Um longo caminho foi percorrido até que as empresas finalmente entenderam que a principal estratégia para obtenção de sucesso é investir em pessoas. Apesar de estarmos sempre em busca de automatizações e análise de dados, são as pessoas que acabam fazendo a diferença em um negócio, através de sua interpretação de dados e insights voltados para a ação. Com isso, o RH se tornou protagonista deste movimento, e para que seja cada vez mais estratégico seus times precisam simplificar cada vez mais suas operações, para isso estão se aliando à tecnologia, e assim digitalizando grande parte dos seus processos.
Papel, papel e mais
papel
Com uma grande demanda
de processos legais, o RH se vê em meio à muitos processos baseados na
assinatura de documentos, gerando grande demanda de gestão de documentos
físicos e alta complexidade e tempo de espera para a finalização dos processos.
É neste momento que a assinatura eletrônica pode ajudar.
O que é uma assinatura
eletrônica?
Assinatura eletrônica
é um termo amplo, que abrange todas as formas de subscrição que utilizam de
meios tecnológicos para sua efetivação, contemplando inclusive a assinatura
digital. Sendo breve, a assinatura eletrônica é uma maneira de autenticar
documentos, sem a necessidade de utilizar a assinatura manual em papel.
A assinatura
digital, é uma assinatura eletrônica que é assegurada por um certificado
digital. Existem diversos tipos de certificados digitais e estes são emitidos e
controlados pelo ICP Brasil. Apesar da variedade, todos os tipos garantem as
premissas básicas para a validação de um documento, sendo elas:
• Integridade: Garantia de que o
documento não sofreu alteração após a sua assinatura, essa premissa é cumprida
através do registro da data e horário da assinatura e das modificações
realizadas no documento, caso o documento sofra alguma alteração após o momento
da assinatura, esta deixa de ter validade.
• Autenticidade: Garantia de que a
pessoa que está assinando o documento é realmente quem alega ser. Essa premissa
é cumprida através o certificado digital e também por meios de autenticação,
como acesso com login e senha em ambiente seguro e registro do IP do
equipamento utilizado no momento da assinatura.
• Não repúdio: Garantia de que quem
assinou o documento não possa negar sua validade. Ao assinar um documento (de
forma eletrônica ou não), automaticamente cumprimos com esta premissa.
Mas a assinatura
eletrônica possui validade jurídica?
Sim. A assinatura
eletrônica já é amplamente utilizada, inclusive em órgãos públicos. Legalmente,
a assinatura eletrônica é respaldada pela Medida Provisória 2.200/2001-2.
Inclusive, o parágrafo 2 do artigo 10 da Medida provisória deixa clara a
possibilidade da utilização deste recurso:
"O disposto nesta
Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da
autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que
utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas
partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento."
A Medida Provisória em
questão foi publicada em um momento que não era necessário uma MP ser
convertida em lei para ter validade após 120 dias, o que faz com que esta seja
válida até o presente momento.
Mas e os benefícios
trabalhistas? O funcionário conseguirá obtê-los sem dificuldades?
Essa é uma das
perguntas mais comuns entre os times de recursos humanos. Com a assinatura
eletrônica o funcionário consegue dar entrada e sacar benefícios como o FGTS ou
seguro-desemprego? No meio de uma revolução digital, os processos estão
migrando cada vez mais para um formato simplificado, o próprio Governo do
Estado e a Caixa Econômica Federal já possibilitam o saque de tais benefícios
de forma eletrônica através de aplicativos.
Mas se mesmo assim
ainda houver dúvidas, se pode tranquilizar muitos locais já utilizam este
modelo de assinatura e seus ex-funcionários não tiveram dificuldades para
obterem seus benefícios.
A digitalização dos
processos de RH é uma realidade e a assinatura eletrônica é apenas uma parte
deste todo. E o seu time? Como enxerga essas mudanças e como vocês estão
adaptando seus processos para essa realidade?
Rodrigo Ferreira -
especialista de Sucesso do Cliente, da Medei
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