Cinco medidas de compliance para ajudar as empresas na pandemia

Dificuldades ao implementar o home office nas empresas, problemas de proteção de dados, falta de controle e monitoramento da equipe, esses são alguns dos problemas que podem ser evitados por meio do compliance; especialista lista cinco momentos em que o compliance ajuda a lidar com os desafios da pandemia

Muitas empresas estão com dificuldade para lidarem com a implementação de home office exigida devido a pandemia do novo coronavírus. A falta de programas de compliance e sistemas de cibersegurança tornaram o cenário ainda mais alarmante. Para se ter ideia, cerca de 97% das instituições já adotaram o Programa de Integridade, segundo a  4ª edição da Pesquisa Maturidade do Compliance no Brasil, realizada este ano pela KPMG. Mesmo com o compliance ganhando força nos últimos anos, muitas organizações ainda procuram formas de adotar sistemas que evitam riscos e fraudes, além de prezar pela segurança de todos.

De acordo com o advogado Rubens Leite, sócio-gestor da RGL Advogados, o compliance surgiu no Brasil com a Lei Anticorrupção Brasileira 12.846/2013 no sentido de criar procedimentos dentro das empresas, com foco de prevenir a corrupção e criar mecanismos internos de monitoramento e controle. Por consequência, esses programas tomaram corpo e hoje se fala em compliance de forma ampla, tendo vertentes como o compliance de consumidor, o compliance trabalhista e o mais recente compliance de proteção de dados.  “A implementação desse programa é essencial para que as empresas passem a criar ferramentas e mecanismos de gestão e de controle a fim de evitar problemas de diversas ordens. Nesse momento que as empresas foram impactadas e sofreram uma ruptura brusca dentro da sua rotina, seja por mudar a dinâmica interna nas companhias, ou pelo próprio home office, temos uma importância grande do programa de compliance, porque ele deve olhar para essas mudanças e adaptar toda essa conformidade com as normas internas e externas, como a legislação por exemplo”, explica o especialista. 

Ainda de acordo com ele, a tendência é que o compliance ganhe ainda mais  espaço após a pandemia, já que as empresas, estão enxergando cada vez mais a necessidade de se ter mecanismos de cumprimento, monitoramento e controle, a fim de garantir a segurança de todos os colaboradores. “O funcionário também ganha com o compliance na medida em que tem a segurança do processo que ele esta como parte envolvida e também vai ter o seu resultado mais garantido. Então esse monitoramento e controle de forma remota, que agora se impõe nas empresas é essencial e acredito que veio para ficar”, revela Rubens Leite. 

Abaixo, o Rubens lista cinco momentos em que o compliance ajuda a lidar com os desafios da pandemia. Confira:

Facilita a adaptação do home office: os maiores desafios que as empresas estão enfrentando é a ruptura com o procedimento natural. “Algumas companhias já possuíam processos escritos e tiveram que adaptá-los ao home office de forma bem ágil para que não houvesse espaço para rupturas. As empresas que não tinham programas de compliance e que tinham a sensação de que não era necessário implementar mecanismos de monitoramento e controle, exigência de cumprimento de normas externas e internas, acabaram por enxergar a essencialidade de se ter programa de compliance, que vai trazer, por exemplo, um código de ética e conduta, um regimento interno, um canal de denúncia e até implantar ferramentas de comunicação mais efetivas. Essas normas internas vão dispor sobre o comportamento dos colaboradores em relação a organização e trarão a adaptação dessas normas com o home office, podendo ser totalmente prevista dentro deste cenário. A partir disso, é possível  garantir a transparência, evitar desvios, e alcançar a segurança da informação, bem como, os controles de produtividade e desempenho das empresas”, conta o especialista. 

Monitoramento e controle mesmo em home office: muitos procedimentos internos que antes eram desenhados com base na realidade física dentro das empresas, agora acabam sofrendo alterações, já que surgem novas realidades em razão do home office. “Muda-se muita coisa quando se trabalha remotamente, portanto é preciso que se revise esses processos internos, a ponto de garantir a estabilidade do controle e do monitoramento dos atos internos da organização, durante o trabalho remoto”, complementa o advogado.

Processos internos organizados: quando se tem um programa de compliance sólido é possível ter todos os processos internos da organização descritos e claros com transparência, pontos de checagem e rastreabilidade, seja ele focado na proteção de desvios de conduta, até na relação com o consumidor, colaboradores e terceiros. “Com procedimentos internos claros e objetivos, você consegue monitorar muito melhor a atuação de todas as áreas da organização. Por exemplo, no caso do compliance na área financeira, há uma redução do prejuízo muito grande, porque com todos esses mecanismos de controle evita-se inconsistências financeiras, seja por ato intencional ou não. De outro lado, por exemplo, o compliance de consumidor deve ser levando em conta e, eventualmente, revisto justamente pela transformação digital que a pandemia trouxe, gerando muitas mudanças nas políticas de vendas e de pós venda, que devem estar de acordo com a lei. Por fim, o compliance trabalhista é igualmente essencial, porque houve uma alteração muito grande na prestação de serviços dos colaboradores. Essas mudanças devem ser analisadas e se implantar ferramentas de proteção, como aditivos contratuais, monitoramento de satisfação e de infraestrutura para o desempenho do trabalho”, diz Rubens Leite. 

Proteção de dados aliada ao home office: “O compliance de proteção de dados é também uma modalidade que é fundamental durante o trabalho remoto. Isso porque, dentro das dependências físicas da organização existe um sistema fechado, normalmente tem uma rede e monitoramento de diversas frentes. Agora muitas empresas em home office estão trabalhando com os dados de clientes, de fornecedores e de funcionários, que tinham acesso anteriormente, mas agora de casa, então isso faz com que haja uma preocupação com violações ao tratamento de dados, como o vazamento ou algum uso alheio àquele inicialmente proposto, seja intencional ou também não intencional, porque quase todos os colaboradores estão utilizando sinais de internet pessoais, sistemas ou computadores que possam expor algum risco. Então esse ponto do compliance de proteção de dados é fundamental e precisa ser analisado também”, alerta o especialista. 

Adote um sistema de compliance: uma das formas de implementar o sistema de compliance é por meio da contratação de uma consultoria especializada para que ela possa realizar um diagnóstico interno, de risco, uma análise de risco das informações ali prestadas e possa também garantir que se construa uma série de regramentos que vão permitir, por exemplo, que haja um código de conduta, políticas essenciais, canais de denúncias, comunicação, etc. “As empresas que possuem um sistema de compliance sólido, acabam por garantir monitoramento e controle sobre os processos internos, gerando segurança e estabilidade, bem como, de forma mais macro, a valorização da marca, demonstrando transparência e credibilidade para o mercado externo, então esses são alguns dos principais benefícios que o programa de compliance traz”, finaliza Rubens Leite, advogado e sócio-gestor do RGL Advogados.