Nos últimos anos, planilhas e relatórios
tornaram-se instrumentos fundamentais para embasar as tomadas de decisão dentro
das organizações. Diante desta demanda, a Microsoft desenvolveu o Excel no
final dos anos de 1980 – software que rapidamente substituiu o Lotus 1-2-3 e
popularizou-se entre a maioria de seus usuários.
O programa de computador foi criado para
proporcionar mais eficiência às operações do cotidiano e melhorar a qualidade
de visualização e padronização de dados. A partir de operações simples e
intuitivas, o Excel tornou-se tão popular que passou a vir instalado na maioria
dos computadores comerciais, e de acordo com o conhecimento do usuário era
possível obter desde uma simples planilha até resultados mais complexos.
Mas, apesar do Excel ter sido, durante muito tempo,
a melhor solução para estruturar a área financeira das empresas, o atual
cenário mercadológico exige segurança e colaboração para a elaboração de um bom
planejamento, incluindo orçamentos e previsões, análises e registros de
resultados.
Neste contexto, as planilhas e os relatórios do
Excel não são mais tão eficientes. Além da possibilidade de esconder erros e
colocar em risco a saúde financeira dos negócios, estas ferramentas são
incompatíveis com processos complexos que exigem integração com outros setores,
tal como o planejamento e elaboração de orçamentos.
Entre as diversas desvantagens da utilização do
Excel no controle financeiro, é importante destacar que planilhas são
vulneráveis a fraudes, permitindo com que fórmulas e valores sejam facilmente
alterados sem deixar rastro, já que faltam, ao Excel, recursos para controle e
segurança. Outro ponto importante é que grande parte dos processos operacionais
são manuais, altamente suscetíveis a erros humanos, encarecendo a mão de obra,
aumentando o índice de retrabalho e os riscos de perdas por vazamento ou roubo
de informações sigilosas.
Além disso, cabe ressaltar que, para gerar um
relatório, são necessárias várias planilhas de fontes diferentes devido à sua
pouca inteligência de integração, o que dificulta algumas práticas gerenciais.
Com a explosão do Big Data, novas tecnologias
surgiram e se tornaram mais acessíveis, oferecendo melhores alternativas às
tradicionais planilhas eletrônicas - ainda que muito importantes como
ferramenta de apoio às atividades corporativas, mas, longe de serem ideais como
ferramenta de gestão, planejamento e análise.
Atualmente, as soluções inteligentes para um bom
desempenho corporativo são ferramentas de análise e de planejamento financeiro
que tenham interface com o Excel, a fim de facilitar a adoção de novos sistemas
de gerenciamento. Além disso, precisam oferecer modelos multidimensionais para
a obtenção de insights mais profundos, opções de implementação em nuvem ou
local, ferramentas de visualização e de criação de relatórios de
autoatendimento fáceis de usar e,
modelagem ilimitada para cenários possíveis nos
ambientes de simulação pessoal.
Com o Planning Analytics - desenvolvido com o IBM
TM1, é possível trabalhar em um ambiente interativo e seguro, explorando e
analisando todos os tipos de dados e facilitando o acesso às respostas mais
relevantes às tomadas de decisões. Esta solução possibilita ações como
localizar e mostrar variáveis e indicadores importantes, entender tendências e
anomalias, comparar dados (tais como resultados reais e orçados), montar e
comparar cenários, sinalizar desempenhos e compartilhar insights.
Além disto, explorando e analisando uma grande
origem de dados dentro de ambientes multidimensionais, o Planning Analytics
possibilita um planejamento financeiro integrado, oferecendo ferramentas para
promover a colaboração em toda a empresa e, ajudar a manter a velocidade e a
agilidade necessárias aos negócios.
Por tanto, ao contrário dos relatórios gerados por
planilhas de Excel, em que dados são dificilmente mantidos em um único lugar
após atualizações e novas versões, o Business Intelligence (BI) possibilita aos
colaboradores que, respeitando suas respectivas hierarquias e permissões,
acessem e interajam em um único ambiente.
O IBM Cognos Analytics é uma plataforma de
inteligência de negócios que suporta todo o ciclo de análise, desde a
descoberta à operacionalização, possibilitando a visualização e a análise. Quer
seja na nuvem ou local, ajuda os gestores a visualizar o desempenho dos
negócios, criando painéis e relatórios.
Além disso, graças à Inteligência Artificial, o IBM
Cognos Analytics interpreta análises e apresenta insights com linguagem
simples, identificando padrões ocultos nos dados. Fundamental para a gestão nos
dias de hoje, o compartilhamento de insights críticos é simples e pode ser
feito por meio de painéis e relatórios com qualquer pessoa da empresa,
economizando tempo com a preparação automatizada de dados protegidos por regras
de governança de escala ajustada, e controlando o acesso a informações
sensíveis.
Diferente do Excel que não suporta alta
escalabilidade, a medida em que o volume de dados aumenta, o IBM Cognos
Analytics oferece recursos escaláveis para usuários, de acordo com o orçamento
e a necessidade.
Emerson Douglas Ferreira - especialista em
consultoria de planejamento, inteligência de negócio e soluções que auxiliam
executivos na tomada de decisão desde 1995, e fundador da Meeting Strategic
Solutions.