CEO da startup Rupee, plataforma metodologia ágil para gestão contábil, tributária e de folha de pagamento, comenta passo a passo para melhorar a rotina profissional
Otimizar o tempo na realização de tarefas para produzir mais é o objetivo de todo profissional que busca crescimento e reconhecimento em seu local de trabalho, mas, muitas vezes, acabam se deparando com dificuldades na rotina e ficam improdutivos, prejudicando o próprio desempenho. A pandemia do Covid-19 acelerou uma mudança que já vinha ocorrendo no mundo corporativo: o trabalho no modelo híbrido e no modelo remoto.
Mesmo com a flexibilização das medidas restritivas, como por exemplo a volta do trabalho presencial com lotação máxima nos escritórios, há quem prefira que o modelo home office seja definitivo. De acordo com pesquisa da FEA-USP (Faculdade de Economia e Administração da Universidade de São Paulo) e da FIA (Fundação Instituto de Administração), 78% dos brasileiros têm essa opinião, mas se preocupam com o excesso de trabalho, como prova os 23% que relataram jornadas de até 70 horas semanais.
Guilherme Baumworcel, fundador e CEO da startup Rupee, plataforma que une metodologia ágil Kanban e Inteligência Artificial em nuvem para gerenciar e agilizar tarefas fiscais, tributárias e contábeis, é especialista nesse assunto. “A otimização do tempo na realização de tarefas pode ajudar a garantir mais eficiência nas atividades realizadas, melhorando o clima da equipe e na assertividade no cumprimento de metas. Não é nada que não possa ser aplicado, basta apenas uma boa administração e dedicação”, comenta.
Para
ajudar o profissional que busca otimizar seu tempo na realização das tarefas,
Baumworcel elencou cinco dicas que podem ajudar na rotina. Confira abaixo:
Estabeleça metas
O start inicial é a definição de uma ou mais metas e um prazo para cumpri-las. “Podemos iniciar com pequenas metas diárias, semanais ou até quinzenais. É importante estabelecer prazos para que essas metas sejam alcançadas. Aos poucos, você vai conseguindo aproveitar a sensação de dever cumprido dentro do prazo e poderá se desafiar a diminuir o prazo ou dobrar sua meta. Isso vai te engajar mais dentro das tarefas realizadas”, explica o CEO.
Crie
um cronograma nivelado
“A
rotina nada mais é do que realizar a mesma tarefa diversas vezes em um dia ou
durante vários dias. Isso pode passar uma sensação de desânimo por estar sempre
naquele ponto ou realizando aquela atividade, é importante criar um cronograma
nivelado”, comenta Guilherme.
Para
o especialista, separar as atividades e estabelecer um cronograma pode ajudar o
profissional a disfarçar a rotina e torná-la mais atrativa. Outro detalhe é
nivelar as tarefas, destacando as importâncias delas pelo prazo, complexidade
na realização ou níveis de urgência, fazendo com que o profissional entenda o
valor e a relevância de cada atividade.
Persistência
e Determinação
Não
podemos confundir Persistir com Insistir. “Persistência é ir além, é mudar os
meios ou formas de realizar a tarefa para chegar ao resultado desejado. É
encontrar o erro ou o problema, solucioná-lo e continuar a atividade. O
profissional precisa ser persistente, criativo e inovador no seu dia a dia”,
explica Guilherme. Para ele, é importante não se entregar para a desistência ou
procrastinação. Com a persistência na realização da tarefa o profissional passa
a adquirir expertise no que faz e começa a realizá-la de forma mais simples,
objetiva e rápida, sem perder a qualidade.
Utilize
tecnologias e metodologias de gestão
“Se
uma ajuda é sempre bem-vinda, a tecnologia e a metodologia ágil podem contar
muito nessa hora”, brinca Baumworcel. “Existem várias tecnologias e
metodologias que foram desenvolvidas para garantir uma melhor gestão da
atividade a ser realizada e também para gerenciar o tempo e controlar os
processos de cada etapa da tarefa. Vale a pena pesquisar mais sobre elas e de
que forma pode aplicá-las em sua rotina de trabalho”, comenta.
Um
diferencial importante dessas ferramentas é disponibilizar ao profissional
alertas sobre vencimentos de prazos e permite que ele possa acompanhar melhor
sua própria evolução.
Imprevistos
acontecem
Precisamos e podemos nos prevenir de algumas situações, mas outras
não. “Imprevistos acontecem o tempo todo. É importante reconhecer que podemos
ter problemas pelo caminho e que precisaremos de um tempo para enfrentá-lo. Faz
parte da nossa construção profissional reconhecer os imprevistos e tentar se prevenir
quando for possível”, finaliza Guilherme.
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