brasil, a relevância do tema se intensifica diante da
movimentação de R$ 135,4 bilhões em viagens corporativas até novembro de 2025,
segundo levantamento da FecomercioSP em parceria com a Associação
Latino-Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev), o que
amplia o impacto de qualquer ineficiência na gestão dessas despesas.
"Hoje, o maior desafio das empresas não é apenas reduzir
custos, mas entender, em tempo real, como e onde o dinheiro está sendo gasto.
Sem visibilidade, não existe gestão eficiente", afirma Humberto Cançado,
Sócio-Diretor na Voetur Viagens.
A adoção de plataformas de expense management tem avançado como
resposta a esse cenário. Essas soluções permitem automatizar processos, aplicar
políticas de gastos de forma estruturada e gerar dados confiáveis para análise,
reduzindo a dependência de controles manuais.
A Payfly, solução da Voetur, integra gestão de despesas,
pagamentos e viagens corporativas em uma única plataforma. Com isso, empresas
conseguem acompanhar despesas em tempo
real, automatizar a prestação de contas e garantir maior aderência às políticas
internas.
Na prática, a mudança é estrutural. O CFO deixa de atuar de forma
reativa, analisando despesas após sua ocorrência, e passa a acompanhar toda a
jornada do gasto, com capacidade de aprovação, ajuste e controle ao longo do
processo. Estudos da Harvard Business School indicam que organizações
orientadas por dados têm maior capacidade de antecipar riscos e capturar
oportunidades de eficiência.
"Quando a empresa passa a acompanhar a jornada da despesa em
tempo real, ela ganha controle, previsibilidade e agilidade. Isso impacta
diretamente a qualidade das decisões e a saúde financeira do negócio",
completa Humberto.
Além do ganho financeiro, a digitalização melhora a experiência dos colaboradores, reduz o tempo gasto com prestação de contas e aumenta a conformidade com as políticas corporativas.
Com a crescente pressão por eficiência, transparência e
governança, a tendência é que soluções integradas ganhem protagonismo nas
estratégias empresariais. Nesse contexto, a gestão de despesas deixa de ser
apenas operacional e passa a ocupar um papel central na sustentabilidade
financeira das organizações
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