Implementar um software na empresa é, por si só, uma tarefa complexa. Além disso, esse trabalho pode se intensificar ainda mais quando se pensa na integração de um ERP (Enterprise Resource Planning), uma vez que ele requer um planejamento cuidadoso e a execução de estratégias para superar eventuais desafios.
Para que a jornada de implementação de um ERP
alcance o resultado esperado, é fundamental seguir alguns passos durante o
caminho. E, por se tratar de um projeto de alta complexidade e que envolve
diversas áreas da empresa, essas etapas são primordiais para garantir a
integração da ferramenta com os objetivos da empresa – apesar dessa ainda não
ser uma realidade em muitas organizações. Como prova disso, segundo pesquisas
da Gartner, 70% das estratégias do ERP não estão alinhadas com a do negócio.
Certamente, durante a execução da integração do
ERP, podem aparecer alguns obstáculos que, quando não superados, podem acarretar
o desempenho da ferramenta. Dentre eles, os desafios mais comuns que se
destacam são:
#1 Requisitos mal definidos: essa falta de clareza e compreendimento pode levar a resultados
insatisfatórios do software. Sendo assim, antes de tudo, é necessário documentar
e entender quais são esses pontos, para direcionar com exatidão aquilo que
espera obter com a ferramenta.
#2 Criação de expectativas não
realistas: é preciso ter cautela. Antes de criar altas metas,
é fundamental conhecer a fundo a real capacidade do software para evitar
frustrações, principalmente se o sistema não tiver estrutura para atender a
todas as expectativas.
#3 Falta do envolvimento dos
usuários: de nada adianta implementar um ERP, sem que
aqueles que utilizarão a ferramenta no dia a dia não participarem ativamente
deste processo – o que pode levar a problemas. Ou seja, é necessário que os
colaboradores sejam englobados neste processo, a fim de garantir que o software
irá atender as necessidades do negócio.
#4 Resistência à mudança: receios quanto a adotar um novo sistema são algo comum, infelizmente.
Toda transformação pode causar desconforto, desta forma, é crucial comunicar as
vantagens e benefícios que a ferramenta irá agregar e fornecer treinamentos
para preparar os times.
#5 Integração com sistemas
legados: complementado o tópico anterior, muitas
organizações iniciam a implementação do ERP ainda utilizando o software
anterior. Isso pode causar um esforço a mais para garantir que os dados sejam
transferidos de forma correta, além de abrir margem para eventuais problemas
técnicos.
#6 Gerenciamento de mudanças: a chegada de um novo software envolve mudanças nos processos e rotinas.
Mas, através de um gerenciamento correto dessas etapas, é possível minimizar os
impactos e garantir uma transição eficaz.
#7 Limites orçamentários e de
prazos: restrições em relação a verba e tempo de conclusão
do projeto podem afetar a implementação do software. Desta forma, é essencial
estabelecer um orçamento condizente com a realidade, bem como levar em conta todo
o escopo do projeto.
#8 Eficácia do software: atualmente, existem diversas opções no mercado. No entanto, problemas
como falhas no desempenho precisam ser registradas durante a implementação. E,
para isso, é importante realizar rigorosos testes para identificar e corrigir
tais pontos.
Todos os desafios apontados podem surgir durante o
processo de implementação do ERP. No entanto, algumas práticas ajudam
efetivamente a mitigar esses riscos, como realizar uma análise detalhada para
prevenir eventuais obstáculos; desenvolver um planejamento detalhado do
processo, englobando as etapas de cronograma, recursos, e definição das
responsabilidades e, sobretudo, envolver todas as partes interessadas por meio
de treinamentos a fim de sua máxima participação na execução do projeto.
Enfrentar os desafios e superar as dificuldades
durante a implementação do ERP é algo contínuo. Desta forma, contar com o apoio
de uma consultoria especializada nessa abordagem pode ser uma excelente
alternativa para atravessar esses processos com maior eficácia.
Independente do porte e segmento, sem dúvidas, investir no uso de um software como um ERP é uma excelente alternativa para garantir uma melhor gestão e organização da empresa. No entanto, sua implementação é algo desafiador, uma vez que envolve diversos elementos e etapas que precisam ser seguidas, a fim de garantir sua máxima eficiência. Por sua vez, com um planejamento adequado, é possível atravessar todos os obstáculos e garantir o resultado esperado: mais do que agilidade, qualidade e eficiência.
Tailan Oliveira - Vice-presidente de Growth da ALFA Sistemas.
ALFA Sistemas
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