Soluções
tecnológicas, como ter um sistema que registra jornada de trabalho à distância,
e medidas para prevenir multas e processos trabalhistas, ajudam a controlar os
gastos do seu negócio
As recomendações de isolamento social obrigaram
muitas empresas a aderir ao home office. Embora adotado às pressas, esse
sistema tem mostrado resultados positivos, tanto no aumento da produtividade de
colaboradores, quanto no corte de gastos de manutenção do espaço físico,
aspectos importantes para que empresários repensem o trabalho remoto como algo
permanentemente.
Outro ponto a ser considerado é que, após a
pandemia, os custos com espaço físico serão ampliados. Haverá a necessidade de
pontos comerciais maiores para comportar o distanciamento entre pessoas,
conforme as recomendações das autoridades de Saúde.
A tendência é chancelada por um estudo da Fundação
Dom Cabral. A pesquisa aponta que 70% das empresas brasileiras têm a intenção
de manter o home office de forma parcial ou integral após a quarentena. E um
levantamento realizado pela Cushman&Wakefield, uma empresa global de
serviços imobiliários comerciais, indica que 40% das empresas que não atuavam
em regime de home office antes da quarentena vão passar a adotá-lo de maneira
definitiva.
Mas de que outras formas o home office permanente
pode ser vantajoso para os negócios?
Péricles Ferreira Porto Júnior, sócio-diretor da
Auditora Brasileira, escritório de contabilidade com o registro ativo mais
antigo no Estado de São Paulo, e Rogério Rodrigues, project manager da Ponto
Móvel, criadora do PMóvel.com, especialistas em consultoria contábil e em
tecnologia, respectivamente, dão quatro dicas para auxiliar nessa decisão.
1) Ofereça uma infraestrutura ao colaborador
Para que os colaboradores tenham bom desempenho e
produtividade durante o expediente, eles precisam de um ambiente adequado,
similar ao do escritório. É importante ter um espaço iluminado, confortável,
com boa conexão à internet e telefone. Por isso, caso o empregado não tenha a
estrutura necessária, a empresa deve investir em equipamentos, móveis e
contribuir com parte das despesas. Do contrário, ele pode ter o rendimento
prejudicado e até prejuízos. Deve-se considerar isso como um investimento, não
como gasto.
“Sobre o modelo de trabalho remoto, a CLT não
especifica quem deve se responsabilizar pelos gastos como computadores,
telefone, luz e internet. No entanto, a MP 927, de 2020, determina que caso o
empregado não tenha equipamentos tecnológicos ou infraestrutura adequada para
realizar o trabalho remoto, o empregador deve fornecê-los em regime comodato e
pagar pelos serviços utilizados, sem caracterizar como verba de natureza
salarial”, complementa Péricles Ferreira Porto Júnior.
2) Controle a jornada de trabalho
Para facilitar o cálculo de pagamento referente à
jornada trabalhada e evitar processos trabalhistas, o investimento em um
controle de ponto móvel é a melhor solução. Esses sistemas registram a jornada
de trabalho à distância e permitem à empresa a redução do passivo trabalhista
em até 50% no ano, em comparação às companhias que não utilizam nenhum tipo de
controle de jornada. Para os colaboradores, a vantagem é a precisão dos
cálculos de horas trabalhadas e auxílio no autocontrole das atividades.
“O controle móvel é ainda mais eficiente do que no
regime presencial e evita pagamento de horas extras desnecessárias e banco de
horas a mais. Nosso software, por exemplo, atende à legislação trabalhista
brasileira, tem ABNT, está em conformidade com as portarias do Ministério do
Trabalho e pode ser integrado à folha de pagamentos, cadastros e arquivos
fiscais", afirma Rogério Rodrigues. O software da Ponto Móvel, por
exemplo, fornece detalhes de localização por meio de internet em celulares,
computadores ou por telefones fixos, e todas as informações de entrada e saída
dos funcionários ficam registradas em um sistema de nuvem que gera relatórios
automáticos para o gerente da empresa ou o RH.
3) Realize auditoria trabalhista
periodicamente
Outra forma de reduzir o passivo trabalhista é
realizar uma auditoria com frequência. A análise de documentações permite a
verificação dos riscos de ações trabalhistas, multas e autuações. É uma forma
de garantir os direitos tanto do colaborador quanto do empregador.
Por meio da auditoria também é possível reduzir
custos operacionais, melhorar a estabilidade financeira do negócio e minimizar
problemas com fiscalizações externas. “A realização da auditoria nos permite
ter um panorama melhor e nos proporciona mais tempo para verificar possíveis
problemas e resolvê-los antes que seja irreversível”, ressalta Porto Junior.
4) Invista na segurança de dados
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que regula
as atividades de tratamento de dados pessoais, passa a valer a partir de agosto
deste ano. Empresas que tiveram vazamento de informações sigilosas terão que
pagar multas de até R$ 50 milhões ou 2% do faturamento total. Por isso,
dependendo do segmento em que a empresa atua, vale investir na área. Há
programas específicos para proteger informações e até restringir acesso a
determinadas planilhas e ferramentas com informações sigilosas.
Ponto Móvel
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