Reuniões são necessárias no dia a dia de qualquer
empresa ou organização. Ainda na hora da tomada de decisões, elas são a melhor
opção para que chefes e subordinados possam coordenar as ações e chegar a
conclusões práticas que garantam os resultados esperados.
Mas, com o decorrer do tempo, as reuniões podem se
tornar chatas, cansativas e contraproducentes. Para que isso não aconteça,
sugerimos seis dicas necessárias para tornar as reuniões de trabalho mais
produtivas e eficazes.
1 - Comece no horário e termine no horário.
Por mais simples que possa parecer iniciar no
horário é o primeiro e fundamental aspecto para que uma reunião seja produtiva.
Além disso o horário do termino também deve ser rigorosamente respeitado.
Desta forma a produtividade se torna maior e cria-se uma cultura de inicio e
termino que todos respeitem, além de facilitar a programação de participantes
para compromissos posteriores. O tempo que as reuniões levam para começar e
terminar influenciam nas atividades programadas e na produtividade da
equipe.
2 - Objetivos Claros
As reuniões mais eficazes são aquelas em que os
objetivos são claros. Estabelecer uma pauta e compartilhá-la antecipadamente
com todos os participantes faz com que todos tenham foco e motivação para
participarem e alcançarem a meta definida para a reunião. Ao iniciar a discusão
da pauta ou de alguma idéia, pode haver um momento de colocações livres em que
não haja ainda o estabelecimento sem previo julgamento ou oposição a mesma
(brame stormig). Este tempo deve ser bem definido e limitado. Manter o foco é
muito importante para se ter uma reunião eficiente.
3 - Conduzir a reunião com liderança
Nem sempre é fácil ser o lider que assegure e
que garanta o melhor andamento de uma reunião, mas alguém deve ser
responsável por executar pautas dinámicas e produtivas. Nunca imponha suas
proprias ideias, saiba escutas, compreender, tenha flexibilidade, mas não deixe
que a reunião saia do seu trilho. Com delicadeza as vezes se faz
necessário cortar e reconduzir quem esteja expondo suas ideias de forma prolixa
ou muito extensa.
4 - Mantenha as reuniões dentro do horário de
trabalho
Escolher horários apropriados. Procure evitar
horários próximos do almoço ou próximos do final do expediente. A ansiedade e a
própria fome que antecedem o intervalo do almoço interferem no bom andamento de
uma reunião. Assim como o cansaço do final de expediente e além de possíveis
compromissos após o expediente pode fazer com que haja perda de foco e
concentração.
5- Escolher um ambiente adequado
O local e ambiente da reunião são fatores
determinantes para seu sucesso. O local deve ser bem iluminado. A temperatura
deve ser de preferência, um pouco baixa. Não a ponto de que todos passem frio
na sala, mas temperaturas mornas também geram um efeito de relaxamento. Evite
reuniões em locais abertos, já que o movimento pode distrair os participantes.
Além disso disponibilize agua e café para que as pessoas se sintam acolhidas, à
vontade e confortáveis durante a reunião.
6 - Conclusão da reunião com resultados claros
Para que não haja dúvida entre os participantes,
conclua fazendo uma retrospectiva rápida e com clareza sobre tudo o que foi
discutido e decidido e quais são as próximas atividades a serem cumpridas.
Deixar claro quem será o responsável por executar cada tarefa decidida na
reunião é fundamental. Uma das formas que evita confusões e contradições é
criar uma ata da reunião e enviar a todos os participantes para eles possam
consultar alguma questão, se for necessário.
São básicas simples, que podem ser implantadas
imediatamente e que irão trazer ótimos resultados não apenas para a
produtividade das reuniões, mas para a produtividade da empresa como um todo.
Ana
Slaviero - especialista em transição de carreiras, palestrante e coach
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