Quem nunca participou de uma
reunião de horas que poderia ter sido concluída em 15 ou 20 minutos? Muita
gente, né? Para te ajudar a otimizar o seu tempo, preparamos cinco dicas
geniais para ter reuniões melhores e mais produtivas. Vamos a elas?
Parece simples, mas começar uma reunião com algo positivo ou algo que está dando certo na empresa é extremamente bom para todos que estão participando. As pessoas vão começar a reunião com o clima lá em cima. Quando você compartilha algo bom, um resultado bacana, você transmite confiança e se mostra grato àquilo. E ser grato faz toda diferença, principalmente no mundo dos negócios.
2 - Defina uma
pauta:
Por que fazer essa reunião?
Qual é o assunto? Qual é o objetivo? Meta? Uma pauta vai te direcionar durante
toda a reunião. Desta forma, você saberá quais são os pontos importantes, o que
precisa ser falado e o que precisa ser decidido. Sem ela, os assuntos podem se
perder ou vagar, trazendo 0 resultado ao fim das contas. Nunca vá para uma
reunião sem uma pauta definida!
3 - Faça uma ata:
Tão importante quanto a pauta,
é imprescindível ter uma ata da reunião, que é o resumo dos pontos mais
importantes que foram discutidos. Por que é importante? Às vezes você vai para
uma outra reunião sem saber o que foi definido na reunião anterior, aí os
assuntos acabam se repetindo e você volta para pontos completamente
desnecessários. Isso tende a prolongar os próximos encontros da equipe.
4 - Mantenha o número
mínimo de pessoas possível:
Erro comum em muitos lugares.
Não adianta colocar todos os funcionários da empresa para discutir situações
que não competem a todos. Além disso, quanto mais pessoas, mais tempo será
despendido para que todos falem. Reunião produtiva é aquela que você sai com o
planejamento e com tempo para executar o que foi planejado. Então, enxugar a
reunião é fundamental.
5 - Corte e
diminua o tempo da reunião:
Para fechar com chave de ouro
uma reunião, corte e diminua o tempo dela. Não precisa fazer uma reunião de uma
hora se você pode discutir o assunto em 15 minutos. Com uma pauta estabelecida,
você já sabe o que vai discutir e a condução tende a ser mais eficiente,
liberando as pessoas mais rapidamente para voltar ao trabalho. Se você fizer
disso um hábito, as próximas reuniões serão muito melhores e mais produtivas.
Patricia Meirelles - empresária, formada em
relações públicas, e tem como missão reinventar a comunicação empreendedora
tornando-a mais leve e atual para fazer com que as pessoas se engajem com
conteúdos relevantes e, através da informação, sejam capazes de promover
mudanças significativas em suas vidas. Criou um canal no Youtube onde conta os bastidores do mundo do
empreendedorismo através do olhar de empresários mundialmente conhecidos, além
de dividir o que aprendeu ao longo da carreira como líder de projetos que
impactaram milhares de pessoas.
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