Quem nunca ouviu aquela velha frase: “essa reunião
poderia ter sido resolvida com um e-mail”? Ou então participou de um call com o
time que durou muito mais do que o esperado? Por esses e outros motivos, é
comum, no mundo corporativo, se perguntar se existe um tempo ideal para a
realização de uma reunião que seja produtiva e não cansativa?
A verdade é que o fundamental para que se possa
considerar uma reunião produtiva é quando se consegue debater todos os pontos
da pauta, que não tenha ficado nenhuma dúvida, e que tenham sido alinhados os
próximos passos. Para isso, o mais importante antes de chamar o time para um
link do zoom ou para a sala de reuniões é “identificar o seu propósito”. O
tempo de um call deve ser sempre definido em função da pauta e não o contrário.
Um trabalho realizado pelo Laboratório de Fatores
Humanos da Microsoft descobriu que participar de quatro horas de reuniões sem
intervalo, por exemplo, gera um pico na atividade beta do cérebro, associada a
níveis elevados de estresse. Além disso, uma pesquisa feita pela Universidade
da Carolina do Norte, nos Estados Unidos, indica que os funcionários gastam em
média 18 horas por semana em reuniões. Além disso, uma pesquisa do MIT Sloan,
indicou que as pessoas gastam hoje mais de 85% de seu tempo em reuniões. Penso
que esse seja um tempo exagerado em demasia.
Infelizmente, muito por conta do modo adotado pelas
companhias durante a pandemia, isso se tornou uma cultura estabelecida, se
bobear marcamos reunião para marcar uma reunião. E, por isso, é importante que
antes de agendar, saibamos qual a finalidade, assim, poderemos determinar, de
forma mais assertiva, quem precisará estar lá para deliberar sobre o tema.
Claro que em alinhamentos de conceitos, por exemplo, é importante a presença da
maioria, senão de todos, pois do contrário a diferença na semântica pode
atrapalhar a definição e execução das ações.
Um dos caminhos para que se saiba a real
necessidade de um call de alinhamento, ou de definição de metas, é a gestão por
OKRs (Objectives and Keys Results - Objetivos e Resultados
Chaves). É o tipo de gestão que traz claro o propósito de cada ciclo - normalmente
de três meses -, com a clara definição do que cada integrante do time deve
fazer e o porquê dessa ação. Assim, geralmente reuniões são propostas para
algum ajuste, visando o atingimento do que foi proposto. "Qual OKR esta
reunião está impactando?" se demorar a responder já é um bom sinal. Uma
típica estratégia de “comer o boi em bifes”, ou seja, as reuniões podem ser
ajustadas para ir tratando partes do problema a ser endereçado.
Pedro Signorelli - um dos maiores especialistas do Brasil em gestão,
com ênfase em OKR. Já movimentou com seus projetos mais de R$ 2 bi e é
responsável, dentre outros, pelo case da Nextel, maior e mais rápida
implementação da ferramenta nas Américas. http://www.gestaopragmatica.com.br/
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