Organizar o tempo ajuda a
distribuir melhor as tarefas e possibilita que existam períodos livres
Uma das
queixas mais comuns nos dias de hoje é: "eu não tenho tempo para nada,
nunca consigo completar meus afazeres no trabalho". Será que para fazer
render mais o dia no trabalho é preciso de talento especial? Segundo o
especialista em inteligência motivacional e gestão de pessoas, Marcus Garcia,
professor do Instituto Superior de Administração e Economia (ISAE), não
é necessário ser detalhista, mas disciplinado.
“É
fundamental estabelecer prioridades para classificar assuntos importantes e
urgentes. A classificação pode ser feita de acordo com os objetivos a serem
atingidos”, esclarece o especialista. Algumas razões podem justificar a falta
de tempo para os compromissos, como procrastinar, ou seja, deixar para depois
os afazeres, insegurança para tomar decisões, dificuldade para cumprir prazos,
chegar frequentemente atrasado aos compromissos e usar como motivo o trânsito
ou a reunião anterior, e ser indisciplinado. “Quando alguém diz que não teve
tempo para algo significa que uma atividade foi priorizada em detrimento de
outra e fez isso por preferência e não por disciplina”, ressalta o professor.
Para
administrar melhor o tempo, o professor Marcus Garcia aconselha elaborar um check
list (lista de verificação) para classificar cada tarefa pelo seu grau de
importância e urgência – pode ser definido por níveis, como baixo (1), médio
(2) e alto (3). Primeiramente, o professor recomenda listar as atividades e
definir uma data limite para finalizá-las. Em seguida, marcar os níveis de
urgência e importância em cada uma delas. Os pesos de cada uma devem ser
multiplicados e o resultado mostrará o que é prioridade, do maior para o menor.
Caso ocorra empate, a data limite para o seu término definirá a que terá
prioridade (ver tabela abaixo). “Para que o check list funcione é
necessário mantê-lo atualizado e as prioridades definidas precisam ser
respeitadas. Além disso, é importante focar na conclusão de uma tarefa de cada
vez”, orienta.
Entretanto,
podem aparecer atividades de última hora e também a necessidade de atender ao
telefone e acessar mídias sociais. “Se o celular e o Facebook estiverem na
programação do check list, não há com o que se preocupar. De qualquer
modo, avalie se realmente precisa atender todas as ligações que recebe. Uma
saída é combinar um horário para atendê-las ou pedir para que seus contatos
deixem recados para retornar em um momento oportuno”, indica.
No caso
dos imprevistos, poderá pedir para quem fez a solicitação aguardar que termine
o que está fazendo e em seguida atenderá o seu pedido. “Isso será possível,
pois ao seguir de modo sistemático o check list perceberá que começarão
a aparecer ‘janelas’ no seu tempo e estes imprevistos poderão ser resolvidos,
sem interferir na sua programação”. Para completar, o professor Marcus Garcia
aconselha que o tempo livre que sobra não seja desperdiçado. “Estes momentos
podem ser ocupados com a leitura de um artigo ou simplesmente pode descansar a
mente ouvindo boa música”, finaliza.
Tarefa
|
Data Limite
|
Urgência (A)
|
Importância (B)
|
Prioridade
(A x B)
|
Despachar
encomenda para cliente Z
|
28/10/2016
|
3
|
3
|
9
|
Elaborar
proposta para cliente Y
|
29/10/2016
|
2
|
3
|
6
|
Cobrar
a fatura em atraso do cliente X
|
28/10/2016
|
2
|
2
|
4
|
Orientar
a equipe de vendas sobre novo produto
|
29/10/2016
|
2
|
2
|
4
|
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