Especialista explica como um sistema de gestão integrada na nuvem facilita o backoffice, sendo uma excelente opção para os novos modelos de trabalho nas empresas
O backoffice é tudo que
acontece nos bastidores para o sucesso de qualquer negócio, dos pequenos aos
grandes. Ele reúne todos os processos de retaguarda de uma empresa, ou seja,
administrativo, financeiro, estoque, jurídico, recursos humanos, entre outros
não vinculados à atividade fim. Geralmente, esses setores não têm contato
direto com os clientes e cometem o erro de não se comunicarem de forma adequada
entre si, mas seus procedimentos são essenciais para os processos internos e
tudo que fazem refletem diretamente no lucro da instituição e na satisfação do
cliente.
O desafio atual é saber
como gerir o backoffice, a fim de integrar todos esses processos e colocar em
prática um controle eficaz das atividades. As inseguranças que surgiram devido
à pandemia do Covid-19, mostraram que precisamos pensar para além de
controles manuais e como é importante ter um sistema de gestão que integre com
segurança todos os processos internos da empresa, que também funcione no home
office, e que seja hospedado na nuvem.
É preciso investir em
tecnologias que permitam um modelo integrado, onde todos conseguem acompanhar o
desenvolvimento dos processos, atendimentos de demandas, produtividade entre
outros indicadores importantes, seja funcionário ou líder de uma empresa.
Conforme destaca Carlos Magalhães, da Xcellence & Co.,
"ambientes voláteis e incertos apresentarão continuamente novos desafios,
exigindo que as organizações antecipem, identifiquem e reajam rapidamente a
mudanças rápidas. O futuro Centro de Excelência (CoE) nas empresas pode ajudar
os negócios em geral com modelagem sofisticada e recursos de suporte a
decisões, utilizando uma gama mais ampla de fontes de dados internas e externas
e habilidades analíticas avançadas".
Informações centralizadas
e sem fronteiras
O backoffice de todo
negócio conta com muitas tarefas manuais, burocráticas e repetitivas,
necessárias para manter a operação rodando. Para otimizar essa rotina,
diminuindo o índice de erros humanos, o ideal é contar com um sistema integrado, que engloba a gestão de
atendimento e a automatização de processos.
“As vantagens de um bom
software de gestão são inúmeras, entre elas, podemos citar a centralização da
informação. Esse tipo de plataforma evita a perda de documentos, falhas por
processos manuais, retrabalho, gastos desnecessários, entre outras
funcionalidades”, explica Irene Silva, CEO da Ellevo, referência nacional no
desenvolvimento de soluções em tecnologia para gestão de atendimento e
serviços, automatização de processos, help
desk, service desk e serviços compartilhados.
Irene ainda destaca que
esse tipo de software pode auxiliar na comunicação, fluxo de processos,
realização e atualização de inventários, contratos e realização de tarefas das
empresas. “O sistema é dividido em módulos e muitas tarefas podem ser
automatizadas, o que contribui para melhoria contínua das rotinas da
empresa”.
Funções essenciais de um
sistema integrado
No caso da Plataforma
Ellevo, Irene explica que as funções que a solução desempenha são comparadas às
de 20 softwares diferentes, aplicados e instalados separadamente nas empresas.
“Este é um dos motivos pelos quais os processos se tornam mais eficientes, eles
se integram”.
Importante lembrar que com
o uso de sistema de gestão integrada tudo fica armazenado em um único banco de
dados, que pode ser acessado sempre que necessário, facilitando, assim, a
tomada de decisões. “ Exemplo disso, é que mesmo que um colaborador seja
desligado, seu trabalho fica armazenado no sistema”, explica.
Outro ponto importante da
plataforma é a migração do software de gestão de um servidor interno para a
nuvem. “Isto reduz custos em equipamentos e manutenção, permitindo, desde que
habilitado e conectado à internet, acessar os dados de qualquer lugar, pelo
computador, tablet ou smartphone. A nuvem também permite controlar diferentes
níveis de acesso aos documentos”, finaliza Irene.
Ellevo - referência nacional no desenvolvimento de soluções em
tecnologia para gestão de atendimento e serviços, automatização de processos,
help desk, service desk e serviços compartilhados
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