Especialista
esclarece dúvidas sobre as alterações
Criado pelo Governo Federal para desburocratizar os
processos do departamento de recursos humanos das empresas e diminuir os erros
das informações, o E-social é um sistema que integra todos os dados do quadro
funcional das empresas, folhas de pagamento, FGTS, contribuição previdenciária,
admissão, aviso prévio, entre outros. Essas informações eram enviadas
individualmente para o INSS, Ministério do Trabalho, Ministério da Previdência
ou para a Caixa Econômica Federal, gerando muita burocracia e troca de
informações.
Desde janeiro de 2018 as empresas com faturamento
anual maior do que R$ 78 milhões estão obrigadas a registrar as informações no
sistema. As demais empresas, incluindo micro e pequenas cadastradas no MEI, que
possuam funcionários, devem aderir ao sistema a partir de 16 de julho. As
empresas que não se adequarem estão sujeitas a penalidades.
“Um dos maiores benefícios para as empresas são as
substituições de vários documentos e obrigações exigidas hoje pelo fisco, tais
obrigações serão unificadas, facilitando assim a rotina diária da empresa.
Além disso, acaba com a obrigação da guarda de documentos em arquivo físico”,
explica José Ferreira de Souza, coordenador do setor encarregado do
Departamento Pessoal na ProLink Contábil.
Ele conta que as informações para o e-Social devem
ser precisas e entregues no momento exato, isto demanda eficiência do
profissional de RH. A mudança exigirá mais velocidade na troca de informações
entre cliente e escritórios de contabilidade, por exemplo. Tudo precisa estar
alinhado entre os dois para haver conformidade nos processos e evitar
penalidades.
“A chegada do e-Social obrigou as empresas a
fazerem uma revisão dos dados cadastrais dos trabalhadores, qualificando assim
as informações para que sejam evitados futuros problemas no saque de FGTS,
seguro desemprego etc. Com os dados atualizados haverá mais rapidez na
concessão de benefícios do INSS e aposentadoria, por exemplo. Também é mais
fácil para a Receita Federal encontrar irregularidades”, conta Souza.
Para garantir que tudo seja feito no prazo e as
informações sejam entregues de maneira correta, as empresas precisam fazer uma
revisão na área tributária, previdenciária e trabalhista, para reduzir ou
eliminar riscos. “As empresas devem cuidar da adequação da infraestrutura de
redes, servidores, velocidade de internet e segurança e capacitar os
profissionais envolvidos”, finaliza o coordenador.
José
Ferreira de Souza - analista de Departamento Pessoal e atua na
coordenação do setor na ProLink Contábil. Possui formação em Gestão de Recursos
Humanos pela Universidade São Judas e experiência de 30 anos na área de
administração pessoal.
ProLink
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