Diariamente, geramos uma grande quantidade de dados. Contudo, diante de tamanho volume, organizar, monitorar e tratar tanta informação pode se transformar num verdadeiro desafio. A boa notícia é que já há alternativas eficazes para fazer isso, transformando dados em elementos decisivos para a tomada de decisões assertivas.
Prova disso é que, de acordo com um levantamento
realizado pela BI-Survey, cerca de 60% das empresas que possuem um alto
desempenho, utilizam ferramentas para coletas e análises de dados. Entretanto,
algumas armadilhas precisam ser evitadas.
Segundo uma pesquisa do Gartner Group, quando não
há estratégias claras para essa atividade, o desperdício de tempo é grande.
Segundo o estudo, os profissionais de análises de dados passam cerca de 37% de
suas horas trabalhadas procurando informações e 23% organizando. No fim, apenas
3% dos dados coletados são realmente utilizados para uma finalidade
estratégica.
Tendo em vista a importância dos dados para tomadas
de decisões, bem como alinhá-los para um foco efetivo, destaco aqui cinco
pontos cruciais para ajudar nesse processo.
#1 Saiba aonde quer chegar: Não adianta
apenas coletar dados, sem ter traçado aquilo que está sendo procurado. Por
isso, faça uso de KPIs (Key Performance Indicator) que ajudam
na visualização do desempenho da empresa, assim como de OKRs (Objectives
and Key Results) para fazer um acompanhamento preciso das metas.
Ter dashboards e cockpits é fundamental para visualizar
as informações de forma rápida, clara e precisa.
#2 Só colha os dados que vai analisar: O excesso
de informações coletadas pode acabar resultando em erros, pois diante de um
volume excessivo, muitas vezes, nem todo material será analisado. Por isso,
tenha definida a estratégia e colha apenas o que é relevante para a empresa e
que, de fato, será utilizado. Ter dados demais, além de tirar o foco do que
realmente é importante, pode até gerar confusões.
# 3 Utilize ferramentas: Coletar e
interpretar dados é uma tarefa árdua e praticamente impossível de ser executada
de forma manual, sem a utilização de sistemas específicos para essa função.
Nesse processo, a implementação de softwares de gestão, como ERPs e Business
Intelligence, são recursos fundamentais que, além de automatizar essa função,
são capazes de emitir relatórios consistentes e em tempo real, reduzindo falhas
e aumentando as chances de tomar as melhores decisões na hora certa.
# 4 Analise os dados: Todo o
material coletado precisa ser analisado, pois os indicativos, por si só, não
sustentam uma boa tomada de decisão. A partir da análise é que se torna
possível ter a informação exata de como está o andamento da empresa, e
identificar aquilo que precisa ser melhorado. Saber interpretar as informações
adequadamente é essencial para garantir o sucesso dessa operação.
# 5 Faça investimentos certeiros: Para que a
coleta de dados seja efetiva, a tecnologia é o recurso principal. Entretanto,
ao fazer investimentos, tenha em vista a escolha de softwares integrados e
auditáveis, que disponham de todas as funções embarcadas, sem a necessidades de
contratações adicionais. Dessa forma, além de reduzir custos, a empresa evita o
desperdício de esforços e reduz margens de erros.
Em suma, não há mais como ignorar a importância dos
dados para a tomada decisões, independentemente do porte ou segmento de uma
empresa. Contudo, a função exige foco e precisão, a fim de que se tenha um
trabalho realmente positivo para o bom desempenho da companhia. Com a
estratégia e as ferramentas certas, essa é uma atividade que está ao alcance de
todos.
Milton Ribeiro - CEO da SPS Group, uma das
maiores parceiras SAP Business One do Brasil.
SPS Group
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