Mesmo em meio a era tecnológica, a falta de tempo é uma
realidade que ainda assola a vida de muitas pessoas. São gestores, funcionários
e até mesmo pessoas comuns que enfrentam dificuldades em administrar tarefas,
cumprir prazos e serem mais produtivas. Para o especialista e diretor do Instituto Elevare Brasil, Paulo Cota,
engana-se quem acha que a vida é mesmo agitada e que por isso é preciso
se conformar com essa situação. Cota defende que não concluir seus planos e
tarefas são alguns dos sintomas do mal gerenciamento de tempo que, para o
alívio de muitos, tem antídoto certo, conforme veremos nas dicas do coach do
Instituto Elevare.
O que é gestão de tempo
Gestão ou gerenciamento de tempo é um conceito que surgiu a partir das necessidades humanas para planejar, realizar e possuir mais controle do tempo com relação às atividades diárias. Segundo o coach Paulo Cota, a má gestão ou falta desse conceito pode gerar mal-estar nas organizações, influenciado negativamente nos negócios, além de também interferir na vida pessoal. “Muita gente já se conformou com a ideia de que a falta de tempo é uma consequência do nosso cotidiano. Esse pensamento equivocado vem assumindo uma posição indesejada nas empresas e demais relacionamentos, comprometendo prazos e gerando grande insatisfação”, afirma o coach.
Quem precisa
A aplicação da gestão de tempo é recomendada para todas as pessoas e segmentos sociais, no entanto, é mais acentuada para aqueles que enfrentam problemas com o relógio. De acordo com o especialista, podem ser pessoas que assumem responsabilidades e têm dificuldades para cumpri-lás, pessoas com acúmulo de tarefas, que convivem com cenários de escassez de tempo ou ainda aquelas sujeitas a demandas extras. “No geral, é indicada para todos que estão frustrados por não conseguirem se dedicar o bastante para os vários âmbitos e que estão colocando em jogo sua qualidade de vida”, recomenda.
Estabelecendo a Tríade do Tempo
No Instituto Elevare, nós adotamos com nossos clientes a metodologia da tríade do tempo, uma ferramenta inovadora aplicada no gerenciamento de tempo. Com ela, é possível medir não apenas hábitos, mas também dividir tarefas em 3 esferas, sendo elas importantes, urgentes e circunstanciais. “As tarefas importantes precisam ocupar 70% do tempo, as urgentes 20% e as circunstanciais apenas 10%. Dessa forma, é possível balizar tarefas em relação ao tempo e saber se pode ou não assumir outras responsabilidades. Lembrando que uma reconfiguração é válida em caso de entrar alguma nova demanda’, explica.
Como fazer a gestão de tempo de forma efetiva no trabalho?
A gestão de tempo passou a ser fundamental para a saúde corporativa das empresas não estando associada apenas a qualidade, mas também à entrega. Durante o fechamento dos negócios, por exemplo, a grande pergunta dos clientes é “Qual o prazo de entrega?”, e o empresário que responder e cumprir o que prometeu estará à frente em relação aos demais. Por isso, seja você líder ou subordinado, procure fazer os seguintes exercícios:
1 - Sempre que receber alguma demanda, seja de qualquer fonte, pergunte “Qual a utilidade disso?”. Se o seu interlocutor não souber o responder, certamente nem ele sabe o porquê está fazendo aquilo e, consequentemente, isso não roubará o seu tempo;
2 - Passado pelo primeiro crivo, pergunte “Quais as inerências dessa tarefa? O que é primordial e que não posso esquecer para executá-la?”;
3 - Pense em tudo que envolva a logística da tarefa;
4 - Meça a Relevância dela;
5 - Avalie a complexidade.
Feito esses exercícios, envolva todas as pessoas que compõem a tarefa e verá como seu tempo foi usado de forma assertiva. Além disso, também terá um bom diagnóstico da sua empresa, do seu departamento e identificar onde estão as perdas de tempo e saná-las. “Para ajudá-lo nessa tarefa, recomendo contar com a orientação de um especialista. Ele pode lhe indicar iniciativas diárias que irão potencializar suas realizações”.
Quais as vantagens do gerenciamento de tempo?
Fazendo uma boa gestão de tempo, você terá estruturado de forma brilhante seu valioso tempo, mantendo o equilíbrio entre os 4 pilares fundamentais para uma vida plena de felicidade e seus subgrupos, os quais são:
1 - Pessoal: Saúde, Desenvolvimento intelectual e Equilíbrio emocional.
2 - Profissional: Realização e Propósito, Recursos financeiros e Contribuição social.
3 - Relacionamentos: Família, Relacionamento amoroso e Vida social.
4 - Qualidade de Vida: Hobbies e Diversão, Plenitude e felicidade e Espiritualidade.
Lembre-se: Quem tem tempo é RICO, e quem sabe usar é MILIONÁRIO!
O que é gestão de tempo
Gestão ou gerenciamento de tempo é um conceito que surgiu a partir das necessidades humanas para planejar, realizar e possuir mais controle do tempo com relação às atividades diárias. Segundo o coach Paulo Cota, a má gestão ou falta desse conceito pode gerar mal-estar nas organizações, influenciado negativamente nos negócios, além de também interferir na vida pessoal. “Muita gente já se conformou com a ideia de que a falta de tempo é uma consequência do nosso cotidiano. Esse pensamento equivocado vem assumindo uma posição indesejada nas empresas e demais relacionamentos, comprometendo prazos e gerando grande insatisfação”, afirma o coach.
Quem precisa
A aplicação da gestão de tempo é recomendada para todas as pessoas e segmentos sociais, no entanto, é mais acentuada para aqueles que enfrentam problemas com o relógio. De acordo com o especialista, podem ser pessoas que assumem responsabilidades e têm dificuldades para cumpri-lás, pessoas com acúmulo de tarefas, que convivem com cenários de escassez de tempo ou ainda aquelas sujeitas a demandas extras. “No geral, é indicada para todos que estão frustrados por não conseguirem se dedicar o bastante para os vários âmbitos e que estão colocando em jogo sua qualidade de vida”, recomenda.
Estabelecendo a Tríade do Tempo
No Instituto Elevare, nós adotamos com nossos clientes a metodologia da tríade do tempo, uma ferramenta inovadora aplicada no gerenciamento de tempo. Com ela, é possível medir não apenas hábitos, mas também dividir tarefas em 3 esferas, sendo elas importantes, urgentes e circunstanciais. “As tarefas importantes precisam ocupar 70% do tempo, as urgentes 20% e as circunstanciais apenas 10%. Dessa forma, é possível balizar tarefas em relação ao tempo e saber se pode ou não assumir outras responsabilidades. Lembrando que uma reconfiguração é válida em caso de entrar alguma nova demanda’, explica.
Como fazer a gestão de tempo de forma efetiva no trabalho?
A gestão de tempo passou a ser fundamental para a saúde corporativa das empresas não estando associada apenas a qualidade, mas também à entrega. Durante o fechamento dos negócios, por exemplo, a grande pergunta dos clientes é “Qual o prazo de entrega?”, e o empresário que responder e cumprir o que prometeu estará à frente em relação aos demais. Por isso, seja você líder ou subordinado, procure fazer os seguintes exercícios:
1 - Sempre que receber alguma demanda, seja de qualquer fonte, pergunte “Qual a utilidade disso?”. Se o seu interlocutor não souber o responder, certamente nem ele sabe o porquê está fazendo aquilo e, consequentemente, isso não roubará o seu tempo;
2 - Passado pelo primeiro crivo, pergunte “Quais as inerências dessa tarefa? O que é primordial e que não posso esquecer para executá-la?”;
3 - Pense em tudo que envolva a logística da tarefa;
4 - Meça a Relevância dela;
5 - Avalie a complexidade.
Feito esses exercícios, envolva todas as pessoas que compõem a tarefa e verá como seu tempo foi usado de forma assertiva. Além disso, também terá um bom diagnóstico da sua empresa, do seu departamento e identificar onde estão as perdas de tempo e saná-las. “Para ajudá-lo nessa tarefa, recomendo contar com a orientação de um especialista. Ele pode lhe indicar iniciativas diárias que irão potencializar suas realizações”.
Quais as vantagens do gerenciamento de tempo?
Fazendo uma boa gestão de tempo, você terá estruturado de forma brilhante seu valioso tempo, mantendo o equilíbrio entre os 4 pilares fundamentais para uma vida plena de felicidade e seus subgrupos, os quais são:
1 - Pessoal: Saúde, Desenvolvimento intelectual e Equilíbrio emocional.
2 - Profissional: Realização e Propósito, Recursos financeiros e Contribuição social.
3 - Relacionamentos: Família, Relacionamento amoroso e Vida social.
4 - Qualidade de Vida: Hobbies e Diversão, Plenitude e felicidade e Espiritualidade.
Lembre-se: Quem tem tempo é RICO, e quem sabe usar é MILIONÁRIO!
Paulo Cota - Paulo Cota é sócio diretor Instituto Elevare Brasil (iEB) e idealizador do Programa Transformando Vida, onde dedica sua vida e energia para melhorar a vida das pessoas por meio dos conhecimentos que adquiriu como Líder Coach, Professional & Self Coach, Life Coach, Especialista em Análise Comportamental e Palestrante Motivacional. Paulo possui mais de 20 anos de experiência no mundo corporativo. Foi gestor e executivo tendo trabalhos realizados na Suécia, Holanda, França, Bélgica, Chile, Peru, Venezuela, Vietnã e Estados Unidos, nas áreas de Desenvolvimento de Novos Líderes, Filosofia Lean Manufacturing, Gestão de Pessoas, Gestão de Qualidade e Gestão de Projetos. O coach também é formado em Engenharia de Produção Mecânica, com MBA em Gestão Empresarial pela FGV e MBA em Estratégia de Negócios - Universidade da Califórnia - EUA.
Instituto Elevare Brasil
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