Especialistas recomendam a
digitalização de registros de segurança do trabalho com uso da inteligência
artificial para atender às novas exigências legais e evitar multas, ações
judiciais e interdições
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A fiscalização e autuações relacionadas à Norma Regulamentadora nº
1 (NR1), que estabelece as diretrizes gerais de Segurança e Saúde no Trabalho
no Brasil, terão início em maio de 2026 e as empresas devem se atualizar sobre
suas exigências, especialmente no que diz respeito à documentação obrigatória.
A medida do governo reforça a necessidade de que empresas mantenham registros
atualizados, rastreáveis e preferencialmente digitais para comprovar a adoção
de medidas de prevenção e proteção aos trabalhadores.
A fiscalização do trabalho tem se tornado mais
rígida, com atenção crescente aos riscos psicossociais. Somente em 2025, 546.254
afastamentos do trabalho foram concedidos por transtornos mentais e
comportamentais no Brasil, segundo dados do Ministério da
Previdência Social. O número representa um aumento de cerca de 15% em
relação a 2024.
A NR1 funciona como uma espécie de norma “guarda-chuva”,
orientando a aplicação das demais normas regulamentadoras. No centro dessas
diretrizes está a gestão documental, que passa a ter papel estratégico na
conformidade legal. Todos os documentos relacionados à segurança e saúde do
trabalho precisam não apenas existir, mas estar atualizados e disponíveis para
consulta imediata.
Entre os principais registros exigidos estão o Programa de
Gerenciamento de Riscos (PGR), que deve conter um inventário detalhado dos
riscos ocupacionais e um plano de ação para mitigá-los, as avaliações de risco,
os registros de treinamentos, as ordens de serviço de SST, a ficha de entrega
de EPIs e os planos de ação corretiva e preventiva. Todos podem ser mantidos
digitalmente, desde que garantam autenticidade, integridade e
confidencialidade, conforme os padrões da certificação ICP-Brasil.
“A empresa não pode mais se limitar a cumprir a norma no papel. É
preciso demonstrar, com evidências concretas, que há um processo contínuo de
monitoramento e prevenção. Isso só é possível com uma gestão documental
estruturada e confiável”, afirma Willian Valadão, CEO da Dynadok, startup especializada em
automação de documentos com inteligência artificial (IA).
A responsabilidade pela guarda e atualização dos documentos recai
legalmente sobre o empregador. No entanto, setores como SESMT, RH e CIPA
(quando existentes) são essenciais para operacionalizar esse controle. A
delegação de tarefas, contudo, não exime a empresa de responder em caso de
falhas ou omissões.
As consequências da má gestão documental podem ser graves: multas,
ações trabalhistas, interdições e danos à reputação institucional. Na visão de
especialistas, automatizar esse processo é a maneira mais eficaz de garantir
segurança e conformidade com a NR1. Soluções digitais de gestão documental já
oferecem recursos como centralização de arquivos, controle de acesso, emissão
de relatórios técnicos e alertas automáticos para vencimentos de treinamentos e
EPIs. “A automação torna o processo de controle documental muito mais
eficiente. Além de reduzir riscos e retrabalho, ela fortalece a cultura de
segurança da empresa com base em dados reais e acessíveis”, explica Valadão.
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