A importância do controle de documentos nas empresas modernas

No cenário empresarial em constante evolução, as empresas devem permitir fácil acesso a informações relevantes e aderir às normas regulamentares. Quer se trate de uma startup ou de uma companhia multinacional, a forma como uma organização administra os seus documentos pode desempenhar um papel fundamental na maneira como a empresa atua. 

O gerenciamento de documentos pela empresa contribui diretamente para suas operações, conformidade e eficiência geral. De acordo com relatório da McKinsey, os desafios documentais são responsáveis por 21% da perda de produtividade nas empresas, ou seja, isso mostra que garantir um controle eficaz pode ser vital dentro das companhias.  

A pesquisa também aponta que os funcionários passam 1,8 horas todos os dias procurando e coletando informações – ou seja, 9,3 horas por semana, isso mostra que, um controle eficaz de documentos ajuda a melhorar o processo geral de documentação em toda a empresa.  

Vamos explorar algumas das principais razões pelas quais o controle de documentos é essencial para as organizações.

 

Consistência e precisão

Consistência e precisão são essenciais quando se trata de documentação, pois garante que todas as partes trabalhem com as informações mais recentes e precisas. Ao fazer isso, as organizações podem minimizar o risco de erros e promover uma comunicação consistente.

 

Padrões regulatórios e de qualidade

A conformidade com os padrões regulatórios não é negociável para uma organização. Quando permanecem em conformidade, as empresas podem evitar implicações como penalidades financeiras, repercussões legais e danos à reputação. 

 

Erros e retrabalhos dispendiosos

Erros na documentação podem causar atrasos dispendiosos, com a possibilidade de retrabalhar projetos. O controle documental é uma salvaguarda para isso, reduzindo a probabilidade de erros ao garantir a padronização dos procedimentos de criação, revisão e aprovação de documentos.

 

Os benefícios do controle de documentos

 

Processos eficientes em todos os níveis são vitais para qualquer negócio em crescimento, e o controle de documentos não é diferente. As empresas produzem e gerenciam diariamente grandes quantidades de informações, desde relatórios a declarações. 

Quando bem-feito, a estruturação desses documentos é um aspecto crucial de qualquer negócio moderno, pois permite que as organizações mantenham a consistência e a precisão em diversos tipos de dados, facilitando o cumprimento dos padrões regulatórios.

 

Inon Neves - vice-presidente sênior da Access Latam