Empresas que buscam reduzir gastos com viagens
corporativas podem estar começando a negociação pelo lugar errado. Antes de
discutir descontos com companhias aéreas, hotéis e locadoras, é preciso
entender como a própria organização compra, o comportamento, quais são seus
fornecedores, com que antecedência os funcionários fazem reservas e quais metas
precisam ser alcançadas. A avaliação é da Voetur Viagens e foi apresentada
durante o Fórum de Inovação em Procurement, realizado nesta semana, em São
Paulo. A análise reforça a necessidade de uma mudança na forma como as empresas
conduzem processos de concorrência e gerenciam os custos relacionados às
viagens corporativas.
Dados da ABRACORP de 2025 divulgados pela
associação mostram que as passagens aéreas representam aproximadamente 58% do
volume de compras de viagens, enquanto a hospedagem responde por 31%. A Voetur reforça
ainda que alterar o comportamento de compra pode produzir impacto relevante nas
despesas de viagens, gerando redução de custos.
Para Carolina Gaete, diretora comercial da Voetur Viagens e embaixadora da ALAGEV em São Paulo, os processos de concorrência
atualmente restringem a abertura de dados, apresentando apenas o gasto anual
consolidado da empresa. Esse número mostra quanto foi desembolsado, mas não
necessariamente explica o que, por que, onde e como o dinheiro está sendo
gasto.
“Quanto mais a empresa abre seus dados, mais o
fornecedor consegue identificar o que precisa ser trabalhado primeiro. Sem
dados, como podemos ajudar?”, afirma Carolina.
Entre as informações que podem mudar a qualidade de
uma concorrência estão a antecedência média de compra, as companhias aéreas
mais utilizadas, acordos corporativos, destinos, tarifas máximas permitidas, preferências
dos viajantes, cidades e perfil das hospedagens, necessidade de hospedagem em
regiões remotas, política de viagens, fluxo de aprovação, comportamento de
públicos específicos, além de dados que quantificam remarcações e reembolsos.
A lógica é transformar o processo de concorrência
de uma simples disputa por preço em uma análise da operação. Com informações
mais detalhadas, o fornecedor pode identificar onde existe espaço para
negociação, quais parceiros são mais adequados a determinados perfis de viagem
e quais mudanças de comportamento podem gerar economia antes mesmo de uma
renegociação contratual.
O impacto da antecedência da compra de uma passagem
aérea é um exemplo. A mesma lógica vale para outras etapas da jornada. Na
hotelaria, por exemplo, a empresa pode precisar considerar não apenas a diária,
mas cidades, perfil do viajante, tipo de estabelecimento e condições de
pagamento. Já na gestão de bilhetes, créditos não utilizados podem representar
recursos que deixam de ser aproveitados quando não são acompanhados pela
empresa.
Essa mudança também amplia o papel da TMC. Para a
Voetur, o fornecedor deixa de ser apenas responsável pela emissão e reserva de
serviços e passa a atuar de forma consultiva sobre a operação, acompanhando os
dados e recomendando mudanças de comportamento, sourcing, fornecedores e
políticas. “Quando dados são compartilhados desde o início, é possível atuar de
forma muito mais assertiva”, diz Carolina.
A consequência é uma mudança na própria definição
de gestão de viagens corporativas. Em vez de tratar a mobilidade como uma
despesa a ser reduzida linearmente, a empresa passa a analisar o custo total da
viagem e os fatores que determinam esse valor. A estratégia envolve dados,
comportamento, negociação, tecnologia, política de viagens e experiência do
viajante.
Para a Voetur, esse movimento também exige uma
relação mais transparente entre empresas e fornecedores. Dados históricos e
informações operacionais podem ser usados desde o início de uma RFP para que a
concorrência seja baseada nas características reais de cada operação,
considerando que rotas, cidades, perfis de viajantes e necessidades variam de
uma empresa para outra.
“Cada negócio têm características diferentes. Se a
empresa abre os dados, o fornecedor consegue enxergar onde realmente está a
oportunidade”, conclui Carolina.
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