São tempos arriscados para quem administra um
negócio. Manter a contabilidade em dia é essencial para diagnosticar a saúde da
empresa e também facilita a solicitação de empréstimos – por vezes, necessários
para manter a equipe de funcionários, investir em novos produtos mediante a
crise, ou quitar dívidas com fornecedores.
Antes mesmo da pandemia, a contabilidade já vinha
percebendo a importância de estar inserida em uma cultura digital. Não à toa, a
imagem do contador nos remete a alguém mergulhado em pilhas de papel, carimbos
e arquivos. Mas, assim como avançamos em diversas áreas, cabia ao setor abrir
as portas para a modernização.
Incentivar a digitalização também é um desafio em
relação às empresas. Por muitos anos – até pouco tempo, na verdade –, o cliente
teve o costume de imprimir todos os documentos, organizá-los em uma pasta e pedir
para que um office boy os levasse para o escritório de contabilidade.
Portanto, a cultura digital também precisa fazer parte do setor administrativo
das companhias. Isso agiliza processos, otimiza o tempo e ajuda a desafogar a
lista de pendências, que só tem aumentado nos últimos meses.
Na Capital Social, escritório de contabilidade com
10 anos de atuação em São Paulo, sempre fomos preocupados em oferecer as
soluções mais ágeis para os clientes. Por isso, nosso sistema contábil fica
disponível na nuvem. Sendo assim, trabalhar em home office não foi uma
dificuldade para a gente. Todos os documentos, arquivos e fichas de clientes
estão disponíveis para os colaboradores, de modo a facilitar o acesso à
informação.
Outro sistema faz um gerenciamento de e-mails,
alertando sobre mensagens pendentes e nosso prazo de resposta, o que nos ajuda
a ter agilidade no atendimento. Já não temos mais calendários, agendas e
planilhas impressas: tudo isso fica em uma ficha de trabalho que acompanha o
histórico de contabilidade do cliente. A comunicação é feita por uma intranet,
que nos garante segurança, e o ponto também é online.
Toda essa cultura digital que já fazia parte de
nossa rotina de trabalho nos ajuda a dar confiança e segurança para os clientes
em um momento em que muitas empresas estão perdidas em documentação. Com base
em nossa experiência, decidi fazer uma lista de tendências em contabilidade que
devem permanecer após a pandemia.
1) Contabilidade consultiva: os serviços de contabilidade tendem a ser muito mais digitais, com
atendimento remoto e reuniões por videoconferência. Não existe mais isso de
solicitar uma informação ao escritório e ficar horas esperando um retorno: o
sistema em nuvem e compartilhado permite que qualquer um com acesso a sua ficha
de trabalho possa ajudá-lo em instantes.
2) Dashboard financeiro
digital: esse tipo de plataforma permite a análise de dados
dos clientes, possibilitando o acompanhamento ano após ano. É uma ferramenta de
gestão compartilhada que, pela integração de informações, permitem agilizar os
processos e acompanhar a contabilidade ao mesmo tempo que o cliente.
3) Comunicação humanizada,
mesmo no digital: não importa o quanto
avancemos em tecnologia, somente uma pessoa poderá transmitir confiança para
outra pessoa. Entender o que o cliente precisa e oferecer um atendimento
personalizado, empático e, acima de tudo, humanizado, será o diferencial dos
escritórios de contabilidade.
4) Integração com o sistema de
gestão: a contabilidade nunca deve estar separada das
outras áreas administrativas da empresa. Qualquer alteração na saúde financeira
da empresa tem impacto em todas os setores – em algumas vezes, até no quadro de
funcionários. Por isso, é preciso enxergar a empresa como um organismo
completo.
5) Produtos diversificados: o impacto da crise econômica provocada pelo Covid-19 já é sentido por
muitos negócios. Por isso, os escritórios de contabilidade precisam estar
atentos para oferecer serviços de acordo com a demanda e o perfil do
empreendedor, para todos os portes de investimento das empresas. É preciso
caber no bolso. Na Capital Social, temos o Contabilizo, um atendimento sob
demanda a um custo reduzido, voltado para empresas de serviços com pouca
movimentação.
Espero que a contabilidade deixe de ser vista como
um agente fiscalizador de empresas, mas como um parceiro que está ali para
ajudar na saúde financeira do negócio. Com agilidade e humanização dos
processos, ficará mais fácil garantir a sobrevivência de muitos negócios nos
próximos anos.
Regina Fernandes - contadora e
responsável técnica da Capital Social, escritório de contabilidade com 10 anos
de atuação que tem como objetivo facilitar o dia a dia do empreendedor.
Localizado na cidade de São Paulo, atende PME´s do Brasil inteiro por meio de
uma metodologia de contabilidade consultiva, efetiva e digital.
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