A empresa negocia tarifas, estabelece uma política
de viagens, orienta seus colaboradores a planejarem os deslocamentos com
antecedência e busca reduzir custos em cada etapa da jornada. Ainda assim,
muitas organizações acabam pagando mais caro pelas passagens aéreas. O motivo
nem sempre está na companhia aérea, na disponibilidade do voo ou no viajante.
Em muitos casos, a economia se perde enquanto a solicitação aguarda aprovação
interna.
Na avaliação da Voetur Viagens, empresa
especializada em gestão de viagens corporativas, esse é um dos custos ocultos
menos observados pelos programas de viagens. Enquanto as organizações
concentram esforços para negociar melhores condições comerciais e orientar os
colaboradores sobre boas práticas, poucas acompanham quanto a demora nos fluxos
internos pode impactar diretamente o valor final de uma passagem.
Segundo Humberto Cançado, sócio-diretor naa Voetur,
esse é um indicador que merece ganhar espaço nas discussões sobre eficiência.
"Toda empresa mede quanto economiza negociando
uma passagem. Poucas medem quanto perdem esperando uma aprovação. É um custo
que normalmente não aparece nos relatórios, mas que pode impactar diretamente o
orçamento destinado às viagens."
O executivo explica que, na maioria das vezes, o
colaborador faz exatamente o que a empresa espera: solicita a viagem dentro do
prazo, respeita a política corporativa e seleciona a melhor tarifa disponível
naquele momento. O problema é que, enquanto a solicitação aguarda aprovação, o
mercado continua mudando.
Essa dinâmica acompanha o próprio modelo de
precificação das companhias aéreas. Análise desenvolvida a partir de dados da
Airlines Reporting Corporation (ARC) e da Official Airline Guide (OAG), duas
das principais referências mundiais em inteligência de mercado para a aviação,
demonstra que o momento da emissão influencia diretamente o valor das passagens
e que oportunidades de tarifas mais baixas podem desaparecer rapidamente
conforme a disponibilidade diminui e a demanda aumenta.
Para Cançado, é justamente nesse intervalo que
muitas empresas deixam de capturar economias importantes.
"O mercado aéreo funciona em tempo real, já s
fluxos internos das empresas, muitas vezes, não. Enquanto uma solicitação
aguarda aprovação, o sistema das companhias continua atualizando tarifas de
acordo com oferta e demanda. Em poucas horas, uma condição comercial pode
deixar de existir. O resultado é que a empresa faz tudo certo, mas paga mais
caro simplesmente porque demorou para decidir."
Na avaliação do executivo, o desafio não está em
responsabilizar gestores ou aprovadores, mas em revisar processos que muitas
vezes foram desenhados para uma realidade diferente da atual.
"Os líderes acumulam reuniões, decisões
estratégicas e inúmeras prioridades ao longo do dia. Esperar que toda
solicitação seja analisada imediatamente nem sempre é compatível com essa
rotina. A questão é entender se o fluxo de aprovação acompanha a velocidade do
negócio ou se ele próprio está gerando desperdícios."
Esse cenário tem levado empresas a revisarem seus
programas de viagens. Políticas parametrizadas, níveis distintos de aprovação
conforme o perfil da viagem, automação de processos e definição de alçadas mais
inteligentes estão entre as iniciativas que ajudam a reduzir o tempo entre a
solicitação e a emissão do bilhete, preservando oportunidades de economia sem
abrir mão da governança.
É justamente nesse contexto que as Travel
Management Companies (TMCs) assumem um papel cada vez mais estratégico. Mais do
que operacionalizar reservas, passam a analisar indicadores, identificar
gargalos e recomendar melhorias capazes de gerar ganhos financeiros muitas
vezes invisíveis na rotina das empresas.
Especializada na gestão de viagens corporativas, a
Voetur apoia organizações na revisão de seus processos por meio de tecnologia,
inteligência de dados e consultoria. A empresa desenvolve soluções para
automatizar fluxos de aprovação, integrar sistemas e ampliar a visibilidade
sobre toda a operação. Esse trabalho é reforçado pelas certificações T&E
Consulting, que reconhecem boas práticas em transparência, conformidade e
gestão de viagens corporativas, incluindo processos relacionados a acordos
comerciais, gestão de tarifas e administração de créditos de passagens aéreas.
Para Cançado, a maior oportunidade de economia nem
sempre está na negociação com fornecedores.
"Durante anos, as empresas concentraram seus
esforços em negociar tarifas melhores. Esse trabalho continua sendo importante,
mas talvez tenha chegado o momento de olhar também para a velocidade com que
conseguem aprovar uma viagem. Afinal, uma boa negociação perde valor quando a
decisão chega tarde demais."
Na avaliação da Voetur, revisar fluxos internos
deixou de ser apenas uma questão operacional. Em um mercado de tarifas
dinâmicas, a velocidade das decisões pode ser tão importante para a redução de
custos quanto a capacidade de negociar melhores condições comerciais.
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