Por que continuar usando Excel?

Nos últimos anos, planilhas e relatórios tornaram-se instrumentos fundamentais para embasar as tomadas de decisão dentro das organizações. Diante desta demanda, a Microsoft desenvolveu o Excel no final dos anos de 1980 – software que rapidamente substituiu o Lotus 1-2-3 e popularizou-se entre a maioria de seus usuários.

O programa de computador foi criado para proporcionar mais eficiência às operações do cotidiano e melhorar a qualidade de visualização e padronização de dados. A partir de operações simples e intuitivas, o Excel tornou-se tão popular que passou a vir instalado na maioria dos computadores comerciais, e de acordo com o conhecimento do usuário era possível obter desde uma simples planilha até resultados mais complexos.

Mas, apesar do Excel ter sido, durante muito tempo, a melhor solução para estruturar a área financeira das empresas, o atual cenário mercadológico exige segurança e colaboração para a elaboração de um bom planejamento, incluindo orçamentos e previsões, análises e registros de resultados.

Neste contexto, as planilhas e os relatórios do Excel não são mais tão eficientes. Além da possibilidade de esconder erros e colocar em risco a saúde financeira dos negócios, estas ferramentas são incompatíveis com processos complexos que exigem integração com outros setores, tal como o planejamento e elaboração de orçamentos.

Entre as diversas desvantagens da utilização do Excel no controle financeiro, é importante destacar que planilhas são vulneráveis a fraudes, permitindo com que fórmulas e valores sejam facilmente alterados sem deixar rastro, já que faltam, ao Excel, recursos para controle e segurança. Outro ponto importante é que grande parte dos processos operacionais são manuais, altamente suscetíveis a erros humanos, encarecendo a mão de obra, aumentando o índice de retrabalho e os riscos de perdas por vazamento ou roubo de informações sigilosas.

Além disso, cabe ressaltar que, para gerar um relatório, são necessárias várias planilhas de fontes diferentes devido à sua pouca inteligência de integração, o que dificulta algumas práticas gerenciais.

Com a explosão do Big Data, novas tecnologias surgiram e se tornaram mais acessíveis, oferecendo melhores alternativas às tradicionais planilhas eletrônicas - ainda que muito importantes como ferramenta de apoio às atividades corporativas, mas, longe de serem ideais como ferramenta de gestão, planejamento e análise.

Atualmente, as soluções inteligentes para um bom desempenho corporativo são ferramentas de análise e de planejamento financeiro que tenham interface com o Excel, a fim de facilitar a adoção de novos sistemas de gerenciamento. Além disso, precisam oferecer modelos multidimensionais para a obtenção de insights mais profundos, opções de implementação em nuvem ou local, ferramentas de visualização e de criação de relatórios de autoatendimento fáceis de usar e,

modelagem ilimitada para cenários possíveis nos ambientes de simulação pessoal.

Com o Planning Analytics - desenvolvido com o IBM TM1, é possível trabalhar em um ambiente interativo e seguro, explorando e analisando todos os tipos de dados e facilitando o acesso às respostas mais relevantes às tomadas de decisões. Esta solução possibilita ações como localizar e mostrar variáveis e indicadores importantes, entender tendências e anomalias, comparar dados (tais como resultados reais e orçados), montar e comparar cenários, sinalizar desempenhos e compartilhar insights.

Além disto, explorando e analisando uma grande origem de dados dentro de ambientes multidimensionais, o Planning Analytics possibilita um planejamento financeiro integrado, oferecendo ferramentas para promover a colaboração em toda a empresa e, ajudar a manter a velocidade e a agilidade necessárias aos negócios.

Por tanto, ao contrário dos relatórios gerados por planilhas de Excel, em que dados são dificilmente mantidos em um único lugar após atualizações e novas versões, o Business Intelligence (BI) possibilita aos colaboradores que, respeitando suas respectivas hierarquias e permissões, acessem e interajam em um único ambiente.

O IBM Cognos Analytics é uma plataforma de inteligência de negócios que suporta todo o ciclo de análise, desde a descoberta à operacionalização, possibilitando a visualização e a análise. Quer seja na nuvem ou local, ajuda os gestores a visualizar o desempenho dos negócios, criando painéis e relatórios.

Além disso, graças à Inteligência Artificial, o IBM Cognos Analytics interpreta análises e apresenta insights com linguagem simples, identificando padrões ocultos nos dados. Fundamental para a gestão nos dias de hoje, o compartilhamento de insights críticos é simples e pode ser feito por meio de painéis e relatórios com qualquer pessoa da empresa, economizando tempo com a preparação automatizada de dados protegidos por regras de governança de escala ajustada, e controlando o acesso a informações sensíveis.

Diferente do Excel que não suporta alta escalabilidade, a medida em que o volume de dados aumenta, o IBM Cognos Analytics oferece recursos escaláveis para usuários, de acordo com o orçamento e a necessidade.

 

Emerson Douglas Ferreira - especialista em consultoria de planejamento, inteligência de negócio e soluções que auxiliam executivos na tomada de decisão desde 1995, e fundador da Meeting Strategic Solutions.