A tramitação de documentos dentro
das empresas é algo corriqueiro que exige segurança e também celeridade.
Algumas áreas como: compras, jurídico e área de RH, lidam frequentemente com
documentos e muitos deles, com teores sensíveis. Nesse cenário, exige-se recursos
tecnológicos que garantam essa segurança e proporcione maior rapidez. Sob esse
ponto de vista, a assinatura eletrônica e demais serviços de formalização
digital trazem diversas vantagens para todas as áreas empresariais, sobretudo a
de Recursos Humanos.
Benefícios da assinatura eletrônica na área de RH
A adoção da assinatura eletrônica
no cotidiano das áreas de Recursos Humanos gera diversos benefícios, tanto para
os profissionais de RH quanto para os demais colaboradores da empresa. Nesse
contexto, podemos mencionar algumas das principais vantagens observadas, como:
– Redução de custos e sustentabilidade
Ao trocar a tramitação manual de
documentos pelo processo de formalização digital, há menos utilização de papéis
e, portanto, uma considerável redução de custos para a empresa. O RH é uma das
áreas que mais lidam com documentos em sua rotina. Nesse sentido, com a
assinatura eletrônica, não é mais necessário gastos com impressão, cópia e
digitalização, armazenamento, transportes para coleta e entrega de documentos e
eventuais reconhecimentos de firma em cartório. Tudo é feito de forma
eletrônica, com a formalização digital. Além disso, ao abolir a tramitação
física de papéis, o RH contribui substancialmente com o meio ambiente, podendo
fomentar essa prática com as demais áreas.
– Agilidade
Com a assinatura eletrônica a
gestão de documentos dentro do RH é desburocratizada. Sendo assim, folhas de
ponto, contratos de trabalho, solicitação de benefícios, avisos de férias,
entre outros documentos, podem ser formalizados em poucos segundos.
– Integridade na guarda de documentos
No RH há tramitação de documentos
com teores sensíveis e privados. Por exemplo: holerites, atestados, benefícios,
demissões, documentos pessoais de colaboradores, entre outros. Logo, ao
armazenar esses documentos de forma física, existe risco de fraudes,
deteriorações e até de perdas. Contudo, ao armazená-los no mundo digital, eles ficam
em servidores seguros e podem ser acessados com praticidade sempre que
necessário pelos profissionais de Recursos Humanos.
– Produtividade
Quando os colaboradores não
precisam mais se preocupar com impressão de documentos, solicitação de
assinatura física, digitalização, armazenamento, entre outras atividades
manuais, o foco dos profissionais pode ser direcionado para atividades menos
operacionais do departamento de RH. Portanto, o tempo do RH pode ser otimizado
proporcionando assim maior produtividade.
– Mobilidade
A implementação da assinatura
eletrônica e outros serviços de formalização digital na rotina dos
profissionais de RH segue as tendências tecnológicas do mercado. Sendo assim, é
possível assinar documentos a qualquer momento, em qualquer lugar.
Colaboradores e prestadores de serviços trabalhando e vivendo em locais
remotos, podem formalizar e regularizar documentos requeridos pela empresa por
meio da assinatura eletrônica. Executivos também podem viajar e se deslocar
para qualquer local que poderão assinar importantes documentos de forma remota
e com segurança.
– Validade Jurídica
Os profissionais de RH podem utilizar, dependendo da situação, tanto a assinatura digital (que utiliza um certificado digital), quanto outros tipos de assinaturas eletrônicas (que não necessitam de um certificado digital para assinar). A assinatura eletrônica (sem certificado) pode ser utilizada, por exemplo, em marcação de pontos, holerites, concessão de férias e benefícios. Já a assinatura digital (com certificado digital), pode ser empregada no acesso dos serviços de órgãos públicos como o eSocial e em documentos de Saúde e Segurança do Trabalho, como veremos mais adiante.
Vale lembrar que a assinatura
digital possui validade jurídica inquestionável, conforme instituído na MP
2.200-2, que equipara a assinatura digital à assinatura de próprio punho. Já os
demais tipos de assinaturas eletrônicas necessitam de evidências técnicas para
eventual comprovação de autoria. Contudo, o Artigo 107 do código civil, salienta:
“A validade da declaração de vontade não dependerá da forma especial, senão
quando a lei expressamente a exigir”. Então, concluímos que outros tipos de
assinatura eletrônica também estão em conformidade com dispositivos da
legislação.
– Melhor experiência
Quando se implementa a marcação de
ponto eletrônico, por exemplo, os colaboradores podem marcar o ponto por meio
de variados dispositivos e gerir as suas horas de forma digital com facilidade.
Logo, a experiência é melhor.
Compliance e Legislações na área de RH
Ao utilizar os serviços de formalização digital o RH está respaldado por diversas legislações para cumprir as regras cada vez mais rígidas de políticas da empresa e de leis e outros padrões de controle exigidos pelo mercado. A Lei da Liberdade Econômica (13.874), sancionada em 2019, menciona sobre a emissão da carteira de trabalho preferencialmente pelo meio eletrônico (carteira de trabalho digital) e é criado um sistema mais simplificado do eSocial.
Ademais, a Portaria nº 211 de
11/04/2019, que dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônica de documentos
relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho, passou a ser obrigatória em todas
as empresas em 2021 e trata da previsão explícita da utilização da Assinatura
Digital (realizada por meio de um Certificado Digital) desde que, em
conformidade com os padrões determinados pela ICP-Brasil – Infraestrutura de
Chaves Públicas Brasileira. Embora os documentos relacionados à Segurança e
Saúde no Trabalho não sejam de total incumbência da Área de RH, há estreita
relação visto que geralmente os profissionais de recursos humanos aplicam
técnicas no âmbito da saúde ocupacional e segurança do trabalho, seja
diretamente ou em forma de intermediação entre empresas terceirizadas.
Nenhum comentário:
Postar um comentário