Uma
mensagem passada de maneira clara e concisa reforça características positivas
de quem a transmite. Demonstra, por exemplo, que esse comunicador conhece bem o
contexto em que executa a sua fala, bem como o objetivo a que se propõe o
conteúdo informado. Para alcançar a clareza e a concisão que cada situação
requer, precisamos examinar dois conceitos fundamentais: assertividade e
objetividade.
Uma
e outra serão demandadas de acordo com as especificidades da ocasião. A
comunicação assertiva é aquela que entrega, logo no começo, o principal – a
parte mais importante e imprescindível da informação. Trata-se da essência da
mensagem, que nesse primeiro momento já deve ficar evidente para quem recebe o
comunicado.
A
partir desse essencial, informações complementares que sejam menos fundamentais
para o entendimento do tema em questão serão fornecidas de acordo com a demanda
das pessoas receptoras, que vão sinalizar o aprofundamento que desejam dar ao
assunto segundo suas percepções iniciais particulares.
Como
indiquei já no começo do artigo, a eficácia na condução desse processo de
comunicação depende muito do preparo e do planejamento do comunicante. Cabe a
ele ter o conhecimento preciso do propósito da mensagem a ser transmitida. E,
norteado por essa intenção, “vestir” a comunicação com a entonação apropriada
da voz.
O
tom pode ser de acolhimento. Ou pender para o comando, a orientação. Pode ser
de questionamento, convidando os ouvintes para um debate de ideias ou abrindo
espaço para que façam perguntas.
Erros
na modulação da voz podem prejudicar e distorcer a maneira pela qual o conteúdo
é absorvido. Podem tornar o discurso agressivo ou fazer com que soe inadequado.
A tonalidade precisa combinar com a mensagem; ambas precisam ser harmonizadas e
coerentes entre si.
O
papel do emissor tem de ser considerado nessa calibração. Os tipos de pergunta
que receberá provavelmente estarão relacionados ao seu nível de decisão e
influência sobre o tema. Se ele é um gestor que comunica uma reestruturação na
empresa, o quanto essas medidas foram arquitetadas com a sua conivência? Ele
será cobrado por isso durante sua explanação. Nesse sentido, vale ressaltar,
novamente, a importância da clareza na comunicação, até nos questionamentos
para os quais o emissor não tenha respostas. Nesse caso, o melhor é ser direto
ao dizer que irá atrás das informações que ainda não possui.
O
recurso da objetividade, por sua vez, está intimamente ligado à urgência na
transmissão da mensagem. Em geral, trata-se de uma informação que precisa ser
passada com muita rapidez para a realização imediata de uma ação. Imaginem uma
situação emergencial em que um determinado recinto precise ser esvaziado
rapidamente. O orientador que comunicará essa instrução tem de ir direto ao
ponto ao pedir aos presentes que se retirem, inclusive dando ao tom de voz o
imperativo da celeridade no processo, mas preocupando-se em não causar pânico
em sua maneira de comunicar. Ele deve ser claro e objetivo na transmissão, mas
não pode soar como se estivesse anunciando o apocalipse. E deve ter em mente
que seu tempo é escasso.
Existe
um aspecto na abordagem de assertividade e objetividade na comunicação que é
mais acentuado entre os brasileiros. Somos um povo muito atento ao acolhimento,
à afabilidade. Sob esse viés, muitas vezes as pessoas evitam uma fala mais
direta, sem rodeios, com medo de prejudicar o relacionamento com a outra parte.
No entanto, é possível ser firme, convicto e cirúrgico na fala sem ser rude ou
ríspido. A impressão a ser passada depende muito da entonação. Uma voz mais suave
se torna acolhedora. A postura de abrir-se para perguntas e dúvidas também
favorece o conforto de quem recebe uma informação que, em essência, seja dura
ou impactante. Além disso, quem dá voltas para chegar ao ponto principal pode
passar a impressão de uma tentativa de enrolar o outro e disfarçar o que
precisa ser dito de fato.
Assertividade
e objetividade requerem treinamento. É necessário preparar-se para adequá-las
aos contextos em que se dará a comunicação. Quanto mais se pratica, mais se
desenvolve a competência de transmitir uma mensagem com eficácia. É um
aprendizado fundamental para otimizar o tempo despendido nas interações entre
as pessoas, tornando esses encontros produtivos e emocionalmente confortáveis
para todas as partes envolvidas.
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