Alocação adequada
de tarefas pode evitar o retrabalho e o acúmulo de atividades durante o
fechamento mensal de contas
A complexidade das operações financeiras faz com
que empresas de todos os tamanhos busquem maneiras de otimizar seus recursos e
focar em suas atividades principais. O BPO financeiro, por exemplo, é um
conceito que tem se destacado como uma estratégia eficaz para delegar tarefas
contábeis e financeiras a especialistas, permitindo que as organizações
concentrem seus esforços em outros pontos.
No entanto, um dos momentos críticos para os
profissionais durante esse processo é o fechamento mensal que, quando executado
de forma ineficiente, pode levar a um aumento significativo nos níveis de estresse.
De acordo com a Dra. Kélen Abreu, especialista em
BPO financeiro, gestão e reestruturação de empresas, a implementação de
processos bem executados desempenha um papel crucial na redução do estresse
associado ao fechamento mensal no BPO financeiro. “Quando bem definidos e
padronizados, os processos garantem que cada etapa do fechamento seja realizada
de maneira consistente. Isso minimiza a chance de erros e simplifica a
identificação de problemas, permitindo uma abordagem mais direcionada à
resolução de questões específicas”, relata.
A especialista acredita que o excesso de trabalho
está diretamente ligado à falta de adesão aos processos corretos, dificultando
e atrasando o fechamento mensal no BPO financeiro. “Costumo ver algumas pessoas
relatando que estão trabalhando 10, 12 ou até mesmo 15 horas por dia. Isso não
é saudável e não deve ser bem visto por nenhum de nós. Quando os profissionais
se encontram sobrecarregados devido a um volume excessivo de tarefas e prazos
apertados, a tendência de improvisar etapas aumenta significativamente,
deixando a execução dos processos de lado. Essa abordagem pode levar a erros,
omissões e imprecisões nas informações contábeis, resultando em retrabalho e
estresse adicional”, alerta.
A definição clara do fluxo de trabalho e a alocação
adequada de tarefas otimizam o uso do tempo e dos recursos disponíveis. “Isso
reduz a pressão de prazos apertados, uma vez que as etapas são executadas de
forma ordenada e eficiente. Além disso, processos bem documentados facilitam a
comunicação entre profissional de BPO e empresa, ajudando a evitar
mal-entendidos e a garantir que todas as partes envolvidas estejam alinhadas
quanto às expectativas e aos resultados esperados”, pontua a especialista.
Para a Dra. Kélen, a automação de tarefas
rotineiras e a adoção das tecnologias adequadas podem simplificar a execução do
fechamento mensal. “Esse movimento não apenas reduz a carga de trabalho manual,
mas também minimiza a chance de erros humanos, contribuindo para a precisão e
confiabilidade das informações”, revela.
Kélen acredita que o fechamento mensal no BPO financeiro é um processo crítico, que pode gerar altos níveis de estresse se não for executado de maneira eficiente. “Ao adotar os princípios citados, as empresas podem garantir que esse momento do mês seja uma atividade mais tranquila, precisa e benéfica para todos, contribuindo para a saúde financeira e o bem-estar das empresas e profissionais”, finaliza.
Dra. Kélen Abreu - especialista em Reestruturação Financeira e BPO Financeiro há mais de dez anos, também é mentora e referência em gestão de empresas. Realiza consultorias e treinamentos para formar BPOs Financeiros pelo Brasil. Com experiência no Brasil, Estados Unidos e em Angola focada em construir negócios lucrativos. Empreendedora serial, também coordena a equipe do Gerente Financeiro Online e Lucros Reais, empresas que prestam serviços de BPO Financeiro para diversas empresas de forma totalmente remota. É fundadora do Iuli, uma plataforma de gestão financeira que dá o poder da clareza e simplicidade nas finanças e veio para que a planilha financeira seja abandonada para gerenciar os negócios dando segurança e rastreabilidade aos dados.Além de ser doutora em educação, mestre em administração estratégica pela UDESC, especialista em BSC, mapeamento de processos e finanças, é também graduada em administração pela UFSC.
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