As empresas estão preparadas para a era digital?

Aos poucos, a sociedade sem papel vem se tornando uma realidade. As memórias estão deixando o mundo tátil e real e passam a ser concentradas em nuvem, na virtualidade. Isso vale não só para Pessoa Física, com o registro de fotos e comprovantes de pagamentos, por exemplo, como também para Pessoa Jurídica, justamente no país onde a alta burocracia exige diariamente a geração de grande volume de documentos. Essa transformação traz a certeza de uma sociedade voltada ao mundo virtual e, ao mesmo tempo, um enorme desafio. Será que as empresas do país estão preparadas para a era digital?

Independentemente do ramo de atuação e do porte, são muitas as empresas que vivem o dilema de manter os documentos em forma de papel ou de acompanhar a modernização e transformar tudo em documentos digitais. Qualquer que seja a decisão, há vantagens e desvantagens envolvidas, exigindo que a política dessa gestão documental seja bem analisada e discutida entre os gestores empresariais. A tomada de decisão deve ainda levar em conta os aspectos jurídicos e a legislação pertinente à guarda de cada tipo de documento e/ou informação.

Na versão digital, a vantagem é o tempo de resposta na localização das informações. Em contrapartida, há a angústia causada pelo fato de não ter a sensação tátil do que buscamos e nem a certeza de que iremos ter aquilo que não vemos. Tais características podem ser consideradas as desvantagens desse modelo de armazenamento.

Do outro lado, empresas que optam em permanecer no formato papel podem ter tempo de resposta maior na localização das informações, mas com a vantagem de não viver essa angustia, que podemos afirmar estar presente principalmente na geração da transição.

Fato é que a tecnologia avança e segue possibilitando ao homem uma série de praticidades. Esse avanço, porém, acontece numa velocidade muito superior à de nossa adaptação, sem termos certeza de que essa adaptação será plena e suficiente para que larguemos de vez documentos e informações em seu formato palpável.

No país em que o excesso de burocracia já nos deixa inseguros na condução dos negócios, a substituição do papel pela digitalização documental e virtualidade ainda deve demorar bons anos – se ela realmente acontecer.

Marco Antonio Colitti - diretor da Acop Files, especializada na guarda e gestão de documentos, informações e material biológico/patológico.