A quarentena decretada em razão do COVID-19
(coronavírus) tornou o trabalho remoto – antes considerado utopia – uma
realidade para diversas empresas nas últimas semanas e, com isso, as mudanças
estruturais e dificuldades têm se tornado evidentes. É comum que times de
tecnologia habituados a trabalhar de maneira presencial sejam questionados
quanto a produtividade ao começarem o trabalho remoto.
Como garantir boa produtividade quando o time está
trabalhando remotamente? De forma menos polida, como garantir que o time está
trabalhando, sem “desvios irresponsáveis” na Netflix ou em outros
tomadores de atenção?
A princípio, essas duas questões parecem análogas,
mas possuem naturezas completamente distintas. Enquanto a primeira foca nos
resultados, a segunda se atenta apenas para o empenho de esforço, o que não se
traduz, necessariamente, em bom desempenho. Afinal, trabalhar muitas horas
não significa produzir mais. O ideal seria um cenário no qual todos os times
tivessem ênfase na geração dos resultados. Especialmente em times remotos, essa
condição é fundamental.
Desta forma, é necessário o estabelecimento de
rotinas que favoreçam essa cultura. Assim, acredito que cinco fatores são
primordiais para a manutenção da organização das atividades em trabalho remoto.
São eles:
#1 - Reforçar o alinhamento de
expectativas e prioridades
O alinhamento de propósitos é fundamental para a
autonomia de atuação. A boa gestão garante a definição de expectativas claras e
realistas com relação às entregas de cada um. As prioridades precisam ser
explícitas e continuamente atualizadas para garantir que todos estejam sempre
trabalhando no que é mais importante. Tornar as metas claras reduz as chances
de procrastinação e ajuda a aumentar o foco.
Alinhamento de práticas e regras também são
importantes. Na difícil transição do trabalho presencial para o remoto, o time
precisa, também, alinhar e cumprir ritos e práticas. Não raro, equipes combinam
horários de trabalho em comum, nos quais todos precisam estar
disponíveis. Com o tempo, os ritos síncronos, emulando atividades
presenciais, são naturalmente substituídos por outros assíncronos. Mas, isso
demanda certo tempo e amadurecimento.
#2 - Ter check-points formais
e regulares
O fato de o trabalho ser remoto não implica em
distanciamento. É importante que as lideranças não se distanciem e mantenham interações
– se possível diárias – com todos os membros de seus times.
Caberá a todos a responsabilidade de deixar claro
suas necessidades e, principalmente, respeitar as características dos demais.
Como rito formal, disciplinas de acompanhamento,
não de microgerenciamento, ajudam na manutenção da cadência. Um bom ponto de
partida é tentar responder, com interesse genuíno, as três perguntas
comuns nas Stand-up Meetings: 1) O que você fez ontem? 2) O que planeja
fazer hoje? e 3) Possui algum impedimento para realizar?
É fundamental que tais conversas sejam efetivas,
sem posturas apáticas e robóticas.
#3 - Dar mais ênfase a
métricas e indicadores
Boas métricas são fundamentais para a gestão.
Entretanto, elas ganham ainda mais relevância quando o trabalho é remoto.
Indicadores de produtividade, embora nem sempre
precisos, são essenciais para detectar ineficiências. Eles servem como
instrumentos para apontar pontos que chamem a atenção do time, das lideranças e
da gestão.
Os melhores indicadores são aqueles que autorizam
ações para correção de rota quando algo não vai bem. Com o tempo, até
mesmo pequenas variações passam a apontar tendências e antecipar grandes
oscilações.
A recomendação é que sejam acompanhados, pelo
menos, o lead time, throughput e percentual de bugs.
Lead time e Cycle time
O lead time pode ser interpretado
como o tempo de reação dos times. Ele mede o tempo entre uma demanda ser criada
até ela ser totalmente atendida, ou seja, colocada em produção.
Times de negócio que acordam prazos com clientes
precisam conhecer o lead time. Essa
é a métrica mais confiável para se ter previsibilidade de quando uma nova
demanda será entregue.
Throughput (Vazão)
O throughput (vazão) mede o volume de trabalho
concluído em um intervalo regular de tempo. Em um time de desenvolvimento,
o throughput pode ser contabilizado com base no número
de demandas atendidas por semana.
Erros ou inconformidades
(bugs)
Maximizar o desempenho é fundamental para melhorar
a produtividade. Entretanto, esse volume maior de entregas não pode ocorrer a
qualquer custo. Esforços irresponsáveis para aumentar a vazão podem
diminuir a qualidade, implicando em erros e inconformidades. Por isso,
monitorar a qualidade é fundamental.
A métrica mais simples talvez seja o número de
erros ou inconformidades reportados em um intervalo regular de tempo. Um bom
indicador talvez combine a vazão com o volume de erros. Geralmente,
recomendamos periodicidade semanal.
#4 - Usar boas ferramentas
Em equipes onde trabalhar remotamente é novidade,
justifica-se todo esforço para minimizar impactos da mudança, criando, por
exemplo, escritórios virtuais com ferramentas do estilo Discord. Dessa
forma, hábitos podem ser modificados aos poucos. É importante também ter uma
boa ferramenta para realizar conferências em vídeo. Uma boa alternativa é o
Microsoft Teams, que além de funcionar bem é gratuito.
As atividades colaborativas de criação, que
geralmente fazemos em um quadro branco, como brainstorming e
ideação de produtos, também têm alternativas interessantes, como o Miro.
Por fim, é importante ter ferramentas para
registrar demandas, trabalho e gerar métricas e indicadores, evitando
desperdício de tempo com tarefas burocráticas. Boas opções
incluem Trello, Jira e Azure Devops.
#5 - Lembrar que o trabalho
remoto é feito por pessoas
Sobretudo com trabalhadores do conhecimento,
métricas padrões e práticas não substituem interações e respeito. Não há
fórmula mágica que faça o time funcionar. Mais do que nunca, a chave para a
construção dos resultados é a confiança. Lideranças nunca foram tão importantes
e, agora, elas devem ser desenvolvidas e incentivadas.
Estamos em um período de mudanças intensas e elas
não são fáceis. Seguramente, queremos manter a produtividade dos dias em que
estávamos em nossas zonas de conforto, mas isso não será fácil. Parar de
trabalhar em um mesmo ambiente físico e começar a atuar, em time, remotamente,
é uma lição para ser aprendida com o tempo. No começo, variações de
produtividade podem ocorrer e não é saudável “fazer caso” com isso.
O importante é reforçar a qualidade da relação e
isso acontece com fortalecimento da confiança.
Fernando
Neiva Paiva - consultor de Negócios e Tecnologia da EximiaCo
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