Com a aproximação do final do ano, as empresas precisam se preparar para o fechamento contábil anual e o atendimento à auditoria externa. Esse período é crucial para garantir que os registros contábeis estejam em conformidade com as normas e regulamentos, além de proporcionar uma visão clara da saúde financeira da organização. E, para atingir este êxito, certas práticas e orientações se tornam fundamentais de serem seguidas, garantindo um fechamento eficiente que atenda aos requisitos da auditoria de forma adequada.
Muito além de ser um mero relatório contábil e
financeiro legalmente exigido em nosso país, os dados obtidos através deste
balanço anual podem servir de insights para a tomada de decisões estratégicas,
permitindo analisar este histórico no negócio e servindo como base para o
planejamento do próximo ano. Quando bem-organizados, um estudo da Forrester
Research evidenciou uma melhora de 30% no crescimento das empresas que são
orientadas por esses direcionamentos.
Para se aproveitar deste balanço como uma fonte
estratégica de destaque competitivo, veja sete dicas que irão auxiliar nesta
prática:
#1 Planejamento: a organização e definição de um cronograma de atividades são essenciais
para garantir que todos os prazos do balanço anual sejam cumpridos. Para isso,
elabore um cronograma detalhado, definindo as etapas do fechamento, atribuindo
responsabilidades para cada uma delas e avaliando todas as obrigações
tributárias a serem cumpridas no início do próximo ano. Isso reforçará a
segurança neste processo e evitará atrasos capazes de ocasionar multas severas.
Ressalta-se, aqui, que o ideal é que as empresas executem os fechamentos
contábeis mensalmente, se não for possível, minimamente a cada trimestre, pois
trata-se a saúde financeira da empresa e essa constatação deve ser feita
periodicamente.
#2 Revise: o fechamento anual é um momento para revisar e ajustar as provisões e
lançamentos contábeis para garantir que as demonstrações financeiras reflitam a
realidade da empresa. Aqui, é importante avaliar os processos jurídicos em
andamento e ajustar as provisões conforme orientações dos advogados,
verificando se estes dados estão corretos e refletindo a vida útil e o valor
residual atualizado dos bens.
#3 Concilie as contas
contábeis: essa é uma das etapas mais importantes do balanço
anual, que ajuda a identificar divergências e inconsistências antes que as
demonstrações sejam auditadas. Seu propósito é garantir que os saldos das
contas bancárias estejam em conformidade com os extratos, assim como os
depósitos não compensados e cheques não descontados e que os saldos a pagar e a
receber estejam corretos.
#4 Documentação e suporte para
a auditoria: uma auditoria eficiente dependerá da documentação
adequada. Por isso, ter os documentos corretos e organizados irá facilitar e
otimizar o processo de verificação dos auditores. Mantenha todos os
comprovantes e suportes das transações contábeis, incluindo planilhas,
contratos, comprovantes de transações financeiras e demais detalhes necessários
para suporte das rubricas contábeis.
#5 Comunicação com os
auditores externos: a interação com os auditores
deve ser clara e colaborativa, garantindo que todas as questões sejam abordadas
de maneira eficiente e sem surpresas ao longo do processo de auditoria. É
recomendável agendar uma reunião com eles para alinhar expectativas, discutir o
escopo do trabalho, prazos e os principais pontos de atenção, além de evitar
omitir dados que possam ser relevantes para a auditoria. A transparência é
essencial para construir uma relação de confiança e assegurar a precisão das
demonstrações.
#6 Invista na tecnologia: o uso de ferramentas de tecnologia pode simplificar significativamente
o processo de fechamento contábil e o atendimento à auditoria. Um dos recursos
que mais pode ajudar nisso é um ERP integrado e bem configurado, que permitirá
que os dados financeiros sejam consolidados de maneira eficiente, além de
automatizar processos como lançamentos e conciliações. Existem, também, muitas
plataformas de armazenamento em nuvem que facilitam o compartilhamento de
informações com os auditores, permitindo acesso remoto aos documentos
necessários.
#7 Analise as demonstrações
financeiras: essas demonstrações financeiras não apenas atendem
às exigências fiscais e regulatórias, mas também oferecem uma visão abrangente
e detalhada da posição financeira, do desempenho e dos fluxos de caixa da
empresa, auxiliando na tomada de decisões por parte de investidores, gestores e
outras partes interessadas. Por isso, a inclusão das notas explicativas nesse
contexto é indispensável para assegurar a transparência e a clareza dessas
informações.
Todos esses cuidados e boas práticas destacados
irão desempenhar um papel essencial no processo de fechamento contábil e
atendimento à auditoria. Eles garantirão a transparência das operações,
conformidade com as normas contábeis e uma visão detalhada da situação
financeira da empresa.
Este será um processo que demandará uma abordagem cuidadosa em sua elaboração, de forma que seja possível ter um processo de auditoria mais tranquilo e que gere confiança dos investidores e demais stakeholders, construindo um pilar essencial para uma gestão financeira responsável e eficiente.
Lucas Leme - sócio responsável de auditoria e relacionamento com cliente na ECOVIS® BSP.
Rodrigo Franco - sócio e gerente operacional na ECOVIS® BSP.
BSP
https://ecovisbsp.com.br/
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