Videoconferências
estão se tornando mais rotineiras com a quarentena
Reuniões de equipe, sessões de brainstorming,
encontros virtuais com clientes e aulas online estão se tornando parte da
rotina de todas as pessoas em tempos de quarentena. A pandemia do coronavírus
transformou o dia a dia das empresas e dos funcionários, fazendo com que o
trabalho remoto e as reuniões virtuais se tornem mais comuns.
Segundo Tathiane Deândhela, especialista em
produtividade, marketing, negociação e liderança, e autora do best seller “Faça
o tempo trabalhar para você”, as táticas de comunicação que funcionam bem entre
colegas em uma sala de conferência podem não se traduzir perfeitamente na tela
do computador. “São contextos completamente diferentes e por isso, a postura e a
comunicação, para serem efetivas, devem ser adaptadas. É preciso elevar a
presença e o ponto de vista em uma reunião virtual, sem prejudicar o todo”,
alerta.
Para ajudar potencializar a presença virtual em uma
reunião, a especialista sugere 8 ações:
- Olhe para a câmera e não para os outros participantes
O contato visual direto é uma forma de reforçar seu
argumento. Em uma videoconferência, isso significa olhar para a câmera e não
para os outros participantes durante a sua fala, porque passa a impressão de que
você está olhando para os olhos das pessoas. “No começo pode parecer estranho
você falar e ouvir olhando para um buraquinho, mas desta forma você aumenta o
impacto dos seus argumentos”, afirma Deândhela.
- Mantenha uma voz forte
Usar uma voz firme e clara, transmite autoridade,
credibilidade e confiança. É um recurso utilizado nas apresentações presenciais
que deve ser explorado também nas reuniões virtuais. “Manter a voz firme, com
pausas pensadas, como se estivesse em uma grande sala de conferências, ajuda a
não falar rápido demais devido a quantidade de ar necessária e, portanto,
transmite mais veracidade no discurso”, explica a especialista.
- Atente-se ao enquadramento da câmera
O enquadramento diante da câmera é extremamente
importante na forma de apresentação em uma reunião virtual. “Quanto mais
distante ou mais escuro você parecer, menos atraente será. Em uma
videoconferência, sua cabeça e a parte superior dos ombros devem dominar a tela
e a iluminação do ambiente deve ser clara”, alerta Tathiane.
- O “cenário” de fundo é muito importante
Ambientes desorganizados fazem com que os
comunicadores pareçam desorganizados também. “É muito importante encontrar um
espaço em que o plano de fundo seja condizente com a imagem que você quer
passar, refletindo seu profissionalismo. Opte por lugares claros e frescos,
preferencialmente isolado e mantenha o ambiente sempre organizado e limpo:
mesmo estando em casa, reuniões emergenciais podem acontecer a qualquer
momento”, diz Deândhela.
- Esteja presente, atento e mantenha a formalidade
Nas reuniões presenciais, todos costumam ter muita
atenção ao grupo, principalmente em quem está falando. Nas reuniões virtuais é
fácil perder o foco e se distrair com outras coisas perdendo informações
importantes. “É importante estar ciente de quanto tempo e com que frequência
você fala, se interrompe outras pessoas. O importante é considerar que você
está no trabalho, apesar de estar em casa”, lembra Deândhela.
- Não desvie a atenção checando emails e mensagens no celular
A tentação de checar emails ou mensagens no celular
é grande, principalmente quando a reunião se estende e você fica grande parte
do tempo sendo um ouvinte. “A multitarefa é perigosa porque você pode ser pego
despreparado se fizer uma pergunta que já foi respondida ou solicitado a dar a
sua opinião sobre o assunto discutido, por exemplo. Portanto, atenção total na
reunião e para isso feche outras janelas do computador, vire o telefone de
cabeça para baixo e lembre-se de que você está sempre em evidência em frente a
câmera", alerta a especialista.
- Distrações espontâneas
Em uma reunião presencial, não existe a preocupação
de interferências de crianças, animais de estimação ou campainha, armadilhas
comuns das reuniões virtuais e que podem sabotar rapidamente a sua concentração.
“Se crianças ou animais aparecerem repentinamente durante a reunião, tenha a
certeza que os colegas vão achar graça. Portanto não se preocupe ou fique
constrangido com distrações espontâneas, mas vale lembrar que se for uma
reunião importante, organize alguém que os supervisione em outra sala, longe da
tentação de sua presença ou, pelo menos, crie uma atividade interessante para
eles”, explica Tathiane.
- Use a janela de bate-papo como seu aliado nas reuniões
A janela de bate-papo é uma plataforma de discussão,
mas também um recurso excelente para reuniões de apresentação. “A ferramenta é
muito útil para compartilhar referências, planilhas, relatórios ou estudos
durante a reunião, além de ser uma educada forma de fazer perguntas ou fazer
comentários quando outras pessoas estiverem falando, demonstrando que você está
totalmente presente”, afirma a especialista em produtividade.
“Algumas pessoas começaram a utilizar o recurso de
reuniões virtuais somente depois do início da quarentena. Portanto é importante
perceber que esta nova forma de trabalho não pode ser apenas considerada uma
conferência sobre vídeo, mas sim uma experiência interativa totalmente nova,
que requer adaptação de perspectivas, hábitos e táticas, mas que,
indiscutivelmente, veio para ficar”, finaliza Deândhela.
Tathiane
Deândhela - palestrante internacional e especialista em
produtividade, marketing, negociação e liderança com formação em universidades
como FGV, Harvard, Atlanta e Ohio. Como especialista em Produtividade escreveu
o best-seller: “Faça o tempo trabalhar para você”, que já está na 5ª edição e
em abril lança “Faça o tempo enriquecer você”.
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