Depois
das promessas de ano novo, das festas e férias, voltar ao escritório não é uma
das tarefas mais fáceis e agradáveis para muita gente. Nas primeiras semanas de
trabalho do ano, muitas tarefas estão acumuladas, algumas urgências já estão
gritando e a sensação de estresse e correria começa a aparecer.
Se você
é uma dessas pessoas que se identifica com o cenário acima e está tentando
organizar o seu trabalho e cumprir a sua agenda, não se desespere, é possível
organizar seu tempo e colocar sua agenda em dia. Você precisará reservar um
tempinho para se planejar, utilizando uma agenda ou software de sua preferência
para escrever tudo que deve ser feito.
Se você
não consegue mensurar tudo que deve ser feito, fica impossível gerenciar seu
tempo, então, não negligencie a anotação das suas prioridades. Nunca deixe na
cabeça o que deve ser feito. Para ajudá-lo em seu planejamento e aliviá-lo das
mil prioridades e pendências a resolver, sugiro algumas formas de organização:
Foque
nas urgências – A maioria dos cursos de administração de tempo dá o equivocado
conselho de focar primeiro no importante e depois na urgência. Na prática, se
você fizer isso vai matar sua agenda, pois urgências não resolvidas crescem e
tomam conta do seu tempo. Foque em resolver tudo que for problema de uma vez,
para depois ter tempo de trabalhar no importante. Mas cuidado, isso não pode
ser um estado permanente, ou indicará a existência de algo muito errado com seu
planejamento e essa dica será invalidada.
Planejamento
x Priorização – Esses dois termos ainda causam uma certa confusão e algumas
dúvidas sobre sua aplicação. Dia não se planeja, se prioriza! O que se planeja
é o futuro, a antecedência para prevenir que as coisas se tornem urgentes.
Planejar o dia é uma ilusão, pois é impossível evitar que as circunstâncias e
urgências ocorram tentando definir tudo em cima da hora. O planejamento deve
ser feito para no mínimo três dias para frente. O dia é resultado desse
planejamento prévio e deve ser priorizado, com uma ordem numérica de execução
de tudo que deverá ser feito.
Cuide
do seu e-mail – Se você voltou de férias, seu e-mail deve estar lotado. Então,
é necessário reservar de uma a três horas para lidar com ele. Neste período,
tenha em mente o objetivo de esvaziar sua caixa de entrada. Para isso só
existem três alternativas possíveis para cada e-mail: MOVER (informações
importantes para pastas específicas); AGIR (crie tarefas ou reuniões, com datas
específicas do que precisa ser feito e delete o e-mail); LIXO (se não servir
para nada, apague o e-mail, sem dó!).
Deixe
de lado o ritmo de férias – Se você ainda está no ritmo de festas,
praia e comemoração, a preguiça e a procrastinação podem te prejudicar.
Realmente leva um tempo para voltar ao ritmo habitual, por isso comece priorizando
as coisas mais fáceis, simples e de rápida execução. Isso vai ajudar você a
começar a entrar no ritmo.
Não
perca tempo, mas não pegue pesado – Na volta das férias,
atividades circunstanciais (aquelas que não trazem resultados, só fazem você
perder tempo) como navegar na internet à toa, fofoquinhas com colegas de
trabalho e brincadeiras causam desvio de atenção ao profissional. Uma vez
perdido seu foco, leva-se muito tempo para voltar à plena concentração e dar
continuidade à tarefa com êxito. Quanto mais focado estiver, melhor será o
resultado do seu trabalho e mais produtivo será o seu dia. Agora no começo, não
pegue pesado com você, não lote seu dia de atividades, distribua atividades de
lazer ao longo da semana, procure retomar aos poucos seu ritmo.
Coloque
entre as suas metas de Ano Novo ser mais produtivo e aproveite o seu tempo com
sabedoria. Administrar bem seu tempo é ter maior disposição, mais qualidade de
vida e mais realizações para você!
Christian
Barbosa
- Maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, é CEO
da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na
área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Ministra
treinamentos e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100.
Autor dos livros "A Tríade do Tempo"; "Você, Dona do Seu
Tempo"; e "Estou em Reunião"; co-autor do "Mais Tempo, Mais
Dinheiro"; "Equilíbrio e resultado – Por que as pessoas não fazem o
que deveriam fazer?". Sua mais nova obra: 60 estratégias práticas para
ganhar mais tempo. www.triadps.com.br e
www.maistempo.com.br
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