Especialista em comunicação corporativa Juliana Algodoal elenca as melhores práticas para potencializar o uso do app
As formas de interação no mundo corporativo não param de se diversificar. Uma das ferramentas que mais se destacou para esse fim, pela praticidade e rapidez na comunicação à distância foi o WhatsApp. A constituição de grupos de trabalho no aplicativo se tornou uma prática costumeira no âmbito profissional, potencializada por recursos como os de anexar arquivos, gravar áudios e vídeos e fazer ligações com várias pessoas simultaneamente. Porém, em se tratando de uma rede social, o WhatsApp também requer determinados códigos de comportamento e linguagem que se estabeleceram ao longo da própria incorporação da ferramenta ao cotidiano de seus usuários.
“Um grupo de WhatsApp funciona como uma reunião
presencial de trabalho”, compara Juliana Algodoal, especialista em comunicação
corporativa. “Como tal, demanda práticas que façam fluir as interações entre os
participantes e tornem o processo mais produtivo para o atingimento dos
objetivos a que se propõe.” Ela aponta 10 dicas para otimizar o desempenho do
WhatsApp como ferramenta de comunicação para apoio ao trabalho.
1. Crie regras claras
É preciso combinar o jogo e ter metas bem definidas para um grupo
de WhatsApp. Ele pode ser constituído para trocas a respeito de um projeto
específico, por exemplo. A presença de um moderador ajuda a manter o foco nas
questões relevantes a serem discutidas, mas todos os participantes podem
exercer, em alguma medida, esse papel. Os membros, por sinal, devem ser
pessoas-chave para alcançar os propósitos que levaram à criação do grupo – e
precisam ser consultados antes de sua inclusão nele.
2. Ajuste o tom
O tom de leveza nas conversas é ocasionalmente permitido e mesmo
bem-vindo, desde que não desvie o foco dos objetivos do grupo. Brincadeiras ou
mensagens que aliviem a pressão do trabalho favorecem inclusive a saúde mental
dos profissionais envolvidos, mas não podem ultrapassar os limites do bom
senso. Não há espaço para piadas ofensivas e preconceituosas. Devem-se evitar
ainda temas polêmicos como os de política e religião, a não ser que eles façam
parte do conteúdo do projeto em si.
3. Gentileza, sempre!
Gentileza e educação são primordiais nos grupos de
WhatsApp. Neste meio, também dão a tônica das relações de trabalho. Fique
atento às nuances de agressividade que verbos no imperativo e termos em
maiúsculas ou negrito possam sugerir. Uma das ações deselegantes no Whats é a
de deixar as pessoas sem resposta – tanto que um dos problemas advindos com a
intensificação do uso da ferramenta é o ghosting: sumir da conversa ou
cortar a comunicação sem qualquer explicação.
4. Atenção aos extremos de interaçãoQuem não se manifesta no grupo também
acaba sendo notado, e de uma forma geralmente não positiva. Posicionar-se
excessivamente, querendo opinar mesmo quando não tem nada de significativo para
acrescentar a determinada questão, tampouco é recomendado.
5. Seja objetivo em suas mensagens!Lembre-se de que as pessoas têm estilos
diferentes de se comunicar. Certifique-se de que sua mensagem é de fácil
compreensão para ser entendida pelos demais. Evite termos mais complicados ou
aqueles que permitem interpretações equivocadas. A palavra ambição, por
exemplo, pode ter a conotação negativa de uma verve gananciosa; não dê abertura
para as “sombras” das palavras. Se perceber que ficaram dúvidas sobre o que
expressou, uma solução é oferecer-se para mandar um áudio no privado
esclarecendo melhor o conteúdo, por exemplo.
6. Áudio sim, mas com parcimônia!
O áudio é um recurso bastante útil para aprofundar
conceitos, mas pode atravancar o fluxo e o dinamismo de uma conversa. Se, por
um lado, às vezes facilita a vida do emissor – que pode até estar realizando
outra atividade enquanto grava –, eventualmente dificulta o efetivo recebimento
da mensagem, como acontece quando o destinatário não consegue ouvi-la de
imediato por estar em uma reunião.
7. Evite prejulgamentos
Busque conte-los na hora de analisar uma mensagem
recebida. Muitas vezes interpretamos o que lemos a partir de nossos próprios
sentimentos ou imaginando os do outro pelo que conhecemos dele. Não se
precipite enviando uma resposta pautada por uma primeira impressão guiada pela
emoção. Use a razão para decifrar o que está de fato sendo transmitido, e se
necessário peça mais esclarecimentos.
8. Leia e releia o que escreveu Uma das vantagens do WhatsApp é a
chance de reler o que se escreveu e ouvir o que foi gravado antes de enviar.
Aproveite essas oportunidades de revisão de conteúdo para planejar a mensagem e
torná-la a mais clara e precisa possível. Textos muito compridos ou prolixos
não são de bom tom.
9. Contextualize
Procure contextualizar o envio de um material. Antes
de “atirar” um vídeo ou arquivo na conversa, convém reforçar do que se trata.
10. Evite constrangimentos!
Se, durante uma conversa, você percebe que alguém
trouxe uma informação equivocada, prefira sinalizar essa inadequação chamando a
pessoa no privado. Corrigi-la diante de todos os participantes do grupo pode
causar constrangimento. Ideal é a própria pessoa se manifestar e demonstrar que
percebeu o engano.
“Ainda que por meio de uma rede social digital, a relação é entre pessoas, portanto sua atuação impacta na sua imagem e no seu perfil profissional dentro e fora dos grupos”, destaca Juliana Algodoal.
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