Dificuldades ao implementar o home office nas empresas,
problemas de proteção de dados, falta de controle e monitoramento da equipe,
esses são alguns dos problemas que podem ser evitados por meio do compliance;
especialista lista cinco momentos em que o compliance ajuda a lidar com os
desafios da pandemia
Muitas
empresas estão com dificuldade para lidarem com a implementação de home
office exigida devido a pandemia do novo coronavírus. A falta de programas
de compliance e sistemas de cibersegurança tornaram o cenário ainda mais
alarmante. Para se ter ideia, cerca de 97% das instituições já adotaram o
Programa de Integridade, segundo a 4ª edição da Pesquisa Maturidade do
Compliance no Brasil, realizada este ano pela KPMG. Mesmo com o compliance
ganhando força nos últimos anos, muitas organizações ainda procuram formas de
adotar sistemas que evitam riscos e fraudes, além de prezar pela segurança de
todos.
De
acordo com o advogado Rubens Leite, sócio-gestor da RGL Advogados, o compliance
surgiu no Brasil com a Lei Anticorrupção Brasileira 12.846/2013 no sentido de
criar procedimentos dentro das empresas, com foco de prevenir a corrupção e
criar mecanismos internos de monitoramento e controle. Por consequência, esses
programas tomaram corpo e hoje se fala em compliance de forma ampla, tendo
vertentes como o compliance de consumidor, o compliance trabalhista e o mais
recente compliance de proteção de dados. “A implementação desse programa
é essencial para que as empresas passem a criar ferramentas e mecanismos de
gestão e de controle a fim de evitar problemas de diversas ordens. Nesse
momento que as empresas foram impactadas e sofreram uma ruptura brusca dentro
da sua rotina, seja por mudar a dinâmica interna nas companhias, ou pelo
próprio home office, temos uma importância grande do programa de
compliance, porque ele deve olhar para essas mudanças e adaptar toda essa
conformidade com as normas internas e externas, como a legislação por exemplo”,
explica o especialista.
Ainda
de acordo com ele, a tendência é que o compliance ganhe ainda mais espaço
após a pandemia, já que as empresas, estão enxergando cada vez mais a
necessidade de se ter mecanismos de cumprimento, monitoramento e controle, a
fim de garantir a segurança de todos os colaboradores. “O funcionário também
ganha com o compliance na medida em que tem a segurança do processo que ele
esta como parte envolvida e também vai ter o seu resultado mais garantido.
Então esse monitoramento e controle de forma remota, que agora se impõe nas
empresas é essencial e acredito que veio para ficar”, revela Rubens
Leite.
Abaixo,
o Rubens lista cinco momentos em que o compliance ajuda a lidar com os desafios
da pandemia. Confira:
Facilita
a adaptação do home office: os maiores desafios que as empresas
estão enfrentando é a ruptura com o procedimento natural. “Algumas companhias já
possuíam processos escritos e tiveram que adaptá-los ao home office de
forma bem ágil para que não houvesse espaço para rupturas. As empresas que não
tinham programas de compliance e que tinham a sensação de que não era
necessário implementar mecanismos de monitoramento e controle, exigência de
cumprimento de normas externas e internas, acabaram por enxergar a
essencialidade de se ter programa de compliance, que vai trazer, por exemplo,
um código de ética e conduta, um regimento interno, um canal de denúncia e até
implantar ferramentas de comunicação mais efetivas. Essas normas internas vão
dispor sobre o comportamento dos colaboradores em relação a organização e
trarão a adaptação dessas normas com o home office, podendo ser
totalmente prevista dentro deste cenário. A partir disso, é possível
garantir a transparência, evitar desvios, e alcançar a segurança da informação,
bem como, os controles de produtividade e desempenho das empresas”, conta o
especialista.
Monitoramento
e controle mesmo em home office: muitos procedimentos internos que antes
eram desenhados com base na realidade física dentro das empresas, agora acabam
sofrendo alterações, já que surgem novas realidades em razão do home office.
“Muda-se muita coisa quando se trabalha remotamente, portanto é preciso que se
revise esses processos internos, a ponto de garantir a estabilidade do controle
e do monitoramento dos atos internos da organização, durante o trabalho
remoto”, complementa o advogado.
Processos
internos organizados: quando se tem um programa de compliance
sólido é possível ter todos os processos internos da organização descritos e
claros com transparência, pontos de checagem e rastreabilidade, seja ele focado
na proteção de desvios de conduta, até na relação com o consumidor, colaboradores
e terceiros. “Com procedimentos internos claros e objetivos, você consegue
monitorar muito melhor a atuação de todas as áreas da organização. Por exemplo,
no caso do compliance na área financeira, há uma redução do prejuízo muito
grande, porque com todos esses mecanismos de controle evita-se inconsistências
financeiras, seja por ato intencional ou não. De outro lado, por exemplo, o
compliance de consumidor deve ser levando em conta e, eventualmente, revisto
justamente pela transformação digital que a pandemia trouxe, gerando muitas
mudanças nas políticas de vendas e de pós venda, que devem estar de acordo com
a lei. Por fim, o compliance trabalhista é igualmente essencial, porque houve
uma alteração muito grande na prestação de serviços dos colaboradores. Essas
mudanças devem ser analisadas e se implantar ferramentas de proteção, como
aditivos contratuais, monitoramento de satisfação e de infraestrutura para o
desempenho do trabalho”, diz Rubens Leite.
Proteção
de dados aliada ao home office: “O compliance de proteção de dados é
também uma modalidade que é fundamental durante o trabalho remoto. Isso porque,
dentro das dependências físicas da organização existe um sistema fechado,
normalmente tem uma rede e monitoramento de diversas frentes. Agora muitas
empresas em home office estão trabalhando com os dados de clientes, de
fornecedores e de funcionários, que tinham acesso anteriormente, mas agora de
casa, então isso faz com que haja uma preocupação com violações ao tratamento
de dados, como o vazamento ou algum uso alheio àquele inicialmente proposto,
seja intencional ou também não intencional, porque quase todos os colaboradores
estão utilizando sinais de internet pessoais, sistemas ou computadores que
possam expor algum risco. Então esse ponto do compliance de proteção de dados é
fundamental e precisa ser analisado também”, alerta o especialista.
Adote
um sistema de compliance: uma das formas de implementar o
sistema de compliance é por meio da contratação de uma consultoria
especializada para que ela possa realizar um diagnóstico interno, de risco, uma
análise de risco das informações ali prestadas e possa também garantir que se
construa uma série de regramentos que vão permitir, por exemplo, que haja um
código de conduta, políticas essenciais, canais de denúncias, comunicação, etc.
“As empresas que possuem um sistema de compliance sólido, acabam por garantir
monitoramento e controle sobre os processos internos, gerando segurança e
estabilidade, bem como, de forma mais macro, a valorização da marca, demonstrando
transparência e credibilidade para o mercado externo, então esses são alguns
dos principais benefícios que o programa de compliance traz”, finaliza Rubens
Leite, advogado e sócio-gestor do RGL Advogados.