Gestão de tempo: o que é e como tornar os dias mais produtivos

Mesmo em meio a era tecnológica, a falta de tempo é uma realidade que ainda assola a vida de muitas pessoas. São gestores, funcionários e até mesmo pessoas comuns que enfrentam dificuldades em administrar tarefas, cumprir prazos e serem mais produtivas. Para o especialista e diretor do Instituto Elevare Brasil, Paulo Cota,  engana-se quem acha que a vida é mesmo agitada e que por isso é preciso se conformar com essa situação. Cota defende que não concluir seus planos e tarefas são alguns dos sintomas do mal gerenciamento de tempo que, para o alívio de muitos, tem antídoto certo, conforme veremos nas dicas do coach do Instituto Elevare.


O que é gestão de tempo


Gestão ou gerenciamento de tempo é um conceito que surgiu a partir das necessidades humanas para planejar, realizar e possuir mais controle do tempo com relação às atividades diárias. Segundo o coach Paulo Cota, a má gestão ou falta desse conceito pode gerar mal-estar nas organizações, influenciado negativamente nos negócios, além de também interferir na vida pessoal. “Muita gente já se conformou com a ideia de que a  falta de tempo é uma consequência do nosso cotidiano. Esse pensamento equivocado vem assumindo uma posição indesejada nas empresas e demais relacionamentos, comprometendo prazos e gerando grande insatisfação”, afirma o coach.


Quem precisa


A aplicação da gestão de tempo é recomendada para todas as pessoas e segmentos sociais, no entanto, é mais acentuada para aqueles que enfrentam problemas com o relógio. De acordo com o especialista, podem ser pessoas que assumem responsabilidades e têm dificuldades para cumpri-lás, pessoas com acúmulo de tarefas, que convivem com cenários de escassez de tempo ou ainda aquelas sujeitas a demandas extras. “No geral, é indicada para todos que estão frustrados por não conseguirem se dedicar o bastante para os vários âmbitos e que estão colocando em jogo sua qualidade de vida”, recomenda.



Estabelecendo a Tríade do Tempo


No Instituto Elevare, nós adotamos com nossos clientes a metodologia da tríade do tempo, uma ferramenta inovadora aplicada no gerenciamento de tempo. Com ela, é possível medir não apenas hábitos, mas também dividir tarefas em 3 esferas, sendo elas importantes, urgentes e circunstanciais. “As tarefas importantes precisam ocupar 70% do tempo, as urgentes 20% e as circunstanciais apenas 10%.  Dessa forma, é possível balizar tarefas em relação ao tempo e saber se pode ou não assumir outras responsabilidades. Lembrando que uma reconfiguração é válida em caso de entrar alguma nova demanda’, explica.


Como fazer a gestão de tempo de forma efetiva no trabalho?


A gestão de tempo passou a ser fundamental para a saúde corporativa das empresas não estando associada apenas a qualidade, mas também à entrega. Durante o fechamento dos negócios, por exemplo,  a grande pergunta dos clientes é “Qual o prazo de entrega?”, e o empresário que responder e cumprir o que prometeu estará à frente em relação aos demais. Por isso, seja você líder ou subordinado, procure fazer os seguintes exercícios:


1 - Sempre que receber alguma demanda, seja de qualquer fonte, pergunte “Qual a utilidade disso?”. Se o seu interlocutor não souber o responder, certamente nem ele sabe o porquê está fazendo aquilo e, consequentemente, isso não roubará o seu tempo;

2 - Passado pelo primeiro crivo, pergunte “Quais as inerências dessa tarefa? O que é primordial e que não posso esquecer para executá-la?”;

3 - Pense em tudo que envolva a logística da tarefa;

4 - Meça a Relevância dela;

5 - Avalie a complexidade.


Feito esses exercícios, envolva todas as pessoas que compõem a tarefa e verá como seu tempo foi usado de forma assertiva. Além disso, também terá um bom diagnóstico da sua empresa, do seu departamento e identificar onde estão as perdas de tempo e saná-las. “Para ajudá-lo nessa tarefa, recomendo contar com a orientação de um especialista. Ele pode lhe indicar iniciativas diárias que irão potencializar suas realizações”.


Quais as vantagens do gerenciamento de tempo?


Fazendo uma boa gestão de tempo, você terá estruturado de forma brilhante seu valioso tempo, mantendo o equilíbrio entre os 4 pilares fundamentais para uma vida plena de felicidade e seus subgrupos, os quais são:


1 - Pessoal: Saúde, Desenvolvimento intelectual e Equilíbrio emocional.

2 - Profissional: Realização e Propósito, Recursos financeiros e Contribuição social.

3 - Relacionamentos: Família, Relacionamento amoroso e Vida social.

4 - Qualidade de Vida: Hobbies e Diversão, Plenitude e felicidade e Espiritualidade.


Lembre-se: Quem tem tempo é RICO, e quem sabe usar é MILIONÁRIO!

Paulo Cota - Paulo Cota é sócio diretor Instituto Elevare Brasil (iEB) e idealizador do Programa Transformando Vida, onde dedica sua vida e energia para melhorar a vida das pessoas por meio dos conhecimentos que adquiriu como Líder Coach, Professional & Self Coach, Life Coach, Especialista em Análise Comportamental e Palestrante Motivacional. Paulo possui mais de 20 anos de experiência no mundo corporativo. Foi gestor e executivo tendo trabalhos realizados na Suécia, Holanda, França, Bélgica, Chile, Peru, Venezuela, Vietnã e Estados Unidos, nas áreas de Desenvolvimento de Novos Líderes, Filosofia Lean Manufacturing, Gestão de Pessoas, Gestão de Qualidade e Gestão de Projetos. O coach também é formado em Engenharia de Produção Mecânica, com MBA em Gestão Empresarial pela FGV e MBA em Estratégia de Negócios - Universidade da Califórnia - EUA.

Instituto Elevare Brasil 

www.institutoelevare.com.br

Sobrenome corporativo: quem ainda precisa dele?

Para quem tem mais de 40 anos, é comum se lembrar de estar em um evento e conhecer alguém que se apresentava assim: José da Silva, da Cia. XYZ, esta última parte, o sobrenome corporativo. Porém, com as mudanças muito rápidas das últimas décadas, como a chegada da Internet, de novas tecnologias e da chamada geração millenials, parece que acrescentar esses sobrenomes não tem mais tanta importância assim.

O coach Edson Moraes, formado pelo Instituto EcoSocial e certificado pelo ICF – International Coach Federation, afirma que tanto na sua experiência em consultoria quanto em seu escritório de coaching, atuando com profissionais de diversas áreas, formações e idades, considera que a questão do sobrenome corporativo deva ser observada, sim, sob um prisma geracional.

“Baby-boomers (nascidos entre o final da segunda guerra e o início dos anos 60) e a geração X (de 1960 até o início dos anos 1980) consideram relevante o nome da empresa que se apõe aos seus no momento de se identificarem. Dá um certo orgulho ser apresentado como ‘Fulano de Tal da Cia. X’, pois o sobrenome corporativo, utilizado por tempo determinado, identifica uma casta, uma forma de pensar, uma forma de ser percebido pelo mercado e pelos pares. Geralmente, promove certo status e faz com que o profissional se sinta valorizado e reconhecido por todos, sendo útil também para abrir portas e receber convites para eventos, viagens e encontros com seus pares”, indica Moraes.

Por outro lado, as gerações abaixo dos 40 anos lidam diferentemente com o tema, sem que isso signifique necessariamente desprezar o sobrenome corporativo. Porém, esses aprenderam a lidar com outras formas de se relacionar com o trabalho, incluindo o empreendedorismo como uma alternativa concreta e desejada, além de considerar irrelevante o período de permanência nessa ou naquela empresa para suas identidades.

“Por essa razão, reter talentos tem sido um grande desafio para as empresas, atualmente. Esta geração se identifica com o propósito, os valores e os projetos da empresa na qual está, algo menos impactante para os mais velhos. O nome da empresa conta, principalmente se for ligada à transformação digital, mas, nesse caso, mais pelo efeito relevante na mudança da sociedade que pela ‘tradição da marca’. Profissionais mais novos buscam realizar transformações positivas na sociedade por meio do trabalho, enquanto os mais velhos ainda querem a estabilidade de uma empresa”, afirma o coach.

A demissão & o luto

Também não é incomum presenciar algo que ocorre com as pessoas que costumam usar o sobrenome corportativo: após serem demitidas (ou se demitirem/aposentarem), acabam se sentindo transtornadas, como se tivessem perdido a própria identidade.

“Como em processos de separação litigiosa ou morte de uma pessoa querida, a demissão ou a aposentadoria nos obriga a adaptar a vida sem o antigo empregador por meio da reconstrução de significados”, explica Moraes. Ele acrescenta: “A retirada do sobrenome corporativo de uma pessoa pode significar, muitas vezes, a perda de sua identidade profissional, mas não significa que o mesmo ocorra com sua carreira, profissão e objetivos”.

Moraes indica que essa é uma chance de aproveitar a oportunidade para pensar no que se deseja para o futuro: “Baseie-se em seu propósito, seus valores e suas crenças para definir para onde mirar, rever seus objetivos, permitir-se escrever novos planos e definir ações para alcançá-los. Isto facilitará a relação com essa perda e a identificação de novos percursos”.

Um dos caminhos para contornar esse momento, segundo Moraes, pode ser trilhado pelas tarefas essenciais descritas pelo psicólogo Dr. J. William Worden em “Terapia no Luto e na Perda”, que podem ser assim adaptadas às demissões ou aposentadorias:

•         Aceitar a realidade da perda: ser demitido significa simplesmente ter um contrato encerrado. A vida se mantém e novas oportunidades se apresentam; 

•         Trabalhar a dor advinda da perda: compreender que não participar da antiga empresa não significa que as possibilidades se encerraram lá. Sem dúvida que qualquer rejeição é dura, mas perceber que quanto mais rápido assimilar esta dor, mais facilmente estará preparado para buscar outro trabalho; 

•         Compreender que aquele lugar não será mais frequentado: tudo muda o tempo todo. Neste caso, do crachá à rotina diária de sair de casa e tomar um determinado caminho deverão ser repensados. Incluir outra rotina na vida, mesmo que seja a disciplina para buscar um emprego ou nova atividade já é uma forma de trabalho que requer nova atitude; 

•         Prosseguir com a vida, embora as lembranças sempre irão existir: guarde as memórias e os relacionamentos. Certamente a experiência será útil em um futuro próximo, tanto na busca de recolocação ou na definição de novas atividades quanto no networking requerido no caminho da carreira.

Mudando as relações

E por que os profissionais mais jovens provavelmente não passarão por este luto? Moraes credita as mudanças à percepção de que o aumento de produtividade e a redução de trabalho, com consequente aumento de tempo livre, algo que a tecnologia traria aos profissionais, não ocorreu na realidade. Notou-se que o ônus de atividades nem sempre compensava o bônus no final de um período. Isso para todas as áreas, profissões e idades.

Dessa maneira, diversos profissionais das gerações mais velhas também buscam mudanças na sua relação com o trabalho. Mesmo com uma carreira estabelecida, compreender que há vida além do trabalho e que há muito a se viver com ou sem reforma na previdência faz com que se reflita sobre a relação com o trabalho e a forma de se relacionar com a atividade profissional. Hoje é mais simples fazer escolhas do que foi no passado. Incluir temas como qualidade de vida, convívio com a família, tempo de estudo e lazer não são tabus que poucos poderiam sonhar em considerar na vida.

“Os jovens talvez percebam isso de forma mais explícita, até pelo exemplo que têm em casa, mas muitos, de qualquer geração, refletem sobre a carreira e a forma de se relacionar com o mundo do trabalho. Há muita gente dispensando o sobrenome corporativo pelo seu próprio nome, mesmo que isso signifique uma redução na remuneração. Um problema para as empresas e suas áreas de RH, pois, como falei antes, está cada vez mais difícil reter talentos de qualquer idade, seja no auge de sua capacidade produtiva ou no vigor de seu potencial. Como oferecer qualidade de vida exigindo-se o sangue?”, questiona.

Moraes propõe uma reflexão sobre qual o propósito de cada um. Perceber o que nos move a partir do que dá sentido à vida talvez ajude a perceber o quanto o sobrenome corporativo é efêmero e irrelevante. Tanto faz trabalhar para si ou para a corporação X ou Y, desde que algumas questões sejam claramente respondidas por cada um de nós:

•         Faço o que amo?

•         Utilizo o melhor de minha capacidade e dedicação? Faço bem feito?

•         Consigo me sustentar com isso?

•         Sirvo ao mundo?

Encontrar as respostas às perguntas acima e, mais do que isso, conseguir relacioná-las à vida profissional faz com que tenhamos o que os japoneses chamam de ikigai. Trata-se de algo que permite que encontremos um propósito na vida, uma razão para acordar todas as manhãs com alegria e disposição, com ou sem um sobrenome corporativo para nos identificar.  “Portanto, fica a questão: qual é o seu ikigai?” – finaliza Moraes.

Fonte: Edson Moraes é sócio do Espaço Meio -  https://espacomeio.com.br , Executive Coach desde 2014 e Consultor (Gestão & Governança) desde 2003. Foi Executivo do Bank of America entre 1982 e 2003. Seguiu carreira na Área de Tecnologia da Informação, foi Head do Escritório de Projetos e CIO por 4 anos. É Master em Project Management pela George Washington University.  Participou de programas de educação executiva na área de TI ( Stanford University, Business School São Paulo e  Fundação Getúlio Vargas). Formado em Comunicação Social – Jornalismo pela PUC/SP. É Conselheiro de Administração formado pelo IBGC, Coach pelo Instituto EcoSocial e certificado pelo ICF.  Articulista e palestrante nas áreas de Governança, Tecnologia da Informação e Gestão de Projetos.

Ferramentas online permitem trabalho remoto e minimizam efeitos de greve

 Trabalhar de maneira remota traz vantagens quando há dificuldade de locomoção até à empresa

Como consequência da paralisação dos caminhoneiros, as cidades enfrentaram escassez de combustível, o que complicou o deslocamento de trabalhadores, tanto de carro particular quanto de transporte público. A dificuldade para garantir a presença de funcionários foi minimizada por empresas que usam ferramentas de trabalho remoto, capazes de manter a produtividade e a agilidade de suas equipes.

De acordo com Reginaldo Stocco, co-fundador e CEO da VHSYS, startup de gestão empresarial, ferramentas como o Google Docs e Google Drive colaboram para evitar prejuízo derivado de faltas involuntárias e auxiliam no trabalho colaborativo. "Na nossa empresa, unificamos todos os documentos na ferramenta Google Docs e iniciamos os trabalhos colaborativos usando como comunicador o Hangouts. Além de ser uma opção inteligente nas empresas em períodos como o que presenciamos recentemente, nós ainda garantimos a satisfação dos colaboradores, que não se sentem pressionados ou estressados com o trânsito complicado", explica.

Uma pesquisa sobre o futuro do trabalho, feita pelo site Transformação Digital, mostrou que mais de 40% dos entrevistados já praticam o home office em suas organizações e utilizam ferramentas de trabalho remotas, que incluem aplicações de produtividade, sistemas em rede, planilhas, documentos, armazenamento em nuvem, entre outros. "O caso da greve dos caminhoneiros é apenas um exemplo, mas o surgimento de ferramentas de trabalho remoto trouxe não apenas fôlego renovado, como também  muita organização para as empresas. Hoje, sempre que tenho oportunidade, apresento algumas dessas ferramentas aos empresários, pois além de serem gratuitas, também proporcionam um aprendizado em conjunto com os funcionários. O modelo é uma tendência de mercado que acompanha o perfil da geração Y e Z", diz.

E o ponto?

Além de oferecer ferramentas de trabalho remoto, também é possível realizar a gestão do trabalho a distância dos funcionários por meio do ponto eletrônico. A startup PontoMais, que oferece este serviço, tem opções de ponto via celular, tablet ou computador, que podem ser utilizadas mesmo pelas empresas que ainda têm o relógio de parede. O ponto pode ser marcado por meio de QR Code e de reconhecimento de foto do colaborador até mesmo se não houver conexão com a internet.

“A vantagem é ter um controle tanto das horas trabalhadas quanto de horas extras e agilizar o trabalho do RH, que não precisa se preocupar em conferir os horários manualmente. Com esse sistema, também é possível automatizar a compensação de horas trabalhadas, controlar banco de horas, jornadas específicas, escalas e outras demandas específicas em momentos turbulentos ou como rotina”, afirma o CEO da Pontomais, Hendrik Machado.

Veja algumas ferramentas gratuitas que podem ser usadas no trabalho remoto

Google Docs - Pacote de aplicativos do Google para edição colaborativa de texto. Funciona totalmente on-line diretamente no browser.

Dropbox e Google Drive - Para armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem.

Trello - Aplicativo de gerenciamento de projeto.

Mindmeister - Software de mapeamento mental online para brainstorms de forma colaborativa.

Skype - Comunicação pela Internet por meio de conexões de voz e vídeo.
 

VHSYS

https://vhsys.com.br/


Pontomais

www.pontomais.com.br