Especialista no setor lista o que é essencial levar em conta na condução da contabilidade de uma empresa
Entre os meses de janeiro e setembro de
2021, 3,2 milhões de novas empresas foram abertas no Brasil, reflexo também da
pandemia, quando muitas pessoas ficaram desempregadas e encontraram a saída no
empreendedorismo. Sobreviver no mercado não é fácil e pequenos e novos negócios
lideram as estatísticas de empresas que fecham antes mesmo de completarem cinco
anos de existência. Em alguns casos, os erros cometidos são básicos e motivados
pela falta de experiência, como dar atenção insuficiente a um aspecto
fundamental do negócio: a contabilidade.
“A contabilidade é parte estratégica do
que faz uma empresa se manter no mercado e crescer. Um bom trabalho unificado
entre a administração e a contabilidade ajuda na tomada das melhores decisões.
Quando não é bem feito, pode levar um negócio à ruína”, afirma Guilherme
Baumworcel, CEO da fintech Rupee,
plataforma de tecnologia Kanban e inteligência artificial aplicada à
contabilidade, gestão tributária e folha de pagamento.
Para auxiliar empresários em busca de
saúde contábil nos negócios, Guilherme separou quatro dicas básicas, porém
essenciais, para o bom funcionamento de uma empresa.
1- Contrate um profissional
Um bom contador dará o direcionamento
necessário que a empresa e o cliente necessitam. As obrigações fiscais
brasileiras são de difícil compreensão e exigem uma pessoa especializada para
fazer cumprir o aspecto legal do negócio. Um contador ainda pode dar
orientações sobre finanças e quais as melhores decisões a serem tomadas,
visando sempre à saúde contábil da firma.
2- Guarde os documentos
Todo e qualquer documento da empresa é
importante. Os principais que devem ser armazenados são notas fiscais de vendas
e de compras, guias de tributos fiscais e trabalhistas, declarações enviadas às
autoridades fiscais e trabalhistas (no Brasil existem 97 obrigações
acessórias), contratos de trabalho e recibos. Vale lembrar que boletos e
comprovantes de pagamentos não são considerados documentos elegíveis para
contabilidade e para as autoridades fiscais e trabalhistas. Essa organização é
necessária para ter uma empresa com finanças saudáveis e na hora de apresentar
alguma defesa, para não ter prejuízos futuros.
3- Faça análise mensal
Para uma correta organização da
empresa, é preciso fazer o fechamento contábil mensal. É importante prestar
contas e entregar relatórios aos gestores. O fechamento mensal auxilia a
identificar problemas, adaptações necessárias, entender como cada área se
comportou naquele período. Além disso, serve de apoio para o fechamento anual.
Peça o Balancete ao seu contador
mensalmente, esse documento é a combinação do Balanço e da Demonstração de
Resultado com todas as transações registradas no mês. Mas para isso, não se
esqueça de enviar todos os documentos que seu contador lhe pedir, caso
contrário ele não estará apto para realizar os registros dessas transações.
4- Use as melhores ferramentas
A tecnologia chegou para trazer
benefícios em todos os setores e na contabilidade não é diferente. Com ela,
processos se tornam mais fáceis e seguros. Algumas dessas ferramentas são
armazenamento em nuvem, sistema de gestão de documentos e certificado digital.
“Existem várias tecnologias e
metodologias que foram desenvolvidas para garantir uma melhor gestão da
atividade a ser realizada e para gerenciar o tempo e controlar os processos de
cada etapa das tarefas. Um sistema eficiente melhora a comunicação e a
colaboração com a contabilidade. Além disso, o contador é o prestador de
serviço que calcula e entrega para você, mas no final, você é o responsável
legal. Vale a pena pesquisar mais sobre essas soluções e de que forma você pode
aplicá-las em sua rotina de trabalho”, sugere Baumworcel.
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