Especialistas da
Express CTB apresentam soluções para manter as contas a pagar organizadas.
O setor financeiro é uma das grandes preocupações dos
gestores. Isso ocorre, pois quando observamos a gestão de contas a
pagar, percebemos que uma grande parte das empresas não conseguem se
organizar corretamente.
Em decorrência disso, muitos problemas acabam
surgindo. Para evitar que isso ocorra, é importante realizar uma boa
gestão financeira.
Mesmo não sendo uma tarefa relativamente
simples, existe uma série de alternativas que podem ajudar os negócios,
independente de qual seja o seu segmento de atuação. Um controle financeiro
completo exige a administração correta do fluxo de caixa, contabilidade,
contas a pagar e receber, entre outros.
Para ajudar você a realizar uma boa gestão de
contas a pagar na sua empresa, separamos algumas dicas valiosas.
Primeiramente, o que é contas a pagar?
Essa é a parte responsável por todas as saídas do
caixa de uma empresa, o que significa que toda e qualquer obrigação
financeira precisa ser levada em consideração.
“É obrigação de um negócio gerenciar suas despesas,
além de administrar corretamente os seus recursos para quitar as suas contas no
momento certo”, explica João Esposito, economista e CEO da Express CTB – accountech de
contabilidade.
Isso inclui o salário dos funcionários, gastos
com fornecedores, contas de água, energia elétrica, telefone, aluguel, internet
etc. Seja qual for a despesa que uma empresa tenha, seja ela fixa ou variável,
uma boa gestão financeira não deixa passar nada, evitando o pagamento de multas
e outros prejuízos para a empresa.
Embora pareça evidente que uma instituição tenha
inúmeros benefícios ao ter as contas quitadas em dia, selecionamos as
principais vantagens para facilitar o seu entendimento sobre o assunto.
Veja só:
- Maior
credibilidade, segurança e confiança;
- Redução
de multas, juros e demais prejuízos;
- Melhoria
no relacionamento com fornecedores, colaboradores e consumidores;
- Maior
organização financeira;
- Desenvolvimento
de maior competitividade no mercado;
- Evitar
processos trabalhistas e até mesmo a interdição ou fechamento do negócio.
Mas, afinal, o que devo fazer para melhorar a
gestão de contas a pagar?
Agora que você realmente sabe o que significa a
gestão de contas a pagar, bem como as principais vantagens que isso gera aos
negócios, chegou o momento de aprender algumas boas práticas.
Vale ressaltar que essas dicas servem para os
mais variados tipos de empresas, incluindo os pequenos negócios.
#01. Comece organizando as contas da empresa
Antes de qualquer coisa, as contas da sua
empresa devem ser organizadas. Essa tarefa é primordial para o sucesso da
gestão de contas a pagar.
Para isso, separe cada uma das contas por
ordem de pagamento, seja por data, por fornecedor ou por outras
características. Segundo Patrícia Maria, Assessora Financeira da Express
CTB, “Essa categorização dos pagamentos é uma excelente maneira de melhorar
a organização das finanças, além de garantir um maior controle financeiro”.
Quando uma empresa não tem o hábito de organizar as
contas, ela acaba deixando passar alguma coisa de forma despercebida, que vai
desde o esquecimento do pagamento de alguma cobrança ou até mesmo realizar
o pagamento de uma mesma conta mais de uma vez.
#02. Busque dar atenção aos prazos
Não levar em consideração as datas de pagamento é
um dos problemas mais recorrentes nas empresas.
E isso não pode ocorrer sob nenhuma hipótese, o
que torna necessário acompanhar cada um dos prazos de maneira eficaz. Quando um
determinado negócio não dá a atenção necessária a isso, as consequências são
muitas, incluindo problemas legais e despesas desnecessárias.
Ninguém gosta de pagar juros ou multas, não é
verdade? Além disso, eventuais problemas legais podem causar danos irreparáveis
ao negócio.
“Para evitar essa situação, você pode
estabelecer datas para a realização dos pagamentos antes mesmo da data de
vencimento. Essa é uma solução que ainda pode gerar descontos e benefícios.
Além disso, o agendamento prévio dos pagamentos é outra alternativa
extremamente eficaz nesse sentido”, ressalta a assessora.
#03. Utilize a tecnologia ao seu favor
Quando se pensa em otimizar o pagamento de
contas, a tecnologia se torna uma valiosa aliada. E dependendo do tamanho
da sua empresa, uma ferramenta de automação pode ser ainda mais necessária,
pois quanto maior, mais contas para controlar. Em um mercado cada vez mais
competitivo, as ferramentas de automação estão conseguindo fazer uma enorme
diferença.
Desta maneira, considere realizar o
investimento em um sistema de gestão mais robusto para a sua empresa. Há
diversas opções disponíveis no mercado que vão servir para ajudar
a otimizar o seu tempo, além de fornecer uma visão mais
estratégica dos processos.
#04. Faça a renegociação dos pagamentos atrasados
Em alguns casos, por mais que uma empresa tenha as
contas organizadas, pode acontecer de atrasar alguma coisa.
Quando isso acontece, não deixe de entrar em
contato com a empresa responsável pela dívida para negociar essa conta. Se a
dívida estiver atrasada com um fornecedor, por exemplo, você deve entrar
em contato com ele para tentar reduzir ou eliminar os juros e multas, além
de não ter seu abastecimento prejudicado.
Para Esposito, “Seu fornecedor com certeza estará
interessado em realizar essa negociação. Afinal de contas, ele sabe muito bem
que atrasos podem acontecer e, além disso, não quer perder um cliente”.
#05. Não misture suas despesas pessoais com as
contas da empresa
Por mais que esse não seja um problema tão
recorrente nas grandes empresas, alguns gestores de negócios menores acabam
misturando suas despesas pessoais com as contas da empresa.
E isso não deve ocorrer sob nenhuma hipótese,
ok? Um negócio que segue esse caminho pode lidar com consequências
irreparáveis.
Desta maneira, é importante ter em mente que as
suas contas não são as contas da empresa, e vice-versa. Além disso, os
lucros não devem ir completamente para o seu bolso, já que é necessário
utilizá-los para realizar investimentos na marca e manter o caixa da
empresa. Sem investimentos, dificilmente uma empresa vai conseguir crescer
rapidamente.
#06. Contrate uma empresa especializada em finanças
Se você está tendo dificuldades para organizar as
finanças do seu negócio, a contratação de uma empresa que possua um serviço
especializado pode ser uma boa alternativa.
As empresas que atuam com serviços financeiros vão
te ajudar de diferentes formas. Ao contratar esses serviços serão pensadas
e aplicadas soluções personalizadas, ou seja, de acordo com as necessidades e
realidade do seu negócio, permitindo que estas sejam colocadas em prática de
forma mais fácil e rápida.
Esse investimento pode trazer uma série de
benefícios para o seu negócio, incluindo a economia de tempo e dinheiro.
Portanto, não deixe de considerar essa opção.
Seja qual for o segmento de atuação da sua
marca, é importante compreender que a gestão de contas a pagar é
extremamente fundamental para garantir o crescimento dela.
Uma empresa que não possui o setor financeiro
organizado precisa lidar com alguns desafios que poderiam ser facilmente
evitados. E você não está em busca de mais desafios para a sua empresa, não é
verdade? Pois bem, após conhecer essas dicas de hoje, com certeza você vai
conseguir melhorar a situação financeira da sua marca.
Express CTB
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