Com a chegada de um novo ano, novas
metas são traçadas. E os objetivos não são estabelecidos apenas por pessoas
físicas, mas as instituições também precisam desse planejamento. Em cenário
desafiador para as instituições de ensino, a gestão financeira torna-se
fundamental para reduzir desgastes administrativos e começar o ano longe do
vermelho.
O isaac, empresa
que assegura mensalidades e oferece soluções para a gestão financeira de
escolas, separou dicas que vão organizar as finanças da sua escola de forma
prática e eficaz. Assim, a organização da escola fica mais fluida, sem dores de
cabeça e estresse. Confira:
1. Organize o fluxo de caixa
Ao longo do mês, a entrada de capital
não acontece nos mesmos dias e no mesmo ritmo em que as contas chegam. Por
isso, gerir o fluxo de caixa com precisão faz toda a diferença para garantir o
melhor resultado sem preocupações e estresse. É crucial lembrar de salários,
aluguéis, segurança, internet, limpeza e manutenção. Também entram na lista a
aquisição de materiais de escritório e um valor para emergências, podendo ser
calculado para períodos mais longos.
2. Diferencie os tipos de gastos
Existem os gastos, os custos e as
perdas. As diferenças entre eles são um tanto sutis, mas decisivas para a
qualidade da gestão financeira de uma escola. Os gastos envolvem a manutenção
da estrutura, como as contas mensais de serviços essenciais como água, luz,
telefone e internet. Não têm impacto direto na atividade principal, mas são
fundamentais para a prestação de serviços com qualidade.
Já os custos são todos os valores
financeiros que envolvem a operação da instituição, como os salários de
professores e demais colaboradores, por exemplo. Se os gastos podem ser
reduzidos com ações de gestão, os custos são mais difíceis de cortar sem
prejudicar a operação. Por fim, as perdas são gastos imprevistos que não trazem
retorno para a escola, mas são cruciais para que ela continue operando. É o
caso da queima de um roteador de internet, por exemplo.
3. Gerencie os pagamentos
Entender o que e quando pagar vai
além de simplesmente olhar para o vencimento das contas – que podem ser
renegociadas em alguns casos. Algumas oferecem descontos quando adiantadas,
enquanto outras geram juros e multas elevadas em caso de atraso. Entender a
particularidade de cada despesa permite uma gestão mais organizada e
possibilita terminar o mês com as contas em dia.
4. Corte custos
Cuidado com o desperdício de água,
lâmpadas de maior eficiência, instalação de janelas para maior acesso à luz
natural e uso de soluções criativas e inovadoras, como cisternas e placas de
energia solar são algumas iniciativas que podem reduzir os custos da sua
escola.
Diversas ações ajudam a economizar e
ainda geram impactos positivos relacionados à educação e ao meio ambiente.
5. Produza relatórios
Relatórios financeiros são muito
importantes para reunir dados e chegar a conclusões daquele determinado mês,
podendo ser compartilhado com as equipes de gestão e administração. Quando
conduzidos de forma transparente e clara, é possível extrair informações
essenciais para as escolas trabalharem na redução de custos e ganho de
eficiência.
6. Renegocie as dívidas
O planejamento financeiro também
envolve a busca por soluções não preventivas para problemas presentes na
instituição. É o caso de dívidas em aberto, em que a escola pode buscar por
negociações a fim de minimizar os danos e manter o controle das finanças em
dia.
7. Planeje o futuro
Existe uma série de ações que têm
relação direta com a qualidade dos serviços ofertados pelas escolas. Entre elas
incluem-se a troca de equipamentos, entre computadores e lousas digitais,
passando por laboratórios de ponta. Também a manutenção da infraestrutura
física, expansão para novas filiais ou até mesmo a ampliação da escola com
novas salas de aula.
A organização financeira permite
investir no crescimento da escola e planejar um futuro ainda melhor, aumentando
a qualidade de ensino e a gama de serviços oferecidos.
8. Utilize a tecnologia
Boa parte da gestão financeira pode
ser automatizada com ferramentas inteligentes que facilitam o trabalho do setor
administrativo de uma escola. A contabilidade, por exemplo, passa a monitorar
com maior segurança todas as mudanças na legislação tributária.
Já o RH consegue mapear com níveis
inéditos de eficácia o pagamento de salários e benefícios, além do
gerenciamento dos períodos de férias de colaboradores, conforme a legislação
vigente. O setor de contas a pagar, por sua vez, pode abandonar as antigas
planilhas preenchidas manualmente em nome de soluções mais ágeis e com menor
margem para erro.
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