“Vocês estão vendo minha tela?”. “Seu microfone está fechado”. Talvez essas sejam algumas das frases que mais falamos e ouvimos na rotina de trabalho nos últimos doze meses. As reuniões online vieram para ficar e aparentemente sem data para acabar. Algumas vezes motivadas pela falta de contato, outras pela falta de confiança, mas o fato é que nem sempre elas precisariam durar o tempo que têm durado. E muitas delas nem deveriam ser realizadas.
Para ter uma ideia do número de profissionais que
tiveram esse formato de reuniões incluído na rotina, basta observar a
quantidade de empresas em regime de home office. De acordo com o relatório
Demanda por Talentos no Cenário Atual, divulgado pela Robert Half, entre abril
e dezembro de 2020, 80% das vagas trabalhadas pela consultoria de recrutamento
eram para trabalho remoto: um aumento de 75%, se comparado às vagas ofertadas
em 2019.
E não há como negar que o formato pegou muitos
gestores e líderes despreparados para os desafios dessa modalidade. A clássica
frase “essa reunião poderia ter sido um e-mail” já se tornou viral na internet
e, consequentemente, demonstrou que o problema não atinge somente uma ou duas
empresas, e sim todo o mercado. Para os gestores, essa brincadeira pode servir
de alerta: como posso otimizar as reuniões do meu setor?
O primeiro passo para reduzir o tempo e frequência
das reuniões é definir o formato de comunicação que a equipe irá usar e deixar
isso claro para todos. Canais de contato transparentes e claros auxiliam na
comunicação do dia a dia e evitam a necessidade de fazer reuniões para
esclarecer dúvidas ou entraves da rotina de trabalho.
Porém, se a reunião for inevitável, adotar medidas
para mantê-la organizada e produtiva são essenciais. Uma periodicidade bem
definida é um dos passos que podem auxiliar. Se a equipe souber a data das
reuniões e o objetivo claro desse encontro virtual, poderão preparar o material
previamente e deixar a discussão mais assertiva. Além disso, compartilhar com
todos uma pauta prévia do que será conversado e também uma ata com prazos,
atividades e os responsáveis por cada atividade ao final do encontro fazem o
fluxo de trabalho funcionar de forma mais ágil e prática.
Outro ponto importante é entender exatamente quem
deve participar de cada reunião. A ideia de chamar a equipe toda, para deixar todos
cientes de uma nova atividade, pode parecer inclusiva, mas toma mais tempo e
pode gerar o sentimento de repulsa, pelo fato de a pessoa estar em mais um
encontro sem necessidade. Para resolver isso, o ideal é chamar somente os
envolvidos diretos e, para informar a todos, usar os canais de comunicação
definidos, como e-mail, grupos em aplicativos de mensagem direta ou plataformas
internas. E, para aqueles que forem convocados para o encontro virtual, é
essencial pontuar a importância de ligarem suas câmeras, isso torna a reunião
mais interativa e mostra o interesse de cada participante, já que, deixando a
câmera desligada, não é possível identificar se os participantes estão mesmo
atentos ao conteúdo.
Além da importância para aumentar a qualidade do
trabalho e a produtividade durante o home office, as reuniões também são uma
excelente ferramenta para que o gestor entenda sua equipe e gere uma conexão
com os colaboradores nesse período difícil. Por isso, utilizar esses
encontros para se aproximar das pessoas, identificar problemas que afetam o
trabalho e entender os desafios da vida pessoal para poder oferecer auxílio
àqueles que demonstrarem dificuldades podem ser táticas assertivas. Afinal,
essa reunião também pode ser uma demonstração de empatia!
Matthias Schupp - CEO da Neodent e EVP do Grupo
Straumann da América Latina
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