4 passos para deixar de ser multitarefa e ser mais produtivo

Dicas fazem parte do livro “A Jornada da Liberdade – as 4 competências para se tornar líder da própria vida e parar de sofrer pela falta de tempo e dinheiro” por Fagner Borges

Usar o WhatsApp, ler e-mails, cuidar dos filhos, ver TV e fazer um relatório, tudo ao mesmo tempo. Isso é o que um multitarefa faz e é um comportamento muito comum nos dias de hoje, sendo facilmente identificado não só nas relações profissionais, mas também nos pessoais.

Segundo Fagner Borges, autor do livro “A Jornada da Liberdade”, podemos tentar ser multitarefa sim, porém, nosso cérebro funciona por compartimentos, agrupando nossas atividades para que possamos executá-las. “Não conseguimos armazenar duas informações completamente diferentes ao mesmo tempo. Para trocar o conjunto de informações, guardamos uma caixa e abrimos outra”, conta.

Para entender como nosso cérebro funciona, ele propõe um teste. “Abaixo tem dois quadros com três colunas. Na primeira coluna. Você irá escrever as letras do alfabeto, de A a H. Na segunda coluna, irá preencher os números, de um a oito. Na terceira, os mesmos números, só que em algarismos romanos”, explica. Isso significa que na primeira linha do quadro você terá: “A” na primeira coluna, “1” na segunda e “I” na terceira. Na segunda linha do mesmo quadro, você deve preencher: “B”, “2” e “II”, e assim por diante.

Para o teste valer, Fagner dá as coordenadas. “No primeiro quadro, você precisa preencher de maneira alternada, ou seja, primeiro a letra do alfabeto, depois o número e na sequência o algarismo romano. Cronometre o tempo que vai levar para fazer o primeiro quadro e no segundo, preencha cada coluna inteiramente antes de seguir para a próxima: todas as letras, depois todos os números e, por fim todos os algarismos romanos”.

“Provavelmente qualquer pessoa que fizer o teste levará muito mais tempo para preencher o primeiro quadro”, revela Fagner. Isso porque, explica ele, que para preencher o primeiro quadro, precisamos guardar a caixa das letras para lidar com a caixa dos números e depois guarda-las para só então, lidar com a caixa dos algarismos e assim por diante.

O que Fagner quer mostrar no teste é que, ao ser multitarefa provavelmente teremos a produtividade afetada. Para mudar esse hábito, ele listou 4 passos, confira:

1º passo – Faça uma coisa de cada vez

“Não tente realizar mil tarefas ao mesmo tempo. Se você começa algo e para, seu dia não rende. Comece e termine uma atividade antes de ir para outra. Vale desativar notificações de aplicativos, e-mails, porque isso é uma tentação e se você deixar ativada, vai querer olhar”.

2º passo – Trabalhe em ciclos (Pomodoro)

O Pomoro é uma teoria criada por Francesco Cirillo na década de 1980 no que se diz respeito à produtividade 25 minutos de trabalho, 5 minutos de descanso, repetidos em 4 vezes. “O descanso pode ser beber água, meditação, mas a ideia é desligar-se do que está fazendo. Depois desses ciclos, que vão durar 2 horas, tire 30 minutos de recompensa para realizar aquilo que desejar. Outra proposta é trabalhar 50 minutos ininterruptos e descansar 10. O tempo exato, na realidade, você decide, mas o importante é ter a noção do descanso, da frequência de trabalho e da recompensa”.

3º passo – Faça sua própria agenda

Fagner alerta que se não fizer e cuidar da própria agenda, outras pessoas farão por você. “As urgências dos outros são dos outros, não suas e elas indicam falta de planejamento. Você já deve ter presenciado alguém – ou até mesmo você – completamente estressado e sem paciência por conta de um atraso de dez minutos, por exemplo. Mas coloque as coisas em perspectiva: esse atraso se refere a um compromisso simples, trivial ou a uma situação de vida ou morte? Colocar situações em perspectiva é uma das maneiras mais simples e práticas de entender quanto elas merecem de sua energia e de sua saúde mental”.

4º passo – Programe respostas automáticas

“Muitas pessoas acham que desativar notificações de e-mail pode gerar problemas com os outros, mas basta configurar uma resposta automática avisando que você responderá quando possível para que esse problema seja solucionado. E sempre deixe claro que, se for algo realmente urgente, o seu telefone está disponível para ligações”, finaliza.