O Brasil foi um dos países que mais
sofreram com a pandemia. Para se ter uma ideia, o índice do IPCA, medido em
outubro pelo IBGE, ficou em 1,20% - o pior resultado desde 1995. Com este
cenário, os economistas estão prevendo que 2022 será um ano de recessão, ou
seja, retração do mercado, e consequentemente isso fará com que as empresas
fiquem mais "travadas", focadas em retenção de custos.
Mesmo com essa previsão para o ano que
vem, quase metade dos viajantes corporativos esperam voltar a viajar muito em breve.
Desde o início da pandemia de Covid-19, o segmento de viagens corporativas
apresentou retração à medida que os eventos foram cancelados e as empresas
iniciaram um plano de trabalho home office, e utilização de soluções digitais
para realização de reuniões de negócios. Passada a fase mais crítica, o setor
apresenta recuperação. Uma pesquisa do Kayak mostra que as viagens corporativas
retornarão até o fim deste ano para 23,9% dos entrevistados, enquanto 22,1%
acreditam que isso acontecerá no início de 2022. Ao todo, mil brasileiros foram
ouvidos durante o estudo.
E pensando nesse momento da economia
brasileira, junto com a necessidade das empresas pensarem em viagens
corporativas, nada mais correto do que pensar em uma política de viagens. Por
permitir criar regras e diretrizes bem estabelecidas em relação a compras de
serviços de viagens, é uma ótima estratégia de economia e melhoria de processo.
Através dela a empresa conseguirá definir o teto de gasto com diárias de
hotéis, ou por exemplo, a antecedência de compra de uma passagem aérea. Grande
parte dos custos de viagens estão associados à antecedência de compra e a
políticas não controladas, além de ter uma política bem desenhada, é importante
ter sistemas que dê aderência a mesma.
Alguns tópicos que devem conter em uma
política de viagens são: objetivo da política, quem se destina a política,
papéis e responsabilidades, tipos de viagens, canais de compras autorizados,
regras de aéreo, regras de hospedagem, regras para locação de veículos, regras
para reembolso de despesas de viagens, adiantamentos, prestação de contas e
fluxo de aprovação.
Como implementar a política de viagens?
Há algumas estratégias que são
utilizadas para facilitar a implementação e aderência a política. Entre elas
estão:
- Alinhar
com o RH e implementar um processo para highlight dos principais tópicos
da política no onboarding dos funcionários;
- Implementar
um processo regular de comunicação de boas práticas - uma agência pode
ajudar os clientes enviando SMS e E-mail para os colaboradores, com os
principais pontos da política;
- Flyer
no café ou TV Corporativa;
- Lista
de distribuição no whatsapp;
- Além
disso, ter um sistema de viagens que permita a gestão da política criando
alertas ou até mesmo bloqueando caso seja uma política mais restritiva, é
70% do caminho.
A principal vantagem da política é sem dúvidas a economia e a melhoria de processo. Já tivemos um case de economia de 18% só com a implantação de uma política de viagens. Além disso, o fato de você deixar claro para o colaborador desde o princípio o que pode, e o que não pode dentro da política, isso diminui o atrito em um caso, por exemplo, de prestação de contas, onde o colaborador gastou R$ 50,00 para o café, e o permitido era R$ 30,00. Dificilmente o colaborador irá lembrar de todos os itens da política, por esse motivo para que tenha o benefício da relação empresa e colaborador, é necessário um sistema que faça esse gerenciamento.
Portanto, já é possível entender como a
política de viagens corporativas bem aplicada nas empresas, pode ajudar na
redução de custo de uma corporação. Além disso, é preciso contar com a ajuda de
uma agência que revise constantemente: os acordos comerciais com as companhias
aéreas e locadoras de veículos, reestruturação de hotéis e negociação de
tarifas, revisão da política de viagens, análise histórica de compra, entender
quanto que a empresa deixou de economizar e porquê. Fazendo esses passos, a
empresa terá um desdobramento de vários planos de ações que serão realizados em
conjunto, tenho certeza, trará economia imediata.
Leonardo
Bastos - CEO na Kennedy Viagens Corporativas
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