Não importa o porte ou segmento da empresa: com exceção do microempreendedor individual, a manutenção da escrituração contábil regular é obrigatória para toda entidade. Diante de uma legislação complexa e que sofre alterações a todo momento, a gestão contábil é essencial para que as companhias permaneçam em conformidade, evitando que deixem de recolher ou que recolham indevidamente seus tributos.
Ocorre que muitos erros e inconsistências ainda são
detectados pelas Receitas Federal, Estaduais e Municipais, e isso pode resultar
em diversos questionamentos – o que vai levar os fiscais para dentro das
empresas – e autuações digitais, através da simples leitura e cruzamento das
informações disponibilizadas.
A fiscalização está cada vez mais rigorosa. Com os
avanços tecnológicos implementados pelo governo, o cruzamento de dados em busca
de possíveis erros se tornou muito mais assertivo - analisando, de forma
digital, 100% dos dados praticamente em tempo real. Sem o devido controle das
informações contábeis e fiscais, os danos são inevitáveis. Dentre os erros que
mais chamam a atenção do Fisco, podemos destacar os seguintes:
#1 Omissão de receitas: omitir
receitas é não emitir documentos fiscais, ou não realizar a escrituração
contábil ou fiscal das receitas auferidas por uma empresa, acarretando redução
da base de cálculo dos tributos e, por consequência, redução do montante a ser recolhido.
Além disso, o RIR (Regulamento do Imposto sobre a Renda e Proventos de Qualquer
Natureza), dispõe que a indicação na escrituração de saldo credor de caixa, a
falta de escrituração de pagamentos efetuados ou a manutenção no passivo de
obrigações já pagas ou cuja exigibilidade não seja comprovada, são hipóteses de
presunção de omissão de receita.
#2 Transações financeiras incompatíveis: o governo
tem acesso às movimentações financeiras e aos dados de vendas por meio de
cartões de crédito e débito. O “Hal” é um supercomputador do Banco Central que
trabalha ininterruptamente, rastreando e monitorando as transações bancárias de
todas as instituições financeiras no país. Em apenas quatro dias de operação,
ele criou cerca de 150 milhões de pastas, uma para cada correntista do país,
atribuindo aos titulares e seus respectivos procuradores as operações
realizadas por cada conta. Isso significa que o Fisco consegue cruzar as
receitas declaradas pelas empresas com os valores creditados em contas
bancárias ou recebidos via cartão de crédito/débito, verificando se os recursos
têm origem comprovada por meio de documentação hábil e idônea.
#3 Inconsistências no Registro de Inventário:
inconsistências no inventário são um prato cheio para a fiscalização que, com
base nas informações declaradas nos arquivos da EFD ICMS/IPI e nas notas
fiscais eletrônicas de emissão própria e de terceiros, consegue realizar o
levantamento quantitativo e financeiro das mercadorias movimentadas pela
empresa no período. Problemas relacionados ao fluxo de entradas e saídas de
mercadorias, como omissões de entrada, omissões de saída, itens com saldo
negativo ou divergências entre saldos declarados e saldos apurados, podem gerar
penalidades altíssimas e afetar a saúde financeira da empresa.
#4 Erros na apuração dos tributos: apurar
tributos é o processo de calcular e recolher corretamente todos os impostos,
taxas e contribuições devidas, conforme o regime de tributação da organização –
Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional. Ocorre que o sistema
tributário nacional é extremamente complexo e repleto de detalhes, fazendo com
que os departamentos fiscais cometam falhas frequentes, como deixar de
aproveitar créditos tributários ou aproveitá-los indevidamente, aplicando
alíquotas e bases de cálculo equivocadas ou utilizar classificações fiscais e
legislações desatualizadas.
#5 Declarações acessórias inconsistentes: raramente,
o Fisco autua as empresas pelo que elas escondem. Via de regra, a fiscalização
é feita de maneira eletrônica e é despertada pelo que as empresas declaram. O
SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é um projeto nacional que
compartilha informações nos âmbitos federal, estadual e municipal, criando uma
base de dados sem precedentes, que permite a análise e o cruzamento das
informações contábeis e fiscais em tempo real. Frente a tamanha exposição,
qualquer erro cometido por uma empresa - seja intencional ou não - oferece o
risco de autuações por parte das autoridades fiscais. O cuidado com as
obrigações acessórias é fundamental, e só uma perfeita superposição de dados e
de números pode dar a segurança de estar agindo com absoluta coerência.
Muitas empresas que enfrentam dificuldades de caixa
ainda optam por financiar suas operações sonegando tributos, postergando obrigações
tributárias ou realizando planejamentos tributários que envolvem riscos
elevados. Ocorre que, nos dias de hoje, estas medidas não resolvem os
problemas, principalmente diante de todo o arsenal montado pelo governo para
fiscalizar. Ou seja, de um lado há empresários que insistem em gerir de forma
amadora seus negócios, e do outro o Fisco, cada vez mais profissional e
informatizado, preparado para autuar. É uma luta desigual, e não é difícil
deduzir como esta história termina.
Estar em conformidade com as normas contábeis e
fiscais é essencial para um crescimento sólido e seguro. Todo um planejamento
pode ser jogado por terra com a chegada de uma autuação fiscal inesperada. Para
certificar que os processos internos estão de acordo com as exigências legais,
é preciso contar com o apoio de ferramentas de auditoria digital, que minimizam
as chances de erros na esfera tributária.
Para isso, utilizar ferramentas tecnológicas é,
além de uma necessidade, uma decisão estratégica. As empresas que não se
prepararem para isso poderão comprometer de maneira decisiva seus negócios –
afinal, convivemos com uma enorme carga tributária, que impacta decisivamente
no orçamento de qualquer organização. Falhas fiscais geram grandes impactos
financeiros, e podem comprometer o negócio como um todo.
Frederico Amaral - CEO da e-Auditoria, empresa
de tecnologia especializada em auditoria digital.
e-Auditoria
https://www.e-auditoria.com.br/sobre/
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