Priorizar o digital é o caminho a seguir para organizações
se manterem competitivas no mercado. Nosso Relatório sobre o Estado da
Indústria de 2023 revelou que 43% dos entrevistados pretendem aumentar o
investimento em repositório/gestão de documentos digitais nos próximos 12
meses, embora as restrições orçamentais tenham sido listadas como um desafio
para muitos dos mesmos entrevistados.
Não é à toa que as empresas têm buscado por soluções de
armazenamento digitais, já que os benefícios são inúmeros e vão da conformidade
à acessibilidade.
A seguir, trago alguns motivos e benefícios que o
armazenamento digital traz para as organizações.
Disponibilidade e agilidade
Um colaborador pode gastar em média 1,8 horas por dia
procurando informações, ou seja, mais de nove horas por semana. O tempo que
deveria ser empregado em atividades mais estratégicas é despendido tentando
localizar arquivos.
O armazenamento digital permite que os documentos críticos
para o negócio estejam prontamente disponíveis em um ambiente organizado e
estruturado, podendo ser localizados e acessados rapidamente.
Além disso, a digitalização oferece maior precisão e
velocidade em comparação aos processos manuais, com menos erros. O processo
altamente escalável acomoda maiores volumes de dados e, ao mesmo tempo, reduz
os custos do trabalho manual.
Segurança e Acesso
As organizações necessitam de um método seguro e eficiente
para acesso e compartilhamento desses documentos. No entanto, os dados mostram
que as empresas precisam melhorar a forma como compartilham documentos.
Um relatório recente sobre perda de dados do Egress revelou
que 80% dos funcionários usam e-mail para compartilhar dados e documentos
confidenciais com partes internas e externas. Além disso, o relatório indicou que
83% das empresas já sofreram violações de dados por e-mail.
Com um armazenamento digital a organização tem o controle de
quando o documento é acessado e por quem, além de poder restringir o acesso
apenas para visualização, para que nenhuma cópia seja feita ou encaminhada,
além de permitir a criptografia destes documentos, conferindo ainda mais
segurança.
Localização
Em organizações que estão geograficamente dispersas, com
escritórios em diferentes estados, cidades ou até mesmo países, a troca de documentos
físicos é um desafio.
A digitalização de documentos resolve o problema geográfico
ao tornar as informações acessíveis de qualquer lugar, gerando inclusive
redução de custos com remessas de papéis para outras filiais, e evitando riscos
de perda de documentos e até de cópias não autorizadas.
Tornar seus documentos digitais não faz sentido apenas do
ponto de vista organizacional, é também a maneira número um de garantir a
segurança e a proteção a longo prazo de seus registros.
Inon
Neves- vice-presidente sênior da Access Latam
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