O que um síndico não deve fazer: erros comuns na gestão condominial

Antes de assumir o cargo, saiba distinguir responsabilidade administrativa, poder de decisão e espaço do morador. Conhecer os limites é a melhor prevenção contra má gestão, conflitos e processos judiciais, dizem especialistas

 

Ser síndico não é só administrar boletos, contratos e cuidar de emergências. Ao aceitar o cargo, a pessoa passa a ocupar uma posição central na vida dentro do condomínio. O síndico é referência em momentos de tensão, guardião das regras coletivas e deve ser o elo entre interesses divergentes. Para quem considera assumir a função, entender o que não cabe ao síndico é tão importante quanto conhecer suas atribuições, segundo especialistas no assunto.

O que não é responsabilidade do síndico

Um dos equívocos mais frequentes é confundir liderança com autoridade irrestrita. Embora seja o representante legal do condomínio, o síndico não atua acima das normas, dos moradores, nem substitui as decisões coletivas. Ele não deve agir como um juiz em casos de disputa entre moradores, mas buscar um ponto de convergência. Não deve reinterpretar regras conforme conveniência própria ou impor mudanças. Alterações relevantes no condomínio, obras, contratos de maior impacto e revisões do regimento interno exigem consulta ao conselho condominial e deliberação em assembleia. 

“O Código Civil estabelece com clareza os direitos, deveres e limites de síndicos e condôminos. Ignorar essas diretrizes é abrir espaço para insegurança administrativa e conflitos desnecessários”, afirma Léo Mack, cofundador e diretor de operações da uCondo, empresade tecnologias para gestão condominial. 

 

Erros comuns que viram crises

De acordo com o especialista, grande parte das crises condominiais nasce de falhas silenciosas, que se acumulam ao longo do tempo. A principal delas é a falta de transparência. Quando relatórios não são divulgados, contratos não são explicados e despesas não são detalhadas, a confiança dos moradores se dissolve. 

Outro problema recorrente é a tomada de decisões fora dos canais institucionais. Ignorar o conselho condominial, evitar reuniões ou registrar mal as deliberações em assembleia enfraquece a governança do condomínio e expõe o síndico a questionamentos permanentes. 

Léo Mack ainda destaca o descuido com a manutenção das áreas comuns do condomínio e a desvalorização do trabalho dos funcionários (limpeza, portaria, jardinagem etc) como fatores que impactam diretamente o patrimônio coletivo e a motivação dos colaboradores em fazer um bom serviço, o que, consequentemente, impacta a qualidade de vida dos moradores.
 

Mediação de conflitos: use método, não opinião 

Conflitos fazem parte da vida em comunidade, o diferencial está na forma como são conduzidos. Liliane Macedo, síndica profissional e professora do curso De Morador a Síndico, da plataforma CondoEduca, alerta que se deixar levar pelo sentimento ou opinião própria é um dos maiores riscos da função. 

“Síndico não media conflito com opinião, media com procedimento”, determina. Segundo ela, a condução deve sempre partir de quatro pilares: o que está documentado, o que diz a lei, o que prevê o regimento do condomínio e o que já foi decidido em assembleia. 

“O síndico líder ouve com calma, analisa, responde sem emoção, decide com respaldo e comunica com segurança”, diz Liliane, explicando que essa postura transforma o síndico em referência institucional ao invés de parte interessada na disputa ou, pior, vítima de um processo judicial
 

Como se comportar em assembleia (e não perder o controle)

As assembleias concentram expectativas, frustrações e disputas, por isso são momentos decisivos para reforçar o papel da gestão. Liliane adverte que falta de preparo para a reunião, improviso ou reações impulsivas costumam amplificar conflitos. 

Ela recomenda um planejamento rigoroso para a assembleia, com domínio dos fatos, números e documentos relativos à pauta em mãos. Durante a reunião, caso não saiba responder a alguma pergunta, o síndico nunca deve dar “meia resposta” ou dizer o que acha, podendo depois cair em contradição. “O melhor é dizer que vai verificar a questão e retornar oficialmente. Isso não mostra despreparo, mostra profissionalismo”, orienta. 

Liliane também destaca a importância da postura. Falar com calma transmite segurança, e manter o foco na pauta evita dispersões. Já personalizar embates fragiliza o debate. “Não personalize nada, trate sempre de fatos e registros. Não diga 'você fez, você causou'. Diga 'o morador do apartamento tal denunciou tal coisa'. E, diante de provocações, lembre-se de dizer: 'vamos seguir com serenidade'”, reforça.

 

Lidando com críticas

Receber críticas faz parte da função de síndico e muitas delas nascem do emocional dos moradores, pontua Liliane. A diferença entre desgaste e amadurecimento da relação com os condôminos está na forma de resposta. 

A especialista ensina que o síndico deve usar três filtros antes de reagir: identificar o fato concreto, verificar qual documento ampara a questão e formular uma resposta técnica. “Sempre escute a crítica, agradeça o contato e responda com fatos e registros”, aconselha. Esse método reduz ruídos de comunicação, evita discussões improdutivas e fortalece a imagem de profissionalismo do síndico.

As aulas de Liliane e outros síndicos profissionais podem ser conferidas no curso De Morador a Síndico, da plataforma CondoEduca, criada pela uCondo com o intuito de impulsionar a profissionalização do setor condominial.

A tecnologia é aliada da boa gestão

Muitos erros não decorrem de má-fé, mas de desorganização. Sem rotina definida, registro de tudo o que é feito e sistemas de controle, o síndico se perde entre demandas, cobranças e informações dispersas como por exemplo utilizar o “grupão do whatsapp” do condomínio de forma amadora. 

A tecnologia especializada em condomínios pode ser a resposta para o síndico que quer organizar de uma vez por todas a gestão do seu condomínio. A uCondo integra comunicação com moradores (anúncios gerais e individuais), controle financeiro com prestação de contas, organização documental (atas, contratos, boletos, recibos etc), assembleias virtuais, reserva de espaços comuns (como salão de festas), cadastro de animais de estimação e até controle de entrada de visitantes e veículos. Ao todo, 700 mil pessoas de 7 mil condomínios em todo o país já usam a plataforma. 

Esses recursos ajudam o síndico a estruturar o processo de gestão, a reduzir ruídos de comunicação e dar visibilidade às decisões e despesas do condomínio. “Tecnologia não substitui o bom senso e o conhecimento das responsabilidades de um síndico, mas oferece organização, controle e previsibilidade financeira e estrutural do condomínio, tudo com clareza para os condôminos. Isso reduz os conflitos, o número de reclamações, fortalece a confiança dos moradores e, claro, evita muita dor de cabeça”, conclui Léo Mack. 

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