Como montar um escritório do zero?

 

Do planejamento ao início da operação, estruturar um escritório exige mais do que escolher um imóvel: envolve estratégia, custos e decisões que impactam diretamente o crescimento da empresa

 

Montar um escritório do zero começa com uma pergunta simples, mas decisiva: qual é o objetivo desse espaço? Mais do que um local físico, o escritório hoje precisa refletir o momento da empresa, o modelo de trabalho adotado e a forma como as equipes se conectam e produzem. Sem esse direcionamento, o risco de investir em um espaço subutilizado ou ineficiente é alto.

O primeiro passo é definir a necessidade real da operação. Isso inclui entender o tamanho da equipe, a frequência de uso do espaço e o tipo de atividade que será realizada no local. Empresas que operam em modelo híbrido, por exemplo, podem precisar de menos estações fixas e mais áreas colaborativas, enquanto negócios com atendimento ao cliente demandam espaços mais estruturados e bem localizados.

Na sequência, entra a escolha do imóvel, que vai muito além do valor do aluguel. Localização, acessibilidade, infraestrutura do entorno e possibilidade de adaptação do espaço são fatores que impactam diretamente a experiência dos colaboradores e a percepção dos clientes. Segundo dados do índice FipeZap, o valor médio de locação comercial em cidades como São Paulo gira em torno de R$ 58 por metro quadrado, o que reforça a importância de escolher um espaço adequado ao uso real da empresa.

Depois da definição do imóvel, começa uma das etapas mais complexas: o projeto e a obra. Um levantamento da consultoria Turner & Townsend aponta que o custo de implantação de escritórios corporativos pode chegar a cerca de R$ 12 mil por metro quadrado, considerando desde infraestrutura até mobiliário e tecnologia. Essa fase exige planejamento detalhado, gestão de fornecedores e controle rigoroso de prazos e orçamento.

Além da estrutura física, é fundamental considerar a operação do escritório. Serviços como limpeza, manutenção, recepção e suporte técnico fazem parte do dia a dia e impactam diretamente o funcionamento do espaço. Muitas empresas subestimam essa etapa, mas é ela que garante a continuidade e a eficiência da operação ao longo do tempo.

Para a Be In, empresa especializada em escritórios sob medida, montar um escritório do zero exige olhar para todas as etapas de forma integrada. “Não é só sobre encontrar um espaço e montar a estrutura. É preciso pensar no uso real do escritório, na operação e em como esse ambiente vai acompanhar o crescimento da empresa. Quando isso não é bem planejado, o custo aparece depois, no dia a dia”, afirma Nikolas Matarangas, CEO da companhia.

Outro ponto importante é o tempo. Em média, o processo completo, da escolha do imóvel à entrada da equipe, pode levar de três a quatro meses, dependendo da complexidade do projeto. Esse prazo pode impactar diretamente o planejamento da empresa, especialmente em momentos de expansão ou mudança de sede.

Diante desse cenário, cresce o número de empresas que buscam modelos mais flexíveis, que permitam estruturar o escritório com menos investimento inicial e maior previsibilidade de custos. A decisão de montar um espaço próprio, recorrer a soluções prontas ou optar por formatos híbridos depende do estágio do negócio e da estratégia de crescimento.

No fim, montar um escritório do zero deixou de ser apenas uma etapa operacional e passou a ser uma decisão estratégica. Quando bem planejado, o espaço contribui para a produtividade, fortalece a cultura da empresa e apoia o crescimento. Quando mal estruturado, pode se transformar em um custo alto e difícil de ajustar no futuro.