Empreender não é uma tarefa fácil. Muito menos, ter sucesso na gestão do negócio sem o auxílio de ferramentas que garantam a otimização e segurança do controle de dados financeiros e contábeis de uma empresa.
Nesse cenário, a busca pela terceirização das
atividades financeiras – conhecida como Business Process Outsourcing (BPO) –
vem se tornando o foco de investimento de muitas companhias, a fim de servir
como forte apoio na tomada de decisões estratégicas.
Além de potencializar o desempenho da companhia no
mercado, uma empresa especializada em tais serviços é extremamente importante
para trazer uma estrutura de gestão financeira mais robusta à organização.
Afinal, a falta de gerenciamento adequado é o motivo de falência de seis em
cada dez negócios no país, segundo dados do IBGE.
Sendo assim, a única forma de driblar essa
estatística é, sem dúvidas, contratando um parceiro com grande expertise no
ramo, capaz de trazer os insights certos para otimizar os processos internos.
Entretanto, é preciso fazer essa contratação com cuidado, evitando os cinco
maiores erros abaixo:
#1 Terceirizar tarefas núcleo do seu negócio: O processo
de terceirização das atividades financeiras de toda empresa deve estar focado
no âmbito operacional do negócio e, não em seu núcleo de gestão. Afinal, apenas
essa área terá a visão geral necessária para auxiliar na melhor tomada de
decisões da companhia, com foco nos objetivos desejados.
#2 Não fornecer todos os detalhes necessários: A falta de
fornecimento de todas as informações fiscais do negócio certamente irá
comprometer a eficiência do processo de BPO. As companhias devem compartilhar
todos os seus detalhes financeiros e suas particularidades, mesmo que
demonstrem uma certa fragilidade da empresa. Só assim o parceiro terá
capacidade de entender suas reais necessidades, lacunas e o que deve ser feito
para prestar um serviço de qualidade.
#3 Superestimar a economia de custo: Muitos
empreendedores buscam a terceirização de inúmeros serviços, acreditando que
terão uma economia de custo. Mas, essa não é uma regra geral. Em qualquer
trabalho prestado, sempre existirão pessoas na outra ponta operando com a mesma
qualidade e empenho para trazer as metas desejadas. Por isso, não foque a busca
pelo BPO na redução de gastos, pois ele demandará uma equipe preparada para
suprir qualquer demanda inesperada.
#4 Iniciar a terceirização sem planejamento: Nenhuma
estratégia organizacional alcançará os resultados desejados, sem planejamento.
Na terceirização fiscal, é indispensável analisar e organizar todos os sistemas
que serão utilizados, se a base cadastral está preparada e completa para ser
repassada para o parceiro, assim como todos os outros dados necessários para o
processo. A falta de preparo e estudo adequado, com certeza irá comprometer o
andamento dos procedimentos.
#5 Não analisar o melhor modelo para o seu negócio:
Toda empresa deve escolher o modelo de BPO mais adequado para o seu
negócio. São diversas opções disponíveis no mercado, desde as mais completas
até parciais voltadas à determinados setores, a serem adaptadas para cada
negócio. Cada uma possui seu propósito e foco de atuação, que deve ser
selecionado com base nas particularidades da empresa, seu ramo de atuação e o
que desejam conquistar.
Muito mais do que uma empresa especializada, um
prestador de serviços de BPO deve ser entendido, acima de tudo, como um
parceiro para o negócio. Com grande expertise na gestão fiscal, a escolha certa
deve ser baseada na confiança. Afinal, ele será o responsável não apenas por
trazer mais segurança ao gerenciamento econômico da companhia, como seu
consequente crescimento e destaque no mercado.
Renata Melloni - diretora do BPO financeiro,
contábil e fiscal na b2finance
b2finance
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