Administrar bem o
seu tempo também pode evitar problemas, como a síndrome de burnout
Divulgação
Quando falamos em gestão de tempo, a primeira coisa
que pode surgir na cabeça talvez seja produtividade, trabalho. Mas a verdade é
que quando lidamos com este tópico, o intuito é ao contrário: é ter mais tempo
para o descanso, para o autocuidado e para uma vida mais leve e
organizada.
Portanto, a rotina do trabalho pode ser aprimorada
e modificada com isso. Mas não só a profissional, como também a pessoal.
A recompensa disso, portanto, pode ser não só
aumento na produtividade, mas benefícios para a saúde mental.
Para isso, podemos listar alguns pontos para que
você esteja atento na hora de planejar o seu tempo.
Ouça o seu corpo e a sua mente
Talvez a primeira coisa que você precisa fazer para
gerenciar bem o seu dia seja escutar bem o seu corpo e a sua mente. O que isso
significa? Bem, você precisa saber, por exemplo, quantas horas de sono por
noite é preciso para ser produtivo. Qual sua capacidade em se focar em uma
tarefa, por quanto tempo. Quantos minutos você precisa para desfrutar de
refeições, se preparar para uma reunião, desempenhar tarefas, lidar com
relatórios? Isso tudo conta.
“É importante saber em quais horários do dia você é
mais eficaz em cada uma de suas atividades. Por exemplo, se você sente que seu
raciocínio é mais lento pela manhã, é melhor programar para esse período
tarefas mais ‘automáticas’, evitando um mau aproveitamento do seu tempo.
Autoconhecimento é imprescindível para termos uma assertividade em nossa gestão
do tempo”, comenta Daniel Alves, consultor empresarial e especialista em gestão
organizacional.
As tarefas do dia e o planejamento são muito
importantes
Planejar nunca é algo ruim. Muito pelo contrário. É
um passo importante para otimizar cada vez mais o seu dia (e também a noite).
Basta fazer uma lista de tarefas que você precisa realizar, seja digitalmente,
seja em um caderno, lousa, post-it. Fica da maneira que seja mais fácil: com
cores, destaques, classificações, quadrinhos de checagem.
Sempre priorize o que é mais importante, e procure
adicionar prazos. Isso ajuda a inibir distrações. E por falar em distrações, se
você participa de reuniões, procure torná-las o mais produtivo possível. Quem
nunca passou por inúmeras reuniões que consomem muito do seu tempo e no final
pouco tinham a acrescentar para o trabalho?
O especialista em gestão organizacional Daniel Alves dá dicas de como você pode
se organizar em relação ao planejamento:
“Coloque seus afazeres no papel — o primeiro passo
é visualizar todas as atividades que devem ser encaixadas em sua rotina; tenha
metas e prazos — mesmo que não haja prazos externos, defina metas pessoais para
concluir cada atividade. Planeje sua rotina com base na sua lista de afazeres e
nas suas metas, distribua as atividades ao longo do dia, sendo realista e
contando com imprevistos. Planeje pausas — falando em ser realista, é
importante planejar pequenas pausas entre suas atividades para manter a
disposição. Favoreça seu foco — ter um ambiente de estudo ou de trabalho
organizado e longe de distrações é excelente para ter mais concentração. Evite
o acúmulo de tarefas — mantenha-se fiel ao seu planejamento e não deixe para
fazer nada na última hora. Use recursos de organização — agendas físicas ou
virtuais, planners, softwares de gestão de projetos, aplicativos etc. Veja com
qual recurso você se adapta melhor; revise sua rotina semanalmente — nos finais
de semana, dedique alguns minutos para ver o que você concluiu e o que precisa
ser encaixado novamente em seu planejamento. Faça da gestão um hábito — por
fim, mantenha a constância e a gestão do tempo se tornará um hábito em sua
rotina.”
Lidar com o trabalho remoto
De acordo com a Agência Brasil, 46% das empresas
adotaram o modelo home office durante o período de pandemia de COVID19 em
território brasileiro. Mesmo com essa transição, 67% dessas empresas relataram
ter dificuldades no início, sendo que 34% apontaram problemas nas ferramentas
de comunicação e 34% no comportamento dos funcionários ao acessarem os
ambientes virtuais.
Ou seja, não só você precisa gerenciar o seu tempo
no ambiente de casa, como também se organizar para ter um comportamento
apropriado para realizar o seu trabalho.
Muita gente não é acostumada a trabalhar em casa, e
essa mudança de rotina pode ser um desafio. Conciliar trabalho com o ambiente
de casa, com a família e até com as crianças exige disciplina e
planejamento.
“Para gerir seu tempo home office, separe o pessoal
do profissional. Se você cadastrar suas atividades no Todoist, as atividades do
dia irão aparecer na aba ‘hoje’. Se usar um aplicativo que filtre, use-o para
apresentar somente atividades de trabalho durante o expediente; Utilize
ferramentas de gestão de atividades”, comenta Daniel Alves.
Mais algumas dicas que você pode pensar para manter
o seu trabalho em casa saudável: vista-se como se fosse trabalhar fora, isso
pode ajudar a sua mente. Tenha um ambiente específico reservado para trabalhar,
assim você pode treinar o seu cérebro de quando é hora de lazer, e quando de
trabalho. Tenha também interrupções programadas. Procure fazer pausas ao longo
do dia, seja para um café, relaxar, jogar alguma coisa, cuidar das plantas, o
que for.
Procrastinação, um grande vilão
Quando você deixa de fazer algo e fica em outras
atividades que não tem a ver com o trabalho, ou subestima o tempo que você tem
para realizar as suas tarefas, são alguns erros cometidos no dia a dia que
levam à procrastinação. Uma maneira de lidar com isso é dividir a tarefa em
diversas etapas.
“Uma das principais dicas para evitar esse hábito é
justamente encará-lo, mas de uma forma bastante curiosa. A chamada
procrastinação estruturada é basicamente uma maneira de enganar o próprio
cérebro, de forma que a tarefa principal passe a parecer ser a distração.
Confuso? Explicamos: procrastinadores sempre encontrarão passatempos que os
afastarão de sua atividade mais importante. Nesse método, a ideia é não evitar
o afastamento temporário da tarefa, mas, em vez de ficar perdendo tempo
descompromissadamente quando isso ocorre, o ideal é começar imediatamente
outra tarefa. Dessa forma, o objetivo inicial se tornará menos importante, e,
quando você menos esperar, estará retornando a ele, para evitar concluir a nova
missão. Parece brincadeira, mas esse método existe e funciona para muitas
pessoas que têm dificuldade em manter a produtividade”, afirma Daniel.
Distrações e mais distrações
Não muito diferente da procrastinação, as
distrações também podem exercer um papel negativo no dia a dia. Hoje temos
milhares de mensagens, redes sociais, inúmeras distrações que tiram nosso foco.
Isso pode atrapalhar a maneira que lidamos com as demandas, e especialmente
causar ansiedade durante o dia. A ideia, portanto, é definir o que é mais
importante.
Neste ponto, Daniel é enfático e objetivo: “Tente
realizar um pouco de cada vez. Não deixe tudo para a última hora. Equeça a
motivação.”
A técnica Pomodoro pode ser uma aliada
Idealizada por Francesco Cirillo no final dos anos
1980, esta técnica pode servir para realizar tarefas importantes no dia que
precisam de foco. Ela é bem simples. Você usa um cronômetro para dividir
períodos de 25 minutos, separados por pausas de 5 minutos. E assim vai por duas
horas. Fica assim:
25 minutos de foco > 5 minutos de descanso >
25 minutos de foco > 5 minutos de desconto > 25 minutos de foco > 5
minutos de descanso > 25 minutos de foco.
Cuide da sua mente
Por fim, com todas essas informações sobre como se
organizar e gerenciar o seu dia, é muito importante que você cuide do seu
estado mental. Sem a sua cabeça funcionando bem, nada funciona. Nem mesmo o seu
trabalho.
Sete dicas para melhorar a sua vida
O consultor empresarial e especialista em gestão
organizacional deixa sete dicas para que as pessoas possam alcançar um bom
desempenho acima de tudo em sua vida. Seja no âmbito corporativo, pessoal ou
acadêmico:
1 – Pratique exercícios regularmente
2 – Preze pela qualidade do sono
3 – Alimente-se de forma equilibrada
4 – Cultive os relacionamentos
5 – Tire um tempo para você
6 – Cuide da mente tanto quanto cuida do corpo
7 – Tire férias e se desligue totalmente do
trabalho
Nenhum comentário:
Postar um comentário