Especialistas da
Express CTB explicam para que servem as notas fiscais e como gerá-las.
A emissão de notas fiscais é um processo
fundamental e obrigatório para a maioria das empresas, por isso, ter ciência do
assunto e realizar a emissão de forma correta é tão importante.
Ainda assim, muitos proprietários e gestores
permanecem na zona de dúvidas e incertezas sobre a emissão de notas fiscais e
operações básicas como a sua utilidade, os tipos existentes, etc.
O que são notas fiscais?
De forma bem resumida, as notas fiscais são os
documentos responsáveis pela comprovação tributária de movimentações
comerciais.
Ou seja, sempre que há a venda ou compra de um
produto/serviço, há a obrigatoriedade de emissão de comprovante do produto
vendido ou serviço prestado para fins de fiscalização.
Importância e necessidade da emissão de notas
fiscais
Como dito anteriormente, é um documento de
comprovação utilizado para fins legais e isso explica a sua
obrigatoriedade.
Logo, é extremamente importante para a
contabilidade de uma empresa e o recolhimento de impostos.
“Além disso, as notas ficais também são utilizadas
para dados de faturamento, lucro, estoque, e demais aspectos fundamentais para
o funcionamento adequado de uma organização”, explica João Esposito, economista
e CEO da Express CTB – accountech de contabilidade.
Entretanto, não é um documento obrigatório para
todos os tipos de empreendedores.
Quando há exceção?
Os integrantes do MEI (Microempreendedor
Individual), só precisam emitir notas fiscais de forma obrigatória
quando é feita a comercialização com pessoas jurídicas.
Entretanto, alguns microempreendedores, ainda
assim, optam pela emissão de todas as movimentações comerciais, ainda que sejam
referentes a pessoas físicas, para um melhor controle contábil.
Essa é a única exceção existente, e qualquer
empreendedor que descumprir seus deveres tributários sofrerão as devidas
punições legais.
Quais as consequências da não emissão das notas
fiscais?
Por ser um comprovante tributário obrigatório, a
não emissão de notas fiscais é configurada como crime.
Em casos mais graves, os responsáveis respondem
pelo crime de sonegação fiscal, como previsto na Lei 4.729/1965, que diz:
“prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve
ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com
intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e
quaisquer adicionais devidos por lei”.
Logo, não pode haver alteração de valor ou
omissão de movimentação, caso contrário, os impostos recolhidos não serão
condizentes com as movimentações realizadas, beneficiando o empreendedor de
forma ilegal.
Esse ato pode acarretar de seis meses a dois anos
de detenção + multa.
Além disso, também há o crime conhecido como caixa
2, que pode acarretar até oito anos de detenção e diz respeito a outro caixa da
empresa sem registro fiscal.
Assim, o dinheiro não é declarado e não há
recolhimento de impostos, o que configura o crime.
“Vale salientar a importância de agir
legalmente para a continuidade do seu negócio. Não coloque em risco o seu
sucesso em prol de benefícios indevidos. Opte sempre por agir na lei e da forma
mais correta possível”, diz Lisiane Queiroga, Coordenadora do Departamento
Fiscal da Express CTB.
Quais os tipos de notas
fiscais existentes?
Como as notas fiscais servem para registrar a
comercialização de diferentes produtos e serviços, há também a necessidade de
diferenciar esses registros de acordo com as especificações de cada um.
Para isso, existem três tipos principais:
- Nota
Fiscal (NF): Este é o modelo mais usual e conhecido, pois
representa a maior parte das comercializações realizadas. É utilizado para
o registro de compra e venda de produtos e outras operações como remessa,
importação e exportação, etc.
- Nota
Fiscal de Serviços (NFS): diferente do modelo anterior, este é utilizado
para o registro de prestação de serviços.
- Nota
Fiscal do Consumidor (NFC): este modelo substitui o cupom fiscal e é muito
utilizado pelo varejo.
Além disso, também existem dois tipos distintos de
emissão:
- Impressa: é a emissão
tradicional feita a partir do papel, tendo todas as informações
preenchidas de forma manual.
- Eletrônica: substitui as notas
fiscais tradicionais de forma digital com a mesma validade jurídica a
partir de um software específico. Assim, as informações são validadas,
preenchidas e armazenadas de forma eletrônica.
Esse tipo é preferível tanto por parte dos
empreendedores pela facilidade, como pela receita em prol do menor índice de
sonegação.
Entretanto, é fundamental se ater à legislação
do seu município, pois alguns ainda não aceitam esse modelo de nota fiscal e
exigem a emissão tradicional.
Para a emissão tradicional, basta obter um talão de
nota fiscal e preencher de forma manual. Mas, essa prática já é proibida para
as empresas enquadradas no Simples Nacional, desde outubro de 2018, em
alguns municípios. Por isso deve-se verificar a
legislação pertinente a cada local em que o estabelecimento se
encontra.
É importante se adaptar ao modelo eletrônico e
entender o passo a passo para conseguir emitir notas fiscais dessa forma, pois
a ideia do Fisco é não mais existir a emissão de notas manuais.
Passo a passo para a essa emissão de forma prática
e eficaz.
#01. Obter certificação digital
Para que a nota fiscal seja validada, assegurada e
autenticada digitalmente, é necessário que haja uma assinatura virtual
credenciada pela ICP (infraestrutura de chaves públicas brasileiras).
Após a compra do certificado, há a necessidade
de validar as informações e essa validação é feita a partir de uma autoridade
de registro.
Após validação, será possível realizar o cadastro
da certificação e a sua assinatura virtual estará pronta para uso.
#02. Obter autorização de emissão
Com a certificação digital em mãos, é hora de
adquirir a autorização necessária para a emissão das notas fiscais de forma
eletrônica.
Para isso, é necessário se ater ao tipo de nota
fiscal que deseja emitir, tendo especificações para as duas principais:
- Nota
Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica
(NFC-e): contatar a Secretaria Estadual da Fazenda da localidade da sua
empresa.
- Nota
Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): contatar a Secretaria
Municipal de Finanças ou de Fazenda da localidade da sua empresa.
#03. Obter um software
Agora que você já possui a autorização, é hora de
viabilizar a emissão a partir de um software, seja ele:
- Gratuito: são softwares públicos
oferecidos pelo governo de forma gratuita, entretanto costumam apresentar
algumas limitações.
- Pago: a empresa paga por um
software particular de emissão de notas capaz de ofertar diversas
possibilidades não existentes nos gratuitos.
É importante se ater ao que é mais viável e
benéfico para o seu negócio, colocando na balança o custo benefício em adquirir
um software pago, a necessidade e a possibilidade.
Tendo, em vista os passos acima como padrões, ainda
há etapas que os precedem caso você seja:
- MEI: Antes de tudo, é necessário
realizar um credenciamento junto à Secretaria de Fazenda da sua
localidade. Assim, seu CNPJ será cadastrado como emissor e você poderá
seguir normalmente os passos acima.
- Pessoa
Física: É necessário fazer um cadastro na prefeitura da sua cidade para a
emissão de nota fiscal de autônomo.
Todos esses processos envolvem uma burocracia
significativa e um conhecimento ainda mais profundo acerca do tema. Por isso, é
fundamental contar com o serviço de contadores experientes no ramo, capazes de
resolver essas e outras questões de forma responsável e assertiva.
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